Allgemeine Freigabeoptionen für den Zugriff für Ihre Organisation festlegen

Zielgruppen verwenden, damit Nutzer Inhalte gezielt freigeben können

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Weitere Informationen zum Verwalten des Zugriffs auf Ihre eigenen Dateien

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. Versionen vergleichen

Als Administrator können Sie die Optionen für den allgemeinen Zugriff festlegen, die Nutzern zur Verfügung stehen, wenn sie eine Datei in „Meine Ablage“ freigeben. Standardmäßig haben Nutzer zwei Optionen für den allgemeinen Zugriff: Eingeschränkt oder Ihre gesamte Organisation. Sie können weitere Optionen hinzufügen, indem Sie Zielgruppen erstellen.

Zielgruppen sind Listen mit Gruppen und Nutzern, z. B. einer Abteilung oder einem Team, die Sie einrichten. Nachdem Sie Zielgruppen erstellt haben, können Sie auswählen, welche die primäre Zielgruppe ist. Die primäre Zielgruppe wird Nutzern automatisch vorgeschlagen. Anfangs hat die primäre Zielgruppe den Namen Ihre Organisation und umfasst alle Nutzer in Ihrer Organisation.

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Beispiele für allgemeine Zugriffsanforderungen

  • Primäre Zielgruppe anpassen:Sie können festlegen, welche Zielgruppe die primäre Zielgruppe ist, und zwar nach Gruppe oder Organisationseinheit. Wenn Sie beispielsweise eine Organisationseinheit „Marketing“ haben, können Sie eine Zielgruppe „Marketing“ erstellen und sie als primäre Zielgruppe für diese Organisationseinheit festlegen. Wenn ein Nutzer in der Organisationseinheit „Marketing“ den allgemeinen Zugriff zulassen möchte, ist die erste Option, die er sieht, „Marketing“.
  • Allgemeine Zugriffsoptionen einschränken:Sie können Zielgruppen in den allgemeinen Freigabeoptionen des Nutzers hinzufügen oder entfernen. Beispiel: Sie können Nutzern erlauben, allgemeinen Zugriff nur ihrer Abteilung zu gewähren, und die Option für die gesamte Organisation entfernen.

So werden allgemeine Zugriffsoptionen angewendet

  • Für geteilte Ablagen gelten die allgemeinen Zugriffsoptionen, die Sie für die Organisationseinheit festlegen, der die geteilte Ablage zugewiesen ist.
  • Wenn Sie eine Zielgruppe aus den Freigabeeinstellungen entfernen, bleiben die Dateien für diese Zielgruppe freigegeben, auch wenn die Zielgruppe nicht mehr in den allgemeinen Freigabeoptionen enthalten ist. Um den Zugriff zu blockieren, entfernen Sie Mitglieder aus der Zielgruppe oder löschen die Zielgruppe aus der Liste der Zielgruppen im Verzeichnis.
  • Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud Identity- als auch Google Workspace-Lizenzen hat, gelten die Optionen für den allgemeinen Zugriff für Cloud Identity-Nutzer.

Allgemeine Zugriffsoptionen einrichten

Hinweis:Bei Bedarf können Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder Gruppe anwenden.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen > Zielgruppen.
    In der Liste Zielgruppen werden alle auf den Dienst angewendeten Zielgruppen in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in den Freigabeeinstellungen der Nutzer angezeigt werden.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie auf Zielgruppe hinzufügen.
  5. Markieren Sie das Kästchen neben der Zielgruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn die einzige Zielgruppe die oberste Organisationseinheit ist, klicken Sie auf Zielgruppe erstellen. Weitere Informationen zum Einrichten von Zielgruppen finden Sie unter Zielgruppen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zielgruppe, die Sie als primäre Zielgruppe festlegen möchten, und manipulieren Sie deren Position durch Ziehen oder Ändern der Zahl zu Position 1.
  8. Optional: Ordnen Sie die anderen Zielgruppen nach Bedarf an. Wenn Sie eine Zielgruppe entfernen möchten, klicken Sie auf „Element entfernen“ .
  9. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Standardmäßigen allgemeinen Zugriff für neue Elemente festlegen

Standardmäßig ist der allgemeine Zugriff auf Eingeschränkt gesetzt. Diese Einstellung wird für die meisten Nutzer empfohlen, damit sie nur dann eine Datei freigeben können, wenn sie dies ausdrücklich wollen, und damit private Dateien privat bleiben.

Hinweis:Bei Bedarf können Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder Gruppe anwenden.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen > Standardeinstellung für den allgemeinen Zugriff.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Wählen Sie eine Option aus:
    1. Beschränkt auf den Eigentümer: Nur der Eigentümer der Datei kann auf neue Dateien zugreifen.
    2. Jeder in Ihrer Organisation mit dem Link hat Zugriff auf das Element (für Organisationen ohne Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden nur dann in den Suchergebnissen angezeigt, wenn Links aus anderen durchsuchbaren Dateien darauf verweisen.
    3. Jeder in Ihrer Organisation kann das Element suchen und finden (für Organisationen ohne Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden im Drive eines Nutzers erst angezeigt, nachdem er auf die Datei zugegriffen hat oder sie für ihn freigegeben wurde.
    4. Die primäre Zielgruppe kann auf das Element zugreifen, wenn sie über den Link verfügt (für Organisationen mit Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden nur dann in den Suchergebnissen angezeigt, wenn Links aus anderen durchsuchbaren Dateien darauf verweisen.
    5. Das Element kann von der primären Zielgruppe gesucht und gefunden werden (für Organisationen mit Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden im Drive eines Nutzers erst angezeigt, nachdem er auf die Datei zugegriffen hat oder sie für ihn freigegeben wurde.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.