Zugriff einschränken, den Nutzer für Dateien erteilen können

Diese Seite richtet sich an Administratoren. Wenn Sie die Freigabe Ihrer eigenen Dateien einschränken möchten, lesen Sie stattdessen hier weiter.

Wird für alle Google Workspace-, Cloud Identity- und G Suite-Versionen unterstützt

Als Administrator können Sie entscheiden, wie viel Zugriff Nutzer auf Dateien erlauben dürfen, wenn sie zur Freigabe einer Datei aufgefordert werden. Nutzer werden in folgenden Situationen zur Freigabe von Dateien aufgefordert:

  • Gmail- oder Google Chat-Nachrichten mit Links zu Dateien senden, die nicht für die Empfänger freigegeben wurden
  • Jemanden in einem Kommentar in einer Datei @erwähnen, auf die er keinen Zugriff hat
  • Google Kalender-Terminen Dateien hinzufügen, auf die die Gäste keinen Zugriff haben

Wenn Nutzer Dateien freigeben, die ihnen nicht gehören, gelten die Freigabeeinstellungen der Organisationseinheit des Dateieigentümers. Wenn Nutzer viele Dateien freigeben, werden die Optionen von der Organisationseinheit übernommen, die am restriktivsten ist.

Festlegen, welche Zugriffsebenen Nutzer erteilen können

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen > Freigabeoptionen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Wählen Sie unter Zugriffsprüfung eine Option aus:
    • (Am wenigsten restriktiv) Nur Empfänger, Ihre Organisation oder öffentlich: Nutzer können jede beliebige Freigabeoption auswählen, einschließlich Zugriff auf jeden, der über den Link verfügt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die externe Freigabe für Ihre Organisation aktiviert ist und Sie Ihren Nutzern die Veröffentlichung von Dateien im Web gewähren.
    • (Restriktiver) Nur für Empfänger oder Ihre Organisation: Nutzer können nur bestimmten Empfängern oder Personen in Ihrer Organisation, die über den Link verfügen, Zugriff gewähren.
    • (Am restriktivsten) Nur Empfänger: Damit erlauben Sie Nutzern, nur bestimmten Empfängern Zugriff zu gewähren. Falls die Datei für andere Personen freigegeben wird, haben diese weiterhin Zugriff.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden – meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen