התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter (למעט במקרים שמצוינים), Business Standard ו-Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
כדי ליצור אחסון שיתופי, עוברים לכאן.
בתור אדמינים, אתם יכולים לקבוע איך המשתמשים בארגון יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי ולהשתמש בהן כדי לשתף פעולה ב-Google Drive. הקבצים בתיקיות האחסון השיתופי הם בבעלות הארגון, ולא בבעלות אדם פרטי. הם נשמרים גם אם האדם שיצר את הקובץ עוזב את הארגון, וכך עוזרים לכם למנוע אובדן פוטנציאלי של נתונים.
מומלץ לעודד את המשתמשים להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי עבור תוכן שמיועד לשימוש בכל הארגון או לשימוש צוותי, כמו תוכניות פרויקט, תוצאות מחקר או סיכומי פגישות צוות. כדאי שהמשתמשים ישמרו קבצים אישיים ופרטיים, כמו סיכומי פגישות אישיות, הערכות ביצועים ותוכניות לפיתוח קריירה, בתיקייה 'האחסון שלי'.
הנושאים בדף
- התחלה מהירה – אתם רק רוצים ליצור אחסון שיתופי ולהתחיל לשתף פעולה. לא צריך להעביר הרבה קבצים או לשלוט בשיתוף.
- הגדרה בסיסית – מידע על ההגדרות הבסיסיות שאדמינים יכולים להשתמש בהן ב-Drive.
- פריסה וניהול מתקדמים – אתם צריכים להעביר הרבה תוכן ולהגן עליו מפני שיתוף יתר.
- הדרכה למשתמשים
- גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי
התחלה מהירה
- מידע נוסף על תיקיות אחסון שיתופי ושיטות מומלצות לשימוש בהן זמין במאמר מהן תיקיות אחסון שיתופי?
- איך יוצרים תיקיות אחסון שיתופי ומוסיפים חברים הערה: תיקיות אחסון שיתופי נוצרות ב-Drive ולא במסוף Admin.
- (אופציונלי, לא זמין ב-Business Starter) כדאי לשקול אם רוצים להגביל את השיתוף עם משתמשים חיצוניים, מבקרים או משתמשים שלא חברים בתיקייה, ולהגדיר את הרשאות השיתוף שיהיו ברירת המחדל בתיקיות אחסון שיתופי.
- איך מוסיפים קבצים ותיקיות לאחסון שיתופי
הגדרה בסיסית
הגדרת המשתמשים שיכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי. במהדורות Google Workspace Business ו-Enterprise, כל המשתמשים יכולים ליצור אחסון שיתופי כברירת מחדל. אצל לקוחות Google Workspace for Education, האפשרות ליצור תיקיות אחסון שיתופי מושבתת כברירת מחדל.
הגדרת היחידה הארגונית שאליה ישויכו תיקיות אחסון שיתופי חדשות.
כברירת מחדל, תיקיות אחסון שיתופי מוקצות ליחידה הארגונית העליונה, וחלים עליהן כללי המדיניות של נתוני Drive שמוגדרים ביחידה הארגונית הזו. כדי לקבל שליטה מפורטת יותר, אפשר להקצות אותן ליחידה הארגונית של יוצר תיקיית האחסון השיתופי או לכל יחידה ארגונית אחרת.
שיתוף מקורות מידע להדרכה למשתמשים.
פריסה וניהול מתקדמים
השלבים האלה יעזרו לכם להבין איך לפרוס תיקיות אחסון שיתופי כשאתם צריכים להעביר תוכן או לנהל שיתוף.
שלב 1. תכנון העברת תוכן לתיקיות אחסון שיתופי
- אם אתם צריכים להעביר הרבה קבצים ותיקיות לתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לעיין במגבלות על תיקיות אחסון שיתופי ובשיטות מומלצות להעברה של כמות גדולה של נתונים ב-Google Drive.
- כדי לשמור על מבנה התיקיות מ'האחסון שלי', אדמינים ומשתמשים עם הרשאת ניהול יכולים להעביר תיקיות שבבעלותם או ששותפו איתם לתיקיית אחסון שיתופי. אחרת, חברים באחסון השיתופי עם הרשאת עריכה או הרשאה גבוהה יותר יכולים ליצור תיקיות ולהוסיף קבצים.
- הגדרת המשתמשים שיכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי.
שלב 2. הגדרת שיתוף מתקדם של תיקיות אחסון שיתופי, הגנה על נתונים ושמירת נתונים
לא נתמך ב-Business Starter
הגדרת הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי.
- הגדרת האפשרות לשתף תוכן באחסון השיתופי עם משתמשים חיצוניים או עם אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי.
- קובעים אם בעלי הרשאת צפייה ובעלי הרשאת תגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים באחסון השיתופי.
- הגדרת האפשרות לחברי האחסון השיתופי עם הרשאת ניהול לשנות את הגדרות ברירת המחדל של השיתוף.
הגדרה אם מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות.
הערה: הרשאות השיתוף של תיקיות אחסון שיתופי לא מגבילות את המשתמשים שאפשר לשתף איתם את בקשות הטופס ב-Google Forms.
אם הארגון שלכם משתמש בכללים למניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Drive, כדאי לבדוק את הכללים ולוודא שהם מתאימים לקבצים בתיקיית האחסון השיתופי. כללי DLP ל-Drive חלים על קבצים בתיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית. מידע נוסף על DLP ועל האופן שבו מוקצים תיקיות באחסון השיתופי ליחידות ארגוניות
אם הארגון שלכם משתמש ב-Google Vault כדי לשמור קבצים ב-Google Drive, צריך להגדיר כללי שמירה לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי.
עוד דברים שכדאי לבדוק:
- כשמעבירים קבצים לתיקיות אחסון שיתופי, משתמשים שהקובץ שותף איתם עלולים לאבד את הגישה. הגדרות השיתוף של האחסון השיתופי יכולות לבטל את הגדרות השיתוף של קובץ מסוים. לדוגמה, אם הקובץ שותף עם משתמש חיצוני אבל שיתוף חיצוני לא מותר בתיקיית האחסון השיתופי, המשתמש החיצוני מאבד את הגישה לקובץ.
- אם לחלק מהמשתמשים בארגון יש רישיונות שלא תומכים בתיקיות אחסון שיתופי, כמו מהדורות Frontline או Cloud Identity Premium, כאן מוסבר איך המשתמשים האלה יכולים לגשת לתוכן בתיקיות אחסון שיתופי.
- אם אתם רוצים לאפשר שיתוף קבצים ותיקיות עם אנשים שאין להם חשבון Google, אתם יכולים להפעיל את האפשרות 'שיתוף עם משתמש במצב אורח'.
שלב 3. (אופציונלי) יצירת אחסון שיתופי והעברת קבצים
אדמינים יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי בתרחישים הבאים:
- אם אתם בוחרים לאפשר רק לכם ולאדמינים אחרים ליצור אחסונים שיתופיים ולהעביר קבצים, אתם צריכים להגדיר אחסונים שיתופיים למשתמשים שלכם.
- אם הארגון שלכם רק מתחיל להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי ואתם רוצים ליצור מבנה לתיקיות אחסון שיתופי שנמצאות בשימוש נרחב.
כאן אפשר לקרוא איך יוצרים תיקיות אחסון שיתופי, מוסיפים חברים ומגדירים את רמת הגישה שלהם. אם אתם מנהלים של תיקיית האחסון השיתופי, אתם יכולים להוסיף חברים בכתובת drive.google.com. אפשרות נוספת היא להוסיף חברים במסוף Admin.
חשוב: עד שתצרפו חברים לאחסון השיתופי, רק משתמשים ששיתפתם איתם את הקבצים באופן ישיר יוכלו לגשת אליהם.
הדרכה למשתמשים
כדי לעזור למשתמשים להפיק את המרב מתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לשתף איתם את המשאבים הבאים:
- מתחילים לעבוד עם אחסון שיתופי
- עבודה משותפת בתיקיות אחסון שיתופי
- אחסון ושיתוף של קבצים או תיקיות בתיקיות אחסון שיתופי
גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי
ההרשאות באחסון השיתופי למשתמשים עם רישיונות לכל מהדורות Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium ו-Cloud Identity Free תלויות במיקום האחסון השיתופי – בתוך הארגון או מחוצה לו.
תיקיות אחסון שיתופי פנימיות
אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים באחסון שיתופי, אבל רק עם הרשאות צפייה. אבל אם קובץ באחסון השיתופי שותף איתם ישירות, יכול להיות שגם תהיה להם אפשרות להוסיף הערות לקובץ או לערוך אותו. הם לא יכולים להעלות קבצים לאחסון שיתופי, גם אם הם חברים בו.
תיקיות אחסון שיתופי חיצוניות
אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים באחסון שיתופי חיצוני, ולתת להם כל רמת גישה, כולל מנהל.