Datenrichtlinien für bestimmte geteilte Ablagen verwalten

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Als Administrator legen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation für Dateien in Google Drive fest, einschließlich Dateien in geteilten Ablagen. Standardmäßig gelten die Richtlinien, die Sie für die oberste Organisationseinheit festlegen, für alle geteilten Ablagen. Sie können geteilte Ablagen aber auch untergeordneten Organisationseinheiten zuweisen, damit stattdessen deren Richtlinien angewendet werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Standardorganisationseinheit festzulegen, für die geteilte Ablagen erstellt werden.

Warum Organisationseinheiten geteilte Ablagen zuweisen?

Wenn Sie geteilte Ablagen einzelnen Organisationseinheiten zuweisen, können Sie Datenfreigabe, Sicherheit und Speicherung besser steuern. Beispiel:

  • Wenn in den Freigabeeinstellungen für Google Drive die Freigabe für externe Nutzer oder das Verschieben von Inhalten in externe Drive-Speicherorte zwar nicht für die oberste Organisationseinheit, aber für untergeordnete Organisationseinheiten zulässig ist, die mit externen Personen zusammenarbeiten. Wenn Sie geteilte Ablagen diesen untergeordneten Organisationseinheiten zuweisen, können die entsprechenden Teams geteilte Ablagen effektiv für ihre Anforderungen nutzen, während gleichzeitig die Gesamtrichtlinien stärkere Einschränkungen vorsehen können.
  • Wenn die Datenschutzregeln für eine Organisationseinheit auf bestimmte geteilte Ablagen angewendet werden sollen. Weisen Sie die geteilten Ablagen dieser Organisationseinheit zu, damit dieselben Datenschutzregeln gelten.
  • Wenn Sie Richtlinien für Speicherorte für Organisationseinheiten festlegen und möchten, dass diese Richtlinien auf Daten in von ihnen verwendeten geteilten Ablagen angewendet werden. Weisen Sie die geteilten Ablagen diesen Organisationseinheiten zu. Für die Daten in diesen geteilten Ablagen gelten dann Ihre Richtlinien für Speicherorte.
  • Wenn Sie Speicherlimits für geteilte Ablagen nach Organisationseinheit festlegen möchten. Weisen Sie Organisationseinheiten geteilte Ablagen zu und legen Sie dann für jede ein Speicherlimit fest.

Organisationseinheit eine geteilte Ablage zuweisen

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
  3. Suchen Sie die geteilte(n) Ablage(n), die Sie verschieben möchten.
    • Wenn Sie nach der Speichernutzung sortieren möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Belegter Speicherplatz.
    • Klicken Sie zum Filtern der Liste auf Filter hinzufügen. Sie können nach dem Namen der geteilten Ablage, dem Status, dem Erstellungsdatum, „Keine Mitglieder“ und „Keine Administratoren“ filtern.
    • Wenn Sie geteilte Ablagen nach Organisationseinheit suchen möchten, klicken Sie links auf Ausgewählte Organisationseinheiten. Geben Sie an, von welcher Organisationseinheit die geteilten Ablagen angezeigt werden sollen.
  4. Wenn Sie eine einzelne geteilte Ablage verschieben möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie auf Mehr und dann Organisationseinheit ändern. Wenn Sie mehrere geteilte Ablagen gleichzeitig verschieben möchten, setzen Sie das Häkchen neben den einzelnen geteilten Ablagen und klicken Sie dann oben auf Organisationseinheit ändern.
  5. Wählen Sie die Organisationseinheit aus, in die Sie die geteilten Ablagen verschieben möchten, und klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Verschieben.

Standardmäßige Organisationseinheit für neue geteilte Ablagen festlegen

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus.
  4. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen erstellen.
  5. Wählen Sie unter Organisationseinheit für neue geteilte Ablagen aus, welcher Organisationseinheit neue geteilte Ablagen zugewiesen werden sollen.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.