Google Calendar में, मीटिंग रूम या कंपनी की कार जैसे कैलेंडर संसाधन बनाने पर, उस संसाधन के लिए एक कैलेंडर बन जाता है. इसके बाद, आपके उपयोगकर्ता कैलेंडर इवेंट में संसाधन जोड़कर उसे शेड्यूल कर सकते हैं. जब उपयोगकर्ता कोई संसाधन बुक करते हैं, तो संसाधन के कैलेंडर में उससे जुड़ा इवेंट बन जाता है.
शुरू करने से पहले
संसाधन शेयर करने के लिए, आपको सबसे पहले उन्हें मेरे कैलेंडर की सूची में जोड़ना होगा. 'मेरे कैलेंडर' सूची में संसाधन जोड़ने के लिए, आपके पास एडमिन खाता होना चाहिए. साथ ही, आपके पास कैलेंडर मैनेज करने के अधिकार होने चाहिए.
- अगर आपको जिस संसाधन को मैनेज करना है वह Calendar में मौजूद नहीं है, तो संसाधन बनाएं.
- अपने एडमिन खाते से साइन इन करें और Google Calendar खोलें.
- बाईं ओर, दूसरे कैलेंडर के बगल में, जोड़ें
संसाधन ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. - संसाधन के लिए, बिल्डिंग या जगह पर क्लिक करें.
- संसाधन के बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें, ताकि उसे मेरे कैलेंडर की सूची में जोड़ा जा सके.
कोई संसाधन शेयर करना
किसी संसाधन को शेयर करने पर, उपयोगकर्ता उसे अन्य कैलेंडर की सूची में जोड़ सकते हैं. इससे वे संसाधन की उपलब्धता देख सकते हैं, उसे इवेंट के लिए बुक कर सकते हैं, और सूचनाएं पा सकते हैं. हालांकि, वे संसाधन में बदलाव नहीं कर सकते.
- अपने एडमिन खाते से साइन इन करें और Google Calendar खोलें.
- मेरे कैलेंडर की सूची में जाकर, संसाधन पर कर्सर घुमाएं. इसके बाद, ज़्यादा
सेटिंग और शेयर करना पर क्लिक करें. संसाधन शेयर करने का तरीका चुनें.
शेयर किए गए कैलेंडर की सेटिंग में, सामान्य इवेंट के ऐक्सेस से जुड़ी अनुमतियां और चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करें अनुमतियां सेट की जा सकती हैं. इन दोनों के बीच सामान्य अनुमति कुछ खास लोगों पर लागू होती है.
उदाहरण के लिए, अगर आपने सार्वजनिक तौर पर उपलब्ध कराएं चुना है और सभी इवेंट की जानकारी देखें को चुना है. इसके अलावा, आपने कैलेंडर को किसी खास व्यक्ति के साथ शेयर किया है और सिर्फ़ खाली/व्यस्त देखें को चुना है, तो वह व्यक्ति अब भी आपके सभी इवेंट की जानकारी को देख पाएगा.
अगर आपको कैलेंडर को अपने संगठन के सभी लोगों के साथ शेयर करना है, तो इवेंट के ऐक्सेस से जुड़ी अनुमतियां में जाकर:
- अपने संगठन के लिए उपलब्ध कराएं बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
- दाईं ओर, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें. इस पेज पर नीचे, संसाधन की अनुमतियों के बारे में जानें.
अगर किसी नई संसाधन के लिए, संगठन के अंदर शेयर करने का विकल्प सेट नहीं किया जाता है, तो यह आपके संगठन में सेकंडरी कैलेंडर के लिए, शेयर करने के डिफ़ॉल्ट विकल्प को इनहेरिट करता है. अगर आपको कैलेंडर को चुनिंदा लोगों या Google Groups में शामिल किसी ग्रुप के साथ शेयर करना है, तो चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करें पर क्लिक करें:
- लोगों को जोड़ें पर क्लिक करें.
- उन लोगों या ग्रुप के ईमेल पते जोड़ें जिनके साथ आपको शेयर करना है.
- अनुमतियों के लिए, डाउन ऐरो पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें. इस पेज पर नीचे, संसाधन की अनुमतियों के बारे में जानें.
- भेजें पर क्लिक करें.
पक्का करें कि उपयोगकर्ता संसाधन को शेड्यूल कर सकें. ज़्यादा जानकारी के लिए, परीक्षा शेड्यूल करने से जुड़े संसाधन पर जाएं.
अपने उपयोगकर्ताओं को बताएं कि वे अब इवेंट में संसाधन जोड़ सकते हैं.
(ज़रूरी नहीं) यह कंट्रोल करने के लिए कि संसाधन, न्योतों का जवाब कैसे दें, यह तरीका अपनाएं.
संसाधन की अनुमतियों के बारे में जानकारी
किसी संसाधन को शेयर करने पर, आपके पास यह कंट्रोल होता है कि उपयोगकर्ता उस संसाधन के लिए शेड्यूल किए गए इवेंट कैसे देखें. साथ ही, यह भी कंट्रोल होता है कि वे इवेंट जोड़ सकते हैं या उनमें बदलाव कर सकते हैं या नहीं.
- सिर्फ़ खाली/व्यस्त होने की जानकारी दिखाना (ब्यौरा छिपाएं)—लोग अपने निजी कैलेंडर में इवेंट बनाते या उनमें बदलाव करते समय, संसाधन बुक कर सकते हैं. वे संसाधन के कैलेंडर पर मौजूद इवेंट के नाम या उनकी जानकारी नहीं देख सकते. अगर आपने अपने संगठन में संसाधन की बुकिंग के लिए, खाली/व्यस्त होने की जानकारी दिखाने की अनुमति नहीं दी है, तो संसाधन को कम से कम इवेंट की पूरी जानकारी देखें की अनुमति के साथ शेयर करें. ऐसा न करने पर, उपयोगकर्ता संसाधन को शेड्यूल करने की कोशिश करेंगे और वह उपलब्ध नहीं होगा.
- इवेंट की पूरी जानकारी देखें—इस विकल्प को चुनने पर, लोग संसाधन बुक कर सकते हैं. साथ ही, अपने निजी कैलेंडर में इवेंट बनाते या उनमें बदलाव करते समय, इवेंट की जानकारी देख सकते हैं. इवेंट का आयोजक, अपने निजी कैलेंडर में इवेंट में बदलाव कर सकता है. हालांकि, वे सीधे तौर पर संसाधन के कैलेंडर में इवेंट में बदलाव नहीं कर सकते. इसके अलावा, वे अन्य उपयोगकर्ताओं के इवेंट में भी बदलाव नहीं कर सकते.
- इवेंट में बदलाव करना—उपयोगकर्ता इवेंट की जानकारी देख सकते हैं. इसमें निजी इवेंट की जानकारी भी शामिल है. वे किसी भी इवेंट में बदलाव कर सकते हैं. यह विकल्प सिर्फ़ तब उपलब्ध होता है, जब संसाधन को कुछ लोगों के साथ शेयर किया गया हो, न कि पूरे संगठन के साथ.
- बदलाव करना और शेयर करने की सेटिंग मैनेज करना—उपयोगकर्ता, इवेंट की जानकारी देख सकते हैं. इसमें निजी इवेंट की जानकारी भी शामिल है. वे किसी भी इवेंट में बदलाव कर सकते हैं. वे शेयर करने की सेटिंग में भी बदलाव कर सकते हैं. यह विकल्प सिर्फ़ तब उपलब्ध होता है, जब संसाधन को कुछ लोगों के साथ शेयर किया जाता है.
- बुलावे अपने-आप स्वीकार करें—आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता ऐसे संसाधन बुक कर सकें जो उपलब्धता से मेल खाते हों. इस सेटिंग की मदद से, उन लोगों को भी संसाधनों को बुक करने से रोका जा सकता है जिनके पास ऐसा करने की अनुमति नहीं है. इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं को संसाधन बुक करने की अनुमति दी जा सकती है. भले ही, वे उपलब्ध हों या उनके पास बुकिंग की अनुमति हो.
यह कंट्रोल करना कि संसाधन, न्योते का जवाब कैसे दें
- अपने एडमिन खाते से साइन इन करें और Google Calendar खोलें.
मेरे कैलेंडर की सूची में जाकर, संसाधन पर कर्सर घुमाएं. इसके बाद, ज़्यादा
सेटिंग और शेयर करना पर क्लिक करें.इसके लिए, आपके पास Calendar का खास अधिकार होना चाहिए.
न्योते अपने-आप स्वीकार हो जाएं के लिए, इनमें से कोई विकल्प चुनें:
जिन बुलावों के शेड्यूल के दौरान कोई दूसरे इवेंट शेड्यूल नहीं किए गए हैं उन्हें अपने-आप स्वीकार करें—अगर किसी संसाधन के लिए, उसी समय पर कोई दूसरा इवेंट शेड्यूल नहीं किया गया है, तो वह किसी भी नए इवेंट के न्योते को स्वीकार कर लेता है. अगर कोई संसाधन सीरीज़ के ज़्यादातर इवेंट के लिए उपलब्ध है, लेकिन सभी के लिए नहीं, तो वह सीरीज़ के सभी इवेंट स्वीकार कर लेता है. हालांकि, जिन तारीखों पर वह उपलब्ध नहीं है उनके लिए इवेंट अस्वीकार कर देता है. हर बार होने वाले इवेंट के हर उस इंस्टेंस के लिए, इवेंट के आयोजक को एक ईमेल भेजा जाता है जिसे आपने अस्वीकार किया है. अगर संसाधन में बहुत ज़्यादा टकराव हैं, तो यह पूरी सीरीज़ को अस्वीकार कर देता है और एक ईमेल भेजता है. यह संसाधन, उन उपयोगकर्ताओं की बुकिंग भी अस्वीकार करता है जिनके पास संसाधन को ऐक्सेस करने की ज़रूरी अनुमतियां नहीं हैं.
ध्यान दें: कोई संसाधन, बार-बार होने वाले इवेंट के न्योते सिर्फ़ तब स्वीकार करता है, जब विरोध वाले इंस्टेंस की संख्या पांच से ज़्यादा न हो और इवेंट की कुल संख्या के एक-तिहाई से ज़्यादा न हो.
सभी बुलावों को इस कैलेंडर में अपने-आप जोड़ें—सभी बुलावे, संसाधन के कैलेंडर पर दिखेंगे. भले ही, उनमें से कुछ बुलावे एक ही समय में होने वाले इवेंट के लिए हों. यह पक्का करने के लिए कि संसाधन आपकी ज़रूरत के समय उपलब्ध हो, पहले से ही उसकी उपलब्धता की जांच कर लें. कैलेंडर में स्ट्राइकथ्रू से पता चलता है कि संसाधन पहले ही बुक किया जा चुका है. इस सेटिंग को चालू करने पर, जिन उपयोगकर्ताओं के पास ज़रूरी अनुमतियां नहीं हैं वे भी संसाधनों को शेड्यूल और इस्तेमाल कर सकते हैं. हालांकि, वे अब भी इन चैनलों की सदस्यता नहीं ले पाएंगे या इनकी जानकारी नहीं देख पाएंगे.