मीटिंग रूम और डिवाइस के इस्तेमाल को ट्रैक करना

रूम की अहम जानकारी वाले डैशबोर्ड का इस्तेमाल करके, यह विश्लेषण करें कि आपका संगठन स्पेस का इस्तेमाल कैसे करता है. अगर आपका संगठन Meet हार्डवेयर का इस्तेमाल करता है और उसने मीटिंग में शामिल लोगों की संख्या दिखाने की सुविधा चालू की है, तो आपको यह जानकारी मिलती है कि आपके रूम और डिवाइसों का इस्तेमाल कैसे किया जाता है. इस जानकारी का इस्तेमाल, स्पेस की योजना बनाने के लिए करें.

शुरू करने से पहले

रूम की अहम जानकारी के डैशबोर्ड का ज़्यादा से ज़्यादा फ़ायदा पाने के लिए:

रूम की अहम जानकारी के डैशबोर्ड पर जाएं

डैशबोर्ड देखने के लिए, आपके पास रूम की जानकारी के कैलेंडर का ऐक्सेस होना चाहिए.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद बिल्डिंग और संसाधन इसके बाद कमरे के बारे में अहम जानकारी पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास Calendar के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

Admin console में जाकर भी, रूम की जानकारी देने वाला डैशबोर्ड खोजा जा सकता है.

वीडियो मीटिंग के इस्तेमाल को ट्रैक करना

मीटिंग रूम के इस्तेमाल से जुड़ी अहम मेट्रिक की जांच करने के लिए, रूम इनसाइट डैशबोर्ड का इस्तेमाल करें:

  • चालू रूम और अन्य वीडियो एंडपॉइंट की संख्या
  • हर महीने वीडियो देखने के लिए उपलब्ध मिनट
  • हर महीने मीटिंग की संख्या
  • हर मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों की औसत संख्या
  • कमरे या डिवाइस टाइप के हिसाब से इस्तेमाल
  • सुविधाओं का इस्तेमाल (जैसे, फ़ोन कॉल, लाइव स्ट्रीम, और रिकॉर्डिंग)

मीटिंग रूम में मौजूद Meet हार्डवेयर और डिवाइस के इस्तेमाल की जानकारी देखना

अगर चैट रूम में शामिल लोगों की संख्या पता लगाने की सुविधा चालू है, तो यह ट्रैक किया जा सकता है कि समय के साथ आपके कमरों और डिवाइसों का इस्तेमाल कैसे किया जाता है. अगर आपका संगठन Meet हार्डवेयर का इस्तेमाल करता है, तो आपको ये सभी ग्राफ़ दिखेंगे.

नतीजों को सीमित करने के लिए, सबसे ऊपर मौजूद 'फ़िलहाल दिख रहे क्विक फ़िल्टर' का इस्तेमाल करें.

  • सभी कमरे
  • ऐसे कमरे जिनमें Meet हार्डवेयर मौजूद नहीं है
  • मीटिंग रूम में Meet हार्डवेयर
  • ऐसे मीटिंग रूम जिनमें Meet हार्डवेयर पर, कमरे में शामिल लोगों की संख्या पता लगाने की सुविधा चालू है

कमरों और डिवाइसों का इस्तेमाल कैसे किया जाता है, यह समझने के लिए ग्राफ़ का इस्तेमाल करें.

कमरे और डिवाइस के इस्तेमाल से जुड़ी जानकारी को समझना

बुकिंग की दर, कमरे की बुकिंग के कुल घंटों को 10 घंटे प्रति कामकाजी दिन से भाग देने पर मिलने वाली औसत संख्या है. सुबह 8 बजे से शाम 6 बजे के बीच हुई बुकिंग की ही गिनती की जाती है.

इस्तेमाल के ग्राफ़, रूम में मौजूद उन Meet हार्डवेयर डिवाइसों से लिए गए डेटा पर आधारित होते हैं जिनमें रूम में शामिल लोगों की संख्या दिखाने की सुविधा चालू है.

नीचे दी गई टेबल को समझने के लिए, इन परिभाषाओं का इस्तेमाल करें:

  • व्यस्तता की ज़्यादा दर—इसका मतलब है कि मीटिंग रूम की व्यस्तता दर 100 प्रतिशत से ज़्यादा है.
  • सामान्य व्यस्तता दर — इसका मतलब है कि मीटिंग रूम की व्यस्तता दर 50 से 100 प्रतिशत के बीच है.
  • कम व्यस्तता दर—इसका मतलब है कि मीटिंग रूम की व्यस्तता दर 1 से 50 प्रतिशत के बीच है.
  • बुक नहीं किया गया है—इसका मतलब है कि मीटिंग रूम में कोई नहीं है.
  • कमरे में मौजूद लोगों की संख्या का डेटा उपलब्ध नहीं है—इसका मतलब है कि मीटिंग रूम में ज़रूरी हार्डवेयर नहीं है या उस हार्डवेयर में मौजूद लोगों की संख्या दिखाने की सुविधा बंद है.
  • बुक किए गए मीटिंग रूम में व्यस्तता की सबसे कम दर: इसका मतलब है कि मीटिंग रूम में कम से कम एक व्यक्ति मौजूद है.

बुकिंग का डेटा देखना

हमारा सुझाव है कि आप सबसे ज़्यादा और सबसे कम इस्तेमाल किए गए मीटिंग रूम ढूंढें. साथ ही, इन रूम के बारे में अहम जानकारी पाने के लिए इनका विश्लेषण करें.

मेट्रिक ग्राफ़ में क्या दिखता है
बुकिंग दर काम के उन घंटों का प्रतिशत जिनके लिए कमरे बुक किए गए थे.
बुकिंग का डिस्ट्रिब्यूशन हर दिन रूम बुक किए जाने का औसत समय.
दिन के समय के हिसाब से बुकिंग की दर लोग दिन के अलग-अलग समय पर रूम कितनी बार बुक करते हैं.
कमरे की क्षमता के हिसाब से बुकिंग की दर काम के उन घंटों का प्रतिशत जिनके लिए अलग-अलग साइज़ के कमरे बुक किए गए थे.

रूम के इस्तेमाल की जानकारी देखना

यह पता लगाएं कि उपयोगकर्ता मीटिंग के लिए किस तरह के रूम को प्राथमिकता देते हैं. ट्रेंड और पैटर्न का पता लगाना. उदाहरण के लिए, आपको यह पता चल सकता है कि छोटे ग्रुप, बड़े मीटिंग रूम बुक कर रहे हैं.

मीटिंग में शामिल होने का न्योता स्वीकार करने की दर, मीटिंग का न्योता अस्वीकार न करने वाले लोगों की कुल संख्या को कमरे की कुल क्षमता से भाग देने पर मिलने वाली औसत संख्या है. कमरे में मौजूद लोगों की संख्या को कमरे की कुल क्षमता से भाग देने पर मिलने वाली औसत संख्या को ऑक्यूपेंसी रेट कहते हैं. यह संख्या, सहायक हार्डवेयर की मदद से कमरे में मौजूद लोगों की पहचान करके निकाली जाती है.

मेट्रिक ग्राफ़ में क्या दिखता है
बुक किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर बुक किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर.
बुक किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर ज़्यादा समय तक चुने गए कमरों के लिए, बुक किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर.
बुक नहीं किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर बुक नहीं किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर.
बुक नहीं किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर का डेटा चुने गए मीटिंग रूम के लिए, बुक नहीं किए गए मीटिंग रूम की व्यस्तता की दर.
कमरे की क्षमता के हिसाब से मीटिंग में शामिल होने का न्योता स्वीकार करने की दर मीटिंग के लिए स्वीकार किए गए न्योतों के आधार पर, कमरे की क्षमता का इस्तेमाल किस तरह किया गया.
कमरे की क्षमता के हिसाब से, व्यस्तता की अनुमानित दर मीटिंग रूम की व्यस्तता दर का मूल डेटा. यह डेटा, रूम में मौजूद उन हार्डवेयर डिवाइसों से लिया गया है जिनमें रूम में शामिल लोगों की संख्या दिखाने की सुविधा चालू है.
सबसे ज़्यादा और सबसे कम इस्तेमाल किए गए रूम सबसे ज़्यादा और सबसे कम इस्तेमाल किए गए रूम.
सबसे ज़्यादा और सबसे कम इस्तेमाल की जाने वाली इमारतें सबसे ज़्यादा और सबसे कम इस्तेमाल की जाने वाली इमारतें.

डिवाइस के इस्तेमाल की जानकारी देखना

इससे पता चलता है कि चुनी गई समयावधि के दौरान, इस डिवाइस का कितना इस्तेमाल हुआ है. इसका इस्तेमाल, आने वाले समय में कमरों को प्लान करने के लिए करें.

मेट्रिक ग्राफ़ में क्या दिखता है
बुक किए गए डिवाइस का कुल इस्तेमाल मीटिंग रूम में Meet हार्डवेयर के इस्तेमाल की समयावधि.
समय के हिसाब से, बुक किए गए डिवाइस के इस्तेमाल की जानकारी किसी दिन Meet हार्डवेयर का इस्तेमाल किया गया था या नहीं.
बुक नहीं किए गए डिवाइस का कुल इस्तेमाल मीटिंग रूम में मौजूद Meet हार्डवेयर के इस्तेमाल की कुल समयावधि. हालांकि, इस दौरान मीटिंग रूम बुक नहीं किए गए थे.
समय के हिसाब से, बुक नहीं किए गए डिवाइस के इस्तेमाल की जानकारी मीटिंग रूम में मौजूद Meet हार्डवेयर का इस्तेमाल हर दिन किस तरह हुआ. हालांकि, ये मीटिंग रूम बुक नहीं किए गए थे.

चैट रूम की रिलीज़ के ग्राफ़ देखना

चुनी गई समयावधि के लिए, कमरे के रिलीज़ होने से जुड़े आंकड़े देखें. जिन घंटों के लिए कमरे की बुकिंग को रद्द नहीं किया जा सकता उनकी संख्या कम करने के लिए, कमरे की बुकिंग रद्द करने की सेटिंग में बदलाव करें.

मेट्रिक ग्राफ़ में क्या दिखता है
रिलीज़ का समय कमरे की बुकिंग रद्द करने की सुविधा से उपलब्ध हुए मीटिंग के कुल घंटे.
फिर से बुक किया गया समय नई मीटिंग के लिए बुक किए गए, रिलीज़ किए गए घंटों की संख्या.
रीलिज़ नहीं किया गया समय उपयोग न किए गए मीटिंग घंटे जो रिलीज़ नहीं किए जा सके. ऐसा तब हो सकता है, जब कमरे के लिए बुकिंग रद्द करने की सुविधा चालू न हो या मीटिंग में शामिल कोई व्यक्ति, बाहर रखे गए उपयोगकर्ताओं के ग्रुप में हो.

मीटिंग के इस्तेमाल के बारे में जानने के सबसे सही तरीके

मीटिंग की मेट्रिक का विश्लेषण करें और उन क्षेत्रों में सुधार करने के लिए लक्ष्य सेट करें जो आपके लिए ज़रूरी हैं:

  • इस्तेमाल से जुड़ा डेटा पाएं. इससे यह तय करने में मदद मिलती है कि उपयोगकर्ता, मीटिंग के लिए किस तरह के रूम और डिवाइसों को प्राथमिकता देते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, मीटिंग के टाइप की जांच की जा सकती है. जैसे, इंटरनल बनाम एक्सटर्नल.
    • चालू मीटिंग का डेटा देखकर, ऐसे ट्रेंड और पैटर्न का पता लगाएं जिनका फ़ायदा उठाया जा सकता है.
  • सबसे ज़्यादा और सबसे कम इस्तेमाल किए गए मीटिंग रूम ढूंढें. साथ ही, अहम जानकारी पाने के लिए उन रूम का विश्लेषण करें. कमरे के इस्तेमाल की समीक्षा करके, यह तय किया जा सकता है कि कम इस्तेमाल किए गए सिस्टम को फिर से डिप्लॉय किया जाए या नहीं. इसके अलावा, आपको उन पैटर्न के बारे में भी पता चल सकता है जो सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किए जाने वाले कमरों में सफल रहे हैं.
  • अपने संगठन के साइज़ की अन्य कंपनियों के वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग डेटा की समीक्षा करें. साथ ही, यह पता लगाएं कि क्या यह डेटा आपके संगठन के पैटर्न से मेल खाता है.
    • अपने संगठन की तुलना किसी दूसरे संगठन से करने के लिए, वीडियो मीटिंग में बिताए गए समय की हर महीने की संख्या सबसे सही मेट्रिक है.

तकनीकी समस्याओं का आकलन करना

तकनीकी समस्याएं होने पर, इन बातों की जांच करें:

  • वाई-फ़ाई कवरेज सही नहीं है
  • फ़ायरवॉल, प्रॉक्सी या वीपीएन को सही तरीके से कॉन्फ़िगर न किया गया हो
  • नेटवर्क बैंडविथ कम होना
  • क्लाइंट सॉफ़्टवेयर का पुराना वर्शन

ये समस्याएं आम तौर पर तब होती हैं, जब कोई उपयोगकर्ता मीटिंग में शामिल होने के लिए अपने डिवाइस का इस्तेमाल कर रहा हो.

Meet के अन्य आंकड़ों से जुड़े टूल इस्तेमाल करना

Google Meet कई टूल उपलब्ध कराता है. इनका इस्तेमाल करके, यह देखा जा सकता है कि आपका संगठन मीटिंग का इस्तेमाल कैसे करता है.