Geteilte Ablagen als Administrator verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter (außer wie angegeben), Business Standard und Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. Versionen vergleichen

Wenn Sie Administrator einer geteilten Ablage sind, lesen Sie stattdessen hier weiter.

Als Administrator können Sie die Mitglieder und ihre Zugriffsebenen für alle geteilten Ablagen in Ihrer Organisation ändern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage sowie die Standardeinstellungen für alle neuen geteilten Ablagen festzulegen. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass ein bestimmter Nutzer Zugriff auf eine geteilte Ablage hat, können Sie diesen Zugriff aufheben oder seine Zugriffsebene ändern.

Hinweis:Wenn Sie Business Starter-Kunde sind und sich für Frontline Plus registrieren, können Sie geteilten Ablagen nicht verwalten. Wenn Sie geteilte Ablagen für Nutzer, die keine Frontline-Nutzer sind, weiterhin verwalten möchten, führen Sie ein Upgrade auf Business Standard oder höher aus.

Themen auf dieser Seite

Mitglieder einer geteilten Ablage hinzufügen und entfernen

Als Administrator müssen Sie einer geteilten Ablage möglicherweise über die Admin-Konsole Mitglieder hinzufügen, wenn die geteilte Ablage keine Mitglieder enthält oder keine Administratoren hat. Oder Mitglieder müssen aus einer geteilten Ablage entfernt werden, wenn diese keinen Zugriff auf die Inhalte haben sollen.

Wenn Sie Mitglieder über die Seite „Geteilte Ablagen verwalten“ verwalten möchten, muss Ihrem Administratorkonto eine Lizenz zugewiesen sein, die die Drive- und Docs-App umfasst. Außerdem muss die App aktiviert sein.

Hinweis:Sie können einer geteilten Ablage bis zu 100 Gruppen und bis zu 600 Mitglieder (als Gruppen und Einzelnutzer) zuweisen. Eine geteilte Ablage kann maximal 50.000 einzelne Mitglieder in Form von Gruppen und Einzelpersonen enthalten.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die geteilte Ablage, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Mitglieder verwalten. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben, können Sie die Liste nach den Namen der geteilten Ablagen oder nach anderen Attributen filtern.
    1. Wenn Sie nach geteilten Ablagen ohne Mitglieder suchen, klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann Keine Mitglieder.
    2. Wenn Sie nach geteilten Ablagen ohne Administrator suchen, klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann Keine Administratoren.
  4. So fügen Sie eine Person oder Gruppe hinzu:
    1. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
    2. Wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
    3. Wählen Sie aus, ob die jeweiligen Nutzer benachrichtigt werden sollen. Sie können dafür auch eine Nachricht festlegen.
    4. Klicken Sie auf Senden (wenn Sie die Person(en) benachrichtigen möchten) oder auf Teilen (wenn Sie die Person(en) nicht benachrichtigen möchten).

  5. So entfernen Sie eine Person oder Gruppe:

    1. Klicken Sie neben dem Namen der Person oder Gruppe auf die Zugriffsebene.

    2. Klicken Sie auf Zugriff entfernen.

      Hinweis:Wenn Sie ein Mitglied aus einer geteilten Ablage entfernen, verliert der betreffende Nutzer auch den Zugriff auf direkt für ihn freigegebene Dateien und Ordner darin.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Zugriffsebene des Mitglieds einer geteilten Ablage ändern

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zugriffsebene für das Mitglied einer geteilten Ablage zu ändern, auch wenn Sie die geteilte Ablage nicht verwalten. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass ein bestimmter Nutzer Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage hat, können Sie seine Zugriffsebene herabstufen.

Wenn Sie Mitglieder über die Seite „Geteilte Ablagen verwalten“ verwalten möchten, muss Ihrem Administratorkonto eine Lizenz zugewiesen sein, die die Drive- und Docs-App umfasst. Außerdem muss die App aktiviert sein.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die geteilte Ablage mit dem Mitglied, das Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Mitglieder verwalten. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben, können Sie die Liste nach den Namen der geteilten Ablagen oder nach anderen Attributen filtern.
  4. Klicken Sie in der Zeile mit dem Mitglied, das Sie aktualisieren möchten, auf die aktuelle Zugriffsebene und dann auf die neue Zugriffsebene.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Standardmäßige Freigabeeinstellungen für geteilte Ablagen festlegen

Wird für Business Starter nicht unterstützt. Alle Freigabeeinstellungen für geteilte Ablagen sind auf „Zulassen“ gesetzt.

Als Administrator können Sie standardmäßige Freigabeeinstellungen geteilter Ablagen für die Organisationseinheit festlegen, der sie zugewiesen sind. Sie haben auch die Möglichkeit, zu verhindern, dass Mitglieder mit der Berechtigung Administrator diese Einstellungen ändern. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass Nutzer in einer Organisationseinheit Inhalte außerhalb Ihrer Organisation freigeben, können Sie die externe Freigabe blockieren und verhindern, dass Administratoren diese Einstellung ändern.

Wichtig:Die standardmäßigen Freigabeeinstellungen gelten nur für neue geteilte Ablagen. Wenn Sie die Freigabeeinstellungen für vorhandene geteilte Ablagen ändern möchten, finden Sie Informationen dazu im nächsten Abschnitt.

Hinweis: Die Freigabeberechtigungen für geteilte Ablagen schränken nicht ein, für wen die Anfragen von Google Formulare freigegeben werden können.

Hinweis:Wenn Sie für diese Einstellung eine Abteilung oder ein Team einrichten möchten, lesen Sie den Hilfeartikel Organisationseinheit hinzufügen.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Geteilte Ablagen erstellen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus.
  4. Legen Sie die standardmäßigen Freigabeeinstellungen für neue geteilte Ablagen fest und ob Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit haben sollen, diese Einstellungen zu überschreiben. Optionen:
    • Mitgliedern mit Administratorzugriff erlauben, die Einstellungen unten zu überschreiben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Administratoren diese Freigabeeinstellungen für einzelne geteilte Ablagen nicht ändern. In den meisten Fällen ist es aber sinnvoll, Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit zu geben, die Einstellungen zu ändern. Damit wird sichergestellt, dass mit externen Nutzern und anderen Teams zusammengearbeitet werden kann.
    • Nutzern außerhalb Ihrer Organisation den Zugriff auf Dateien in geteilten Ablagen erlauben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können externe Nutzer nicht auf Dateien in geteilten Ablagen zugreifen, auch wenn Sie Nutzern erlauben, Dateien außerhalb Ihrer Organisation freizugeben. Außerdem können mit dieser Einstellung Administratoren von geteilten Ablagen keine externen Nutzer als Mitglieder hinzufügen. Wenn Nutzer keine Elemente in Drive außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen, hat diese Einstellung keine Auswirkungen, da damit die Freigabeeinstellung nicht überschrieben werden kann.
    • Erlauben, dass Personen, die nicht Mitglied der geteilten Ablage sind, zu Dateien hinzugefügt werden: Wenn das Häkchen entfernt ist, können Mitglieder der geteilten Ablage Nicht-Mitgliedern nicht die Möglichkeit geben, Dateien in den geteilten Ablagen anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten oder diese Dateien über einen Link freizugeben.
    • Content-Managern erlauben, Ordner freizugeben: Wenn das Häkchen entfernt ist, können nur Administratoren Ordner freigeben.
    • Betrachter und Kommentatoren dürfen Dateien herunterladen, drucken und kopieren: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Mitglieder von geteilten Ablagen mit Lese- oder Kommentarzugriff Dateien in geteilten Ablagen nicht herunterladen, kopieren oder drucken.
      Hinweis:Diese Einstellung wird auch für Dateien und Ordner in geteilten Ablagen beibehalten, wenn sie aus geteilten Ablagen verschoben werden. Im Fall von Ordnern kann die Einstellung nicht mehr zurückgesetzt werden, sobald die Datei in „Meine Ablage“ gespeichert ist.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden – meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen

Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage ändern

Wird für Business Starter nicht unterstützt. Sie können die Einstellungen nur auf den Punkt zurücksetzen, an dem alle Freigaben zulässig sind.

Wenn Sie die Freigabeeinstellungen auf der Seite „Geteilte Ablagen verwalten“ ändern möchten, muss Ihrem Administratorkonto eine Lizenz zugewiesen sein, die die Drive- und Docs-App umfasst. Außerdem muss die App aktiviert sein.

Hinweis:

  • Prüfen Sie den Inhalt der jeweiligen geteilten Ablage, um festzustellen, was freigegeben werden kann und was nicht.
  • Die Freigabeeinstellungen für geteilte Ablagen werden durch die Freigabeeinstellungen für Google Drive überschrieben, wenn diese mehr Einschränkungen vorsehen. Weitere Informationen zu Freigabeeinstellungen und geteilten Ablagen finden Sie im Hilfeartikel Datenrichtlinien für bestimmte geteilte Ablagen verwalten.

So aktualisieren Sie die Freigabeeinstellungen für eine geteilte Ablage:

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die geteilte Ablage, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Einstellungen. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben, können Sie die Liste nach den Namen der geteilten Ablagen oder nach anderen Attributen filtern.
  4. Ändern Sie die Freigabeeinstellungen. Ihre Änderungen werden nach der Aktualisierung automatisch gespeichert.
  5. Optional: Wenn Sie verhindern möchten, dass Administratoren der geteilten Ablage die neuen Einstellungen überschreiben, entfernen Sie das erste Häkchen.
  6. Klicken Sie auf Fertig.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden – meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen

Einschränken, wer Inhalte in externe geteilte Ablagen verschieben darf

Sie können steuern, wer Dateien und Ordner außerhalb Ihrer Organisation verschieben kann, wenn Sie Inhalte aus folgenden Orten verschieben:
  • Einer geteilten Ablage in Ihrer Organisation in:
    • Einer geteilten Ablage, die einer anderen Organisation gehört
    • „Meine Ablage“ einer Person in einer anderen Organisation
  • Von „Meine Ablage“ einer Person in Ihrer Organisation in eine geteilte Ablage, die einer anderen Organisation gehört
  1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.

    Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.

  2. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  4. Wählen Sie die gewünschte Organisationseinheit oder Gruppe aus.
  5. Wählen Sie unter Inhalte außerhalb von Name_Ihrer Organisation verteilen eine Option aus:
    • Alle
      • Personen mit Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage dürfen Dateien darin an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben. Weitere Informationen
      • Personen in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe dürfen Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation (z. B. ein anderes Unternehmen, eine andere Gruppe oder eine andere Bildungseinrichtung) kopieren. Weitere Informationen
    • Nur Nutzer in Name_Ihrer_Organisation
      • Personen mit Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage dürfen Dateien darin an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben.
      • Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe dürfen Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation kopieren.
    • Niemand
      • Dateien in einer geteilten Ablage lassen sich nicht an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben.
      • Niemand in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe darf Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage kopieren, die einer anderen Organisation gehört.
      • Niemand in der ausgewählten Organisationseinheit oder Gruppe darf Dateien in einer geteilten Ablage erstellen, die einer anderen Organisation gehört.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig:Wenn Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder Gruppe auswählen, legen Sie damit nur fest, wer Inhalte aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation (z. B. eines anderen Unternehmens oder einer anderen Bildungseinrichtung) verschieben darf. Wenn die oberste Organisationseinheit es Nutzern erlaubt, Dateien außerhalb ihrer Organisation freizugeben, die untergeordnete Organisationseinheit jedoch nicht, kann der Nutzer keine Dateien außerhalb seiner Organisation freigeben.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Nutzeraktivitäten in geteilten Ablagen prüfen

Mit dem Audit-Log für Drive können Sie feststellen, wann Dateien, Einstellungen oder Mitglieder von geteilten Ablagen geändert wurden und wer die Änderungen vorgenommen hat.

Deaktivierte geteilte Ablagen prüfen und Einspruch gegen die Deaktivierung einlegen

Wenn Google feststellt, dass eine geteilte Ablage Inhalte enthält, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen, wird sie möglicherweise deaktiviert. Ihre Inhalte werden dann nicht gelöscht, aber Nutzer können erst dann wieder darauf zugreifen, wenn Google die geteilte Ablage reaktiviert.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die geteilte Ablage fälschlicherweise deaktiviert wurde, können Sie eine Überprüfung beantragen. Sie haben 29 Tage Zeit, Einspruch gegen die Deaktivierung einzulegen. Wenn Sie keinen Einspruch einlegen, wird die deaktivierte geteilte Ablage danach automatisch gelöscht.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen verwalten.
  3. Klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann Status und dann Deaktiviert und dann auf Übernehmen.
  4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die deaktivierte geteilte Ablage, für die Sie Einspruch einlegen möchten, und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü  und dann Überprüfung anfordern.

Der Einspruch für die geteilte Ablage wird dann geprüft. Wenn er genehmigt wird, wird die geteilte Ablage wiederhergestellt.