खास जानकारी: Gmail में कॉन्टेंट फ़िल्टर करने और डेटा सुरक्षित रखने के विकल्प चुनना

अपने सभी उपयोगकर्ताओं के भेजे जाने वाले मैसेज में स्टैंडर्ड फ़ुटर जोड़ें.

उदाहरण: कानूनी अनुपालन, ब्रैंडिंग, सूचना से जुड़ी ज़रूरी शर्तों या प्रमोशन के लिए.

अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, गोपनीय मोड में ईमेल भेजने या पाने की सुविधा चालू या बंद करें. इस मोड के चालू होने पर, उपयोगकर्ता संवेदनशील जानकारी वाले मैसेज को पाने वालों को शेयर करने (फ़ॉरवर्ड करने, प्रिंट करने वगैरह) से रोक सकते हैं.

अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं के लिए, सेव किए गए ईमेल और चैट मैसेज की संख्या को कंट्रोल करें.

यह भी बताएं कि मैसेज के रखरखाव की अवधि खत्म होने पर, उन्हें कैसे संग्रहित या मिटाया जाए.

पक्का करें कि आपके उपयोगकर्ताओं के भेजे या पाए गए सभी ईमेल की कॉपी, उपयोगकर्ताओं के Gmail मेलबॉक्‍स में सेव हों.

इनके लिए मददगार है:

• Vault का इस्तेमाल करने वाले संगठन
• अगर आपने ईमेल को Gmail के बजाय किसी दूसरे ईमेल सर्वर पर रीडायरेक्ट किया है
• अगर Gmail के अलावा किसी दूसरे सिस्टम के साथ एसएमटीपी रिले सेवा का इस्तेमाल किया जाता है

उपयोगकर्ताओं को तब सूचना दें, जब वे आपके संगठन से बाहर के ऐसे लोगों को ईमेल भेज रहे हों जिन्हें वे नियमित तौर पर ईमेल नहीं भेजते या जो उनकी संपर्क सूची में शामिल नहीं हैं.

उदाहरण: अपने उपयोगकर्ताओं को अनजाने में बाहरी लोगों के साथ जानकारी शेयर करने से बचाने के लिए.

उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ उन ईमेल पतों या डोमेन से ईमेल भेजने या उनसे ईमेल पाने की अनुमति दें जिन्हें आपने अनुमति दी है.

उदाहरण: कोई स्कूल, छात्र-छात्राओं को अपने शिक्षकों और अन्य छात्र-छात्राओं को मैसेज भेजने और पाने की सुविधा दे सकता है. हालांकि, स्कूल से बाहर के लोगों को ईमेल भेजने और पाने की सुविधा नहीं दे सकता.

इससे किसी खास संगठनात्मक इकाइयों के उपयोगकर्ताओं के बीच ईमेल भेजने और पाने की सुविधा को रोका जा सकता है.

उदाहरण: कोई स्कूल डिस्ट्रिक्ट, प्राइमरी स्कूल के छात्र-छात्राओं को हाई स्कूल के छात्र-छात्राओं से ईमेल पाने से रोकना चाहता है.

उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ आपके तय किए गए आईपी पते या पतों की रेंज से ईमेल पाने की अनुमति दें. अनुमति वाली आईपी रेंज को मैन्युअल तरीके से तय करके, किसी डोमेन से आने वाले सभी ट्रैफ़िक को एक साथ अनुमति दी जा सकती है. साथ ही, अन्य डोमेन से स्पूफ़िंग को रोका जा सकता है.

उदाहरण: आईपी लॉक की सुविधा उन डोमेन के लिए खास तौर पर फ़ायदेमंद होती है जिनके पास सेंडर पॉलिसी फ़्रेमवर्क (एसपीएफ़) रिकॉर्ड नहीं है. इसके अलावा, यह उन डोमेन के लिए भी फ़ायदेमंद है जो डोमेन की ओर से ईमेल भेजने के लिए तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करते हैं.

किसी खास कॉन्टेंट या एक्सप्रेशन वाले मैसेज को मैनेज करने के लिए नियम सेट अप करें.

उदाहरण:

• "confidential" शब्द वाले आउटबाउंड मैसेज अस्वीकार करें.
• किसी तय की गई रेंज से बाहर के आईपी पतों से मिले मैसेज को क्वारंटीन करें.
• खास टेक्स्ट स्ट्रिंग या पैटर्न वाले मैसेज को अपने कानूनी विभाग को भेजें.

ऐसे नियम सेट अप करें जिनसे यह तय किया जा सके कि कुछ शब्दों वाले मैसेज को अस्वीकार किया जाए, क्वारंटीन किया जाए या उनमें बदलाव करके डिलीवर किया जाए.

उदाहरण:

• "confidential" शब्द वाले आउटबाउंड मैसेज अस्वीकार करें.
• ऐसे मैसेज को क्वॉरंटीन करें जिसमें आपत्तिजनक शब्द शामिल है.
• किसी मैसेज में आपत्तिजनक शब्द होने पर, दूसरे लोगों को सूचना दें.

मैसेज के अटैचमेंट, जैसे कि दस्तावेज़, वीडियो और साउंड फ़ाइलें, इमेज, और कंप्रेस की गई फ़ाइलें और संग्रह को मैनेज करने के लिए नियम सेट अप करें.

उदाहरण:

• नुकसान पहुंचाने वाले फ़ाइल टाइप वाले मैसेज अस्वीकार करें.
• समीक्षा के लिए, नुकसान पहुंचाने वाले अटैचमेंट वाले मैसेज को क्वारंटीन करें.
• एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए अटैचमेंट का पता लगाता है. यह तब काम आता है, जब आपको कानूनी तौर पर ज़रूरी शर्तों को पूरा करने के लिए, मैसेज के अटैचमेंट की बिना एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई कॉपी, संग्रह सर्वर को भेजनी हो.

Gmail को अटैचमेंट स्कैन करने या उन्हें सिक्योरिटी सैंडबॉक्स नाम के वर्चुअल एनवायरमेंट में चलाने की अनुमति दें. इसके बाद, जोखिम वाले अटैचमेंट को उपयोगकर्ताओं के स्पैम फ़ोल्डर में रखा जा सकता है या उन्हें क्वारंटीन किया जा सकता है.

इस्तेमाल का उदाहरण: यह नुकसान पहुंचाने वाले ऐसे सॉफ़्टवेयर से सुरक्षा करता है जिनका पता एंटीवायरस प्रोग्राम नहीं लगा पाते

इमेज अटैचमेंट से टेक्स्ट को एक्सट्रैक्ट करके, कॉन्टेंट के नियमों का पालन करने या आपत्तिजनक कॉन्टेंट से जुड़े नियमों को लागू किया जा सकता है. यह GIF, JPG, PNG, और TIFF इमेज से टेक्स्ट निकालता है.

उदाहरण: क्रेडिट कार्ड नंबर वाले मैसेज को क्वारंटीन करने के लिए, कॉन्टेंट से जुड़े नियमों के पालन से जुड़ा नियम सेट अप करें. इसके बाद, ओसीआर की सुविधा चालू करें, ताकि क्रेडिट कार्ड नंबर वाले इनवॉइस के पीएनजी इमेज अटैचमेंट का पता लगाया जा सके और उसे क्वारंटीन किया जा सके.

पहले से तय किए गए कॉन्टेंट की पहचान करने वाले टूल का इस्तेमाल करके, इनबाउंड या आउटबाउंड ईमेल में मौजूद संवेदनशील डेटा को स्कैन करें. इसके बाद, मैसेज के कॉन्टेंट के आधार पर, उसे अपने-आप क्वारंटीन कर दिया जाता है, अस्वीकार कर दिया जाता है या उसमें बदलाव कर दिया जाता है.

उदाहरण: संख्यात्मक डेटा टाइप की एक रेंज के लिए, पहले से तय किए गए कॉन्टेंट डिटेक्टर मौजूद हैं. इनमें सोशल सिक्योरिटी नंबर, देश के हिसाब से ड्राइविंग लाइसेंस या पासपोर्ट नंबर, क्रेडिट कार्ड नंबर वगैरह शामिल हैं.

किसी खास डोमेन या ईमेल पते से भेजे और पाए जाने वाले ईमेल को ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (टीएलएस) का इस्तेमाल करके ट्रांसमिट करने की ज़रूरत होती है. TLS एक सुरक्षा प्रोटोकॉल है. यह ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करता है, ताकि उसकी निजता बनी रहे.

अनुपालन और रूटिंग के ऐसे नियम सेट अप करें जिनके तहत, आउटगोइंग मैसेज पर एस/एमआईएमई का इस्तेमाल करके हस्ताक्षर करना और उन्हें एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करना ज़रूरी हो.

उदाहरण: उपयोगकर्ता जान-बूझकर एन्क्रिप्शन बंद कर सकते हैं. हालांकि, आपके पास एक ऐसा नियम सेट अप करने का विकल्प होता है जो इस कार्रवाई को बदल देता है. ऐसे नियम भी सेट अप किए जा सकते हैं जिनसे यह पक्का किया जा सके कि क्रेडिट कार्ड नंबर जैसे कुछ पैटर्न का पता चलने पर, मैसेज को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किया जाए.

एमटीए स्ट्रिक्ट ट्रांसपोर्ट सिक्योरिटी (एमटीए-एसटीएस) चालू करें, ताकि आपके डोमेन पर भेजे गए ईमेल के लिए, पुष्टि करने की जांच और एन्क्रिप्शन ज़रूरी हो.

बाहरी सर्वर कनेक्शन के बारे में जानकारी पाने के लिए, ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (टीएलएस) रिपोर्टिंग का इस्तेमाल करें.