Externe Freigabe für Ihre Organisation verwalten

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Wie Sie Ihre eigenen Dateien freigeben oder die Berechtigungen dafür festlegen, erfahren Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben.

Wird für alle Google Workspace-, Cloud Identity- und G Suite-Versionen unterstützt

Als Administrator können Sie festlegen, ob Nutzer Dateien und Ordner aus Google Docs, Google Sheets, Google Präsentationen, Google Sites, My Maps und geteilten Ablagen für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen. Sie können auch einen Indikator aktivieren, der angibt, dass eine geteilte Ablage oder ‑Datei einem Nutzer außerhalb Ihrer Organisation gehört oder für ihn freigegeben wurde.

Hinweis: Gems werden in Google Drive gespeichert und freigegeben. Die Freigabeeinstellungen für Drive gelten daher auch für Gems. Alle Google-Dateien, die in einem Gem enthalten sind, werden für alle Nutzer freigegeben, die Zugriff auf das Gem haben. Weitere Informationen finden Sie unter Gem-Freigabe aktivieren oder deaktivieren.

Hinweis:Die Freigabeeinstellungen für Drive gelten auch für die Freigabe in Gemini Business. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff von Gemini Business und Enterprise auf Workspace-Daten verwalten.

Themen auf dieser Seite

Hinweis:Um die Freigabe für externe Nutzer außerhalb von Google zu steuern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Besucherfreigabe.

Beispielszenarien für Freigabeeinstellungen

Benutzerdefinierte Freigabe für eine Gruppe oder Organisationseinheit einrichten

Vielleicht möchten Sie nur Nutzern in bestimmten Gruppen oder Organisationseinheiten erlauben, Inhalte extern freizugeben, und die externe Freigabe für alle anderen blockieren. Das ist über die Freigabeeinstellungen in Drive oder über Vertrauensregeln möglich.

Über die Freigabeeinstellungen in Drive:

  1. Falls noch nicht geschehen, fügen Sie die Nutzer Organisationseinheiten oder Konfigurationsgruppen hinzu.
  2. Deaktivieren Sie die externe Freigabe für die oberste Organisationseinheit, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
  3. Klicken Sie links auf die Gruppe oder Organisationseinheit, der Sie die externe Freigabe erlauben möchten.

    Wichtig:Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Gehört ein Nutzer mehreren Gruppen an, wird die Einstellung für die Gruppe mit der höchsten Priorität auf den Nutzer angewendet.

  4. Aktivieren Sie die externe Freigabe.

Mit Vertrauensregeln: Weitere Informationen finden Sie unter Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten.

Inhalte für externe Nutzer freigeben, die kein Google-Konto haben

Um Nutzern zu erlauben, Dateien und Ordner für externe Nutzer freizugeben, die kein Google-Konto haben, aktivieren Sie die Besucherfreigabe. Sie können die Besucherfreigabe global oder nur für vertrauenswürdige Domains aktivieren. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Freigabe für Nutzer außerhalb von Google mit der Besucherfreigabe ermöglichen.

Ausschließlich die externe Freigabe von Inhalten in bestimmten Ordnern zulassen

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Versionen vergleichen

Die in der Admin-Konsole verfügbaren Freigabeeinstellungen gelten für Nutzer in bestimmten Organisationseinheiten oder Gruppen. Sie haben keine Kontrolle über einzelne Ordner in den „Meine Ablage“-Ordnern der Nutzer.

Wenn nur bestimmte Dateien extern freigegeben werden sollen, können Sie stattdessen geteilte Ablagen verwenden. Bei diesem Ansatz dient die geteilte Ablage als Ordner.

  1. Erstellen Sie eine Organisationseinheit ohne Mitglieder.
  2. Deaktivieren Sie die externe Freigabe für die oberste Organisationseinheit, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
  3. Aktivieren Sie die externe Freigabe für die neue Organisationseinheit und überschreiben Sie die Einstellung für die oberste Organisationseinheit.
  4. Optional: Um die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation ohne Google-Konto zuzulassen, aktivieren Sie die Besucherfreigabe für die neue Organisationseinheit.
  5. Erstellen Sie eine geteilte Ablage mit Dateien und Ordnern für die externe Freigabe.
  6. Bestimmen Sie, welche Personen die Dateien extern freigeben dürfen. Anschließend müssen Sie diese Personen als Mitglieder der geteilten Ablage hinzufügen und dabei die Zugriffsebene Beitragender, Content-Manager oder Administrator verwenden. Wenn dies viele Nutzer betrifft, fügen Sie sie als Gruppe hinzu.

    Hinweis:

  7. Weisen Sie die geteilte Ablage der neuen Organisationseinheit zu.
  8. Verschieben Sie Inhalte in die geteilte Ablage.
  9. Optional: Falls Sie benachrichtigt werden möchten, wenn Inhalte der geteilten Ablage hinzugefügt und extern freigegeben werden, können Sie eine Regel für die Berichterstellung einrichten, die auf Drive-Protokollereignissen basiert.

Externe Freigabe von Dateien und Ordnern in Drive aktivieren oder deaktivieren

Die Freigabe von Inhalten in Drive für Personen außerhalb Ihrer Organisation kann wichtig für die Zusammenarbeit sein, kann aber auch zu Datenlecks führen. Wenn Sie die externe Freigabe aktivieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, diese einzuschränken. So können Sie beispielsweise Nutzer vor der Freigabe warnen oder die Linkfreigabe blockieren.

Wenn Sie die externe Freigabe deaktivieren, können die folgenden Elemente nicht für externe Nutzer freigegeben werden:

  • Einladungen für Elemente, die in Google Docs, Sheets oder Präsentationen erstellt wurden
  • Links zu in Google Drive gespeicherten Dateien
  • Elemente, die an E‑Mails angehängt sind, die entweder direkt von Geräten hochgeladen oder in Drive gespeichert werden

Externe Nutzerinnen und Nutzer verlieren außerdem den Zugriff auf alle Elemente, die zuvor für sie freigegeben wurden.

Für diese Elemente können Sie auch festlegen, dass ihre Freigabe für Nutzer in Ihrer Organisation durch externe Nutzer blockiert wird. Diese Einschränkungen gelten für externe Gruppenmitglieder. Wenn Dateien für eine Gruppe mit externen Nutzern freigegeben werden, können diese externen Nutzer nicht auf die Datei zugreifen.

Hinweis: Einschränkungen gelten auf Nutzerebene, nicht auf Gruppenebene. Dateien können also für eine externe Gruppe freigegeben werden, externe Nutzer in dieser Gruppe, die durch Ihre Freigabeeinstellungen blockiert werden, können jedoch nicht auf die Dateien zugreifen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie die externe Freigabe:

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Wenn Sie die externe Freigabe aktivieren möchten, klicken Sie auf Ein und wählen Sie die gewünschten Freigabeoptionen aus.
  5. Um die externe Freigabe zu deaktivieren, klicken Sie auf Aus. Sie können auch verhindern, dass externe Inhalte für Ihre Nutzer freigegeben werden, u. a. Inhalte in Speichersystemen von Drittanbietern.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Externe Freigabe nur für bestimmte Domains erlauben

Sie können die Dateifreigabe nur für vertrauenswürdige (erlaubte) Domains zulassen. Beachten Sie Folgendes, wenn Sie die Freigabe mit einer Zulassungsliste einschränken:

  • Auf die Zulassungsliste können nur Google Workspace-Domains gesetzt werden, es sei denn, Sie verwenden die Besucherfreigabe.
  • Es ist nicht möglich, nur bestimmte Domains auf der Zulassungsliste für die Dateifreigabe auszuwählen. Es werden immer alle vertrauenswürdigen Domains berücksichtigt.
  • Nutzer können keine Dateien für private Konten freigeben.
  • Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud Identity- als auch Google Workspace-Lizenzen hat, gilt die Zulassungsliste auch für Cloud Identity.

Hinweis:Bei Bedarf können Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder Gruppe anwenden.

Falls noch nicht geschehen, fügen Sie Ihrer Zulassungsliste vertrauenswürdige Domains hinzu.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie auf Domains auf der Zulassungsliste und wählen Sie die gewünschten Freigabeoptionen aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

  6. (Nur Google Formulare) Klicken Sie unter Freigabeeinstellungen auf Formularantworten. Legen Sie fest, ob Nutzer in Ihrer Domain externe Formulare ausfüllen oder Formulare zur Beantwortung extern freigeben dürfen.

    Hinweis: Wenn Sie diese Optionen deaktivieren, werden die Freigabeeinstellungen von Google Drive auf Formularantworten angewendet.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Markierung von extern freigegebenen Dateien aktivieren oder deaktivieren

Wenn eine geteilte Ablage oder ein freigegebener Drive-Ordner einem Nutzer außerhalb Ihrer Organisation gehört oder für eine externe Person freigegeben wurde, wird standardmäßig der Warnhinweis Extern angezeigt. Sie können die Einstellung aber auch für einige oder alle Nutzer aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie die Einstellung deaktivieren, können Sie die extern freigegebenen Dateien weiterhin in den Drive-Protokollereignissen aufrufen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Markierung:

Hinweis:Bei Bedarf können Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder Gruppe anwenden.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie auf Externe Dateien hervorheben und dann aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen Externe Dateien hervorheben, um die Markierung zu aktivieren oder zu deaktivieren.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Informationen zur Markierung

Wenn die Markierung aktiviert ist, wird sie für Drive-Dateien angezeigt, die einem Nutzer außerhalb Ihrer Organisation gehören oder die für externe Nutzer freigegeben wurden. Dabei gelten folgende Ausnahmen:

  • Die Markierung wird nicht angezeigt, wenn eine Gruppe in Google Groups, die Ihrer Organisation gehört, auf die Datei zugreifen kann, auch wenn in der Gruppe Mitglieder außerhalb Ihrer Organisation sind.
  • Die Markierung wird immer angezeigt, wenn Dienstkonten auf die Datei zugreifen können, unabhängig davon, ob das Dienstkonto einem Nutzer innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation gehört.
  • Die Markierung wird immer eingeblendet, wenn automatisch generierte Google Classroom-Gruppen auf die Datei zugreifen können.

Festlegen, wer Inhalte in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation verschieben darf

Sie können das Verschieben von Inhalten aus geteilten Ablagen mit einer externen Quelle oder einem externen Ziel zulassen oder blockieren. Beispiel:

  • Sie können das Verschieben von Inhalten aus einer geteilten Ablage in Ihrer Organisation in eine externe geteilte Ablage oder in den „Meine Ablage“-Ordner eines externen Nutzers blockieren.
  • Sie können das Verschieben von Inhalten aus dem „Meine Ablage“-Ordner eines Nutzers in Ihrer Organisation in eine externe geteilte Ablage blockieren.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Einschränken, wer Inhalte in externe geteilte Ablagen verschieben darf.

Freigabe in Google Drive mit Vertrauensregeln verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Versionen vergleichen

Statt die Freigabe außerhalb Ihrer Organisation über die Google Drive-Einstellungen zu regeln, können Sie die Freigabe außerhalb und innerhalb Ihrer Organisation auch mithilfe von Vertrauensregeln verwalten. Mit Vertrauensregeln können Sie noch präziser festlegen, für wen Nutzerinnen und Nutzer Dateien freigeben dürfen. Weitere Informationen finden Sie unter Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten.

Was ist mit Nutzerkonten, die keinen Zugriff mehr auf Google Drive haben?

Wenn ein Nutzer in Ihrer Organisation keinen Zugriff mehr auf Google Drive und Google Docs hat, z. B. weil die Google Workspace-Lizenz entfernt wurde, können die Dateien, deren Eigentümer er ist, nur innerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden. Das gilt auch dann, wenn die auf die Dateien des Nutzers angewendeten Freigabeeinstellungen die externe Freigabe zulassen.

Um die Einschränkung der externen Freigabe für die Dateien des Nutzers zu entfernen, können Sie dem Konto eine Lizenz für archivierte Nutzer (AN-Lizenz) zuordnen. Weitere Informationen