Google Calendar में स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स का इस्तेमाल करना

Google का सुझाव है कि Calendar के संसाधनों को स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में तय करें. स्ट्रक्चर्ड संसाधनों में, संसाधन की जगह, क्षमता या उपकरण के बारे में जानकारी शामिल होती है. Calendar इस डेटा का इस्तेमाल, मीटिंग के लिए उपलब्ध जगह और संसाधनों की जानकारी देने के लिए करता है. इससे आपके उपयोगकर्ताओं को अपनी ज़रूरतों के हिसाब से सबसे सही संसाधन चुनने में मदद मिलती है. कैलेंडर की नई सुविधाओं और बेहतर क्षमताओं का फ़ायदा पाने के लिए, स्ट्रक्चर्ड संसाधन तय करें.

अनस्ट्रक्चर्ड (लेगसी) संसाधनों में सिर्फ़ इन फ़ील्ड का इस्तेमाल किया जाता है:

  • संसाधन आईडी
  • नाम
  • ब्यौरा

अगर किसी संसाधन के लिए सिर्फ़ ये फ़ील्ड सेट किए गए हैं, तो यह लेगसी संसाधन है. 17 अक्टूबर, 2017 से पहले बनाए गए संसाधन, लेगसी संसाधन हो सकते हैं.

स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स के फ़ायदे

डेटा को स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में बदलने के लिए, कुछ अतिरिक्त काम करना पड़ता है. हालांकि, यह मेहनत रंग लाती है. अपने संसाधनों को व्यवस्थित करने पर, उपयोगकर्ता ये काम कर सकते हैं:

स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स पर स्विच करना

अपने संसाधनों को स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में बदलें, ताकि आपको Google Calendar में आने वाले समय में होने वाले सुधारों का फ़ायदा मिल सके. स्ट्रक्चर्ड संसाधनों का इस्तेमाल करने पर, आपके उपयोगकर्ताओं को मीटिंग रूम बुक करने और कैलेंडर की अन्य सुविधाओं का इस्तेमाल करने का बेहतरीन अनुभव मिलता है.

बदलावों को समझना, उनकी जांच करना, और उनके बारे में बताना

स्ट्रक्चर्ड रिसोर्स की जानकारी का इस्तेमाल करने से, उपयोगकर्ता Calendar के साथ अलग तरीके से इंटरैक्ट करते हैं. हमारा सुझाव है कि आप इन बदलावों के लिए, यहां दिए गए तरीके अपनाएं:

  • अपने मौजूदा संसाधनों को मैनेज करने के तरीके का विश्लेषण करें. साथ ही, यह समझें कि स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में माइग्रेट करने से, उपयोगकर्ता अनुभव पर क्या असर पड़ता है.
  • बदलावों को देखने के लिए, सबसे पहले टेस्ट एनवायरमेंट में स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स का इस्तेमाल करें. अपने मौजूदा संसाधन की जानकारी का बैकअप रखें.
  • इंटरनल ऐप्लिकेशन और तीसरे पक्ष के सॉफ़्टवेयर को अपडेट करें. उदाहरण के लिए, ऐसे ऐप्लिकेशन जो नाम रखने के कस्टम नियमों पर निर्भर होते हैं.
  • अपने उपयोगकर्ताओं को नए व्यवहार और बदलावों के बारे में बताएं. साथ ही, इन बदलावों को रोल आउट करें.

उपयोगकर्ता अनुभव में बदलाव

आपकी कंपनी में स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करने पर, लोगों को ये बदलाव दिखेंगे.

खोज के नतीजे बदले गए

इससे पहले

संसाधन, एक लंबे संसाधन नाम के तौर पर दिखता है

इसके बाद

संसाधन, व्यवस्थित जानकारी के साथ दिखते हैं

कमरों और बिना कमरों वाले होटलों के लिए, डिसप्ले में बदलाव किया गया है

कमरों के लिए (CONFERENCE_ROOM कैटगरी)

1. संसाधन का नाम
2. इमारत
3. फ़्लोर और सेक्शन
4. क्षमता
5. ऑडियो/वीडियो की सुविधाएं

1. संसाधन का नाम
2. इमारत
3. फ़्लोर और सेक्शन
4. क्षमता
5. ऑडियो/वीडियो की सुविधाएं

कमरों के अलावा अन्य जगहों (OTHER कैटगरी) के लिए

1. संसाधन का नाम
2. इमारत
3. फ़्लोर और सेक्शन
4. क्षमता
5. रिसॉर्स के टाइप
6. ऑडियो/वीडियो की सुविधाएं (अगर मौजूद हैं)

1. संसाधन का नाम
2. इमारत
3. फ़्लोर और सेक्शन
4. क्षमता
5. रिसॉर्स के टाइप
6. ऑडियो/वीडियो की सुविधाएं (अगर मौजूद हैं)

संसाधन का डिसप्ले बदला गया

किसी संसाधन पर कर्सर घुमाने पर, ज़्यादा जानकारी दिखती है:

कमरों के लिए (CONFERENCE_ROOM कैटगरी)

कमरों के अलावा अन्य जगहों (OTHER कैटगरी) के लिए

संसाधन का क्रम बदला गया

17 अक्टूबर, 2017 से पहले

इससे पहले, कमरों की सूची में ग्रुपिंग, संसाधन के नामों के आधार पर की जाती थी. उदाहरण के लिए, कमरों को प्रीफ़िक्स के हिसाब से लिस्ट किया गया था. हालांकि, यह तय करने के लिए कि किस संसाधन का इस्तेमाल करना है, कोई और जानकारी ज़्यादा मददगार हो सकती है. अगर आपके पास किसी खास प्रीफ़िक्स (उदाहरण के लिए: CH-ZRHA) वाले कई रूम थे, तो उन सभी रूम को इस प्रीफ़िक्स के तहत ग्रुप किया गया था.

संसाधन के नामों के उदाहरण:

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Phone, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Phone, VC]

US-SFO-RoominSFO'2 [Phone, VC]

प्रीफ़िक्स के हिसाब से ग्रुपिंग:

यहाँ बिल्डिंग ZRH-OfficeA और SFO-OfficeB हैं

17 अक्टूबर, 2017 के बाद

ग्रुपिंग, आपके बनाए गए बिल्डिंग के हिसाब से होती है. कमरों और गैर-कमरों को उनकी बिल्डिंग के नोड में ग्रुप किया जाएगा.

अपने-आप जनरेट हुए नए नामों का उदाहरण:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [फ़ोन, वीसी]

यहाँ बिल्डिंग ZRH-OfficeA और SFO-OfficeB हैं

इमारत के नाम के हिसाब से ग्रुप बनाना:

फ़्लोर का नाम और डिसप्ले ऑर्डर:

इमारतों में मौजूद फ़्लोर, संख्या के क्रम में दिखते हैं. उदाहरण के लिए:

  • फ़्लोर "1", "2" से पहले आता है
  • फ़्लोर "12th", "1st" से पहले आता है; क्योंकि "2"<"s"

मंज़िलों को सही क्रम में दिखाने के लिए, नंबर वाली मंज़िलों का इस्तेमाल करें. जैसे: "01", "02, …, "12"

बदले गए संसाधन के नाम और डिसप्ले

लेगसी संसाधनों के लिए, Google ने संसाधनों के नाम के लिए एक खास फ़ॉर्मैट का सुझाव दिया था. '-' वाले 10 से ज़्यादा संसाधन जोड़ने पर, संसाधन का क्रम अपने-आप बन जाता है. अगर किसी हेडर ग्रुप में 100 से ज़्यादा संसाधन हैं, तो ग्रुप को सबहेडर में बांट दिया जाता है.

संसाधन की स्ट्रक्चर्ड जानकारी की मदद से, Google के नाम रखने के नियम स्टैंडर्ड बन जाते हैं. इनका इस्तेमाल, अलग-अलग संसाधन फ़ील्ड से अपने-आप जनरेट होने वाले नाम बनाने के लिए किया जाता है. अपने-आप जनरेट होने वाले नाम तब बनाए जाते हैं, जब संसाधन के नाम, संसाधन के टाइप या ब्यौरे के अलावा किसी अन्य संसाधन फ़ील्ड को अपडेट किया जाता है.

  • [बिल्डिंग]-[फ़्लोर] [कमरे का नाम] ([कमरे की क्षमता]) [ऑडियो और वीडियो की सुविधाएं]
  • [(संसाधन का टाइप)]-[भवन]-[फ़्लोर]-[कमरे का नाम] ([कमरे की क्षमता]) [ऑडियो और वीडियो की सुविधाएं]

अपने-आप जनरेट हुए नाम:

  • अपने संगठन में संसाधन के नामों का फ़ॉर्मैट एक जैसा रखें.
  • कमरे की जानकारी अपने-आप अपडेट होती है. उदाहरण के लिए, जब क्षमता बढ़ती है, सुविधाएं जोड़ी जाती हैं या उनमें बदलाव किया जाता है.
  • कमरे या संसाधन के नाम से ही उसकी प्रॉपर्टी के बारे में आसानी से पता चल जाता है.

अपने-आप जनरेट हुआ नया नाम, इन जगहों पर दिखता है:

मीटिंग में शामिल लोगों की सूची

कैलेंडर इवेंट के लिए, मेहमानों की सूची में अपने-आप जनरेट होने वाले संसाधन के नाम का नया फ़ॉर्मैट, संसाधन के पुराने नाम की जगह ले लेता है.

वेब और मोबाइल पर फ़ील्ड कहां मौजूद है

कैलेंडर इवेंट के 'कहां' फ़ील्ड में, अपने-आप जनरेट हुए संसाधन के नाम का नया फ़ॉर्मैट, संसाधन के पुराने नाम की जगह ले लेता है.

मोबाइल डिवाइसों पर सूचनाएं

मोबाइल या वेब पर मिलने वाली सूचनाओं में, अपने-आप जनरेट होने वाले नाम का नया फ़ॉर्मैट, संसाधन के पुराने नाम की जगह ले लेता है.

अपने संसाधनों, सुविधाओं, और बिल्डिंग को बदलें

अपने संसाधनों को अपडेट करने के तीन तरीके हैं:

  • एपीआई का इस्तेमाल करना—ज़्यादा जानकारी के लिए, resources.features, resources.buildings, और resources.calendars के लिए, Admin SDK Directory API पेज देखें.
  • Admin Console में जाकर एक-एक करके—ज़्यादा जानकारी के लिए, बिल्डिंग, सुविधाएं, और अन्य संसाधन सेट अप करना में जाकर, बिल्डिंग, सुविधाएं, और संसाधन जोड़ने के निर्देश पढ़ें.
  • CSV फ़ाइल डाउनलोड करना, उसमें बदलाव करना, और उसे अपलोड करना—नीचे दिए गए चरण देखें.

CSV फ़ाइल का इस्तेमाल करके संसाधनों में बदलाव करना

अगर आपके पास एडमिन की भूमिका है और आपको अपने खाते से जुड़ी इमारतों और संसाधनों को मैनेज करने के अधिकार मिले हैं, तो इन चरणों का इस्तेमाल करके अपने संगठन के संसाधनों को अपडेट करें.

पहला चरण: Admin console से CSV फ़ॉर्मैट में डाउनलोड करना

सबसे पहले, संसाधन की जानकारी को CSV फ़ाइल में डाउनलोड करें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डायरेक्ट्री इसके बाद बिल्डिंग और संसाधन इसके बाद खास जानकारी पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास बिल्डिंग और संसाधन से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. संसाधन मैनेजमेंट खोलें.
  3. डाउनलोड करें इसके बाद डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
  4. CSV फ़ाइल को सेव करें.

दूसरा चरण: CSV फ़ाइल में मौजूद डेटा को स्प्रेडशीट में इंपोर्ट करना

CSV फ़ाइल डाउनलोड करने के बाद, उसे किसी स्प्रेडशीट में इंपोर्ट करें.

  1. कोई खाली Google शीट खोलें और फ़ाइल > इंपोर्ट करें पर जाएं.
  2. डाउनलोड की गई CSV फ़ाइल पर जाएं और चुनें पर क्लिक करें.
  3. 'इंपोर्ट करें' विंडो में, अपनी पसंद के विकल्प चुनें. इसके बाद, डेटा इंपोर्ट करें पर क्लिक करें.

तीसरा चरण: किसी स्प्रेडशीट में संसाधनों में बदलाव करना

स्प्रेडशीट में दी गई जानकारी की समीक्षा करें. साथ ही, ऐसे फ़ील्ड नोट करें जिनमें कोई वैल्यू नहीं है और जो ज़रूरी शर्तों के मुताबिक नहीं हैं. इसके बाद, इस्तेमाल किए जाने वाले फ़ॉर्मैट में दी गई टेबल के हिसाब से उन्हें अपडेट करें.

ध्यान दें: संसाधन आईडी में बदलाव न करें. अगर आपने इसमें बदलाव किया, तो मौजूदा संसाधन को अपडेट करने के बजाय एक नया संसाधन बनाया जाएगा.

स्प्रेडशीट में बदलाव करना

  1. ऊपर के चरण में बनाई गई स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करें.
  2. ज़रूरत के मुताबिक फ़ील्ड में बदलाव करें.

    अहम जानकारी: स्प्रेडशीट में सुविधाओं की पहचान करने के लिए, सुविधा के नाम से पहले # लगाना ज़रूरी है. उदाहरण के लिए, #Whiteboard.

  3. बदलाव पूरा हो जाने पर, स्प्रेडशीट को CSV फ़ाइल के तौर पर सेव करें.

स्प्रेडशीट के उदाहरण

संसाधन आईडी&ast; संसाधन का नाम&ast; संसाधन की कैटगरी&ast; संसाधन किस तरह का है फ़्लोर का नाम&ast; क्षमता&ast; बिल्डिंग का आईडी&ast;
123 ऑडिटोरियम CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 जेम्स का ठिकाना अन्य लाउंज 4 5 82

&ast; ज़रूरी है

उपयोगकर्ता को दिखने वाला ब्यौरा ब्यौरा #Whiteboard #Phone
इसे admins@mycompany.com मैनेज करता है TRUE TRUE
जेम्स की असिस्टेंट से बुकिंग करने के लिए कहें इसे admins@mycompany.com मैनेज करता है FALSE FALSE

चौथा चरण: बदलाव करने के बाद CSV फ़ाइल अपलोड करना

स्प्रेडशीट में बदलाव करने के बाद, Calendar में बदलाव अपलोड किए जा सकते हैं.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डायरेक्ट्री इसके बाद बिल्डिंग और संसाधन इसके बाद खास जानकारी पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास बिल्डिंग और संसाधन से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. संसाधन मैनेजमेंट खोलें.
  3. माउस को जोड़ें पर ले जाएं. इसके बाद, अपलोड करें पर क्लिक करें.
  4. CSV फ़ाइल अटैच करें पर क्लिक करें और CSV फ़ाइल को अटैच करने के लिए बताया गया तरीका अपनाएं.
  5. अपलोड करें पर क्लिक करें.

इस्तेमाल किए जाने वाले फ़ॉर्मैट

अपनी स्प्रेडशीट में बदलाव करते समय, इन फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें.

सभी संसाधनों के लिए फ़ॉर्मैट

Calendar में बनाए गए संसाधनों के लिए, इस फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें.

प्रॉपर्टी का नाम ब्यौरा उदाहरण
संसाधन आईडी&ast;

जब कोई संसाधन बनाया जाता है, तब Google आपके लिए एक यूनीक रूम आइडेंटिफ़ायर जनरेट करता है.

(मौजूदा संसाधनों के लिए, इसमें बदलाव न करें या इसे न हटाएं)

 28AF38E
संसाधन का नाम&ast;

चैट रूम का छोटा नाम.

(सुझाए गए वर्णों की ज़्यादा से ज़्यादा संख्या 45)

 मधुमक्खी के छत्ते वाला कमरा
बिल्डिंग का आईडी&ast; यह बिल्डिंग आईडी, उस बिल्डिंग के लिए तय किए गए बिल्डिंग आईडी से पूरी तरह मेल खाना चाहिए जहां संसाधन मौजूद है. SF-MAIN
संसाधन की कैटगरी&ast;

कॉन्फ़्रेंस रूम: इसका इस्तेमाल, मीटिंग या कॉन्फ़्रेंस के लिए किया जाता है. यह फ़ोन बूथ जितना छोटा भी हो सकता है.

अन्य: ऐसे संसाधन जिनका इस्तेमाल मीटिंग के लिए नहीं किया जाता. उदाहरण के लिए, Jamboard, साइकल या कंपनी की कोई कार.

कैटगरी की जानकारी नहीं है: ऐसे संसाधन जो स्ट्रक्चर फ़ॉर्मैट के मुताबिक नहीं हैं

(नए संसाधनों के लिए, कॉन्फ़्रेंस रूम और अन्य का इस्तेमाल करें)

 CONFERENCE_ROOM
संसाधन किस तरह का है मौजूदा फ़ील्ड. जब संसाधन की कैटगरी को 'अन्य' पर सेट किया जाता है, तो इस फ़ील्ड को अपने-आप जनरेट होने वाले नाम में प्रीफ़िक्स के तौर पर जोड़ा जाता है. इससे कमरों और अन्य संसाधनों के बीच अंतर करने में मदद मिलती है. इससे संसाधन के टाइप को कैटगरी में बांटने में भी मदद मिलती है. उदाहरण के लिए: बाइक, वाहन, मां का कमरा या माइक्रोस्कोप. बाइक
फ़्लोर का नाम&ast;

फ़्लोर का नाम, इमारत में तय किए गए फ़्लोर के नाम से मेल खाना चाहिए.

(सुझाए गए वर्णों की ज़्यादा से ज़्यादा संख्या 15)

 10
क्षमता&ast; कमरे के लिए सुझाए गए लोगों की संख्या. एक धनात्मक पूर्णांक होना चाहिए. 4
फ़्लोर सेक्शन

इससे पता चलता है कि कमरा फ़्लोर पर कहां है.

(सुझाए गए वर्णों की ज़्यादा से ज़्यादा संख्या 15)

 A
उपयोगकर्ता को दिखने वाला ब्यौरा कमरे के बारे में जानकारी देने वाला ब्यौरा. यह ब्यौरा, लोगों को कमरे की जानकारी में दिखता है. ध्यान दें: यह ब्यौरा सिर्फ़ संसाधन बुक करते समय दिखता है. संसाधन चुनने या इवेंट सेव करने के बाद, यह ब्यौरा नहीं दिखता. फ़ोन एक्सटेंशन #4119
ब्यौरा आपके कमरे या संसाधन की जानकारी, जो ज़रूरी नहीं है. यह जानकारी, Admin console में आपकी जानकारी के लिए दिखती है.

room-admins@example.com ग्रुप के हर सदस्य के पास, कमरा बुक करने का अधिकार है

पूरब की ओर वाली बिल्डिंग
#सुविधा

सुविधाएं, किसी कमरे या संसाधन के एट्रिब्यूट या उपकरण होते हैं. जैसे:

  • ऑडियो से जुड़ी सुविधाएं: #Phone
  • वीडियो की सुविधाएं: #VC, #Cisco conferencing unit.
  • अन्य सुविधाएं: #व्हाइटबोर्ड, #व्हीलचेयर ले जाने की सुविधा, #संगठन से बाहर के मेहमान.
 TRUE
अपने-आप जनरेट हुआ नाम सिर्फ़ पढ़ने के लिए. यह तब जनरेट होता है, जब संसाधन की कैटगरी को Conference_room या Other पर सेट किया जाता है. SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

&ast; ज़रूरी है

इमारतों के लिए फ़ॉर्मैट

Calendar में बनाई गई बिल्डिंग के लिए, इस फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें.

प्रॉपर्टी का नाम ब्यौरा उदाहरण
बिल्डिंग का आईडी&ast; यह बिल्डिंग आईडी, बिल्डिंग के लिए तय किए गए बिल्डिंग आईडी से पूरी तरह मेल खाना चाहिए. SF-MAIN
इमारत का नाम बिल्डिंग का डिसप्ले नेम सैन फ़्रांसिस्को में मौजूद मुख्यालय
पता&ast; इमारतों के पते की जानकारी. इमारतों के पतों का फ़ॉर्मैट देखें. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
फ़्लोर&ast; इन्हें कॉमा लगाकर अलग किया जाना चाहिए और बढ़ते क्रम में सूची बनानी चाहिए. लॉबी, एम, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
ब्यौरा आपकी इमारत का ब्यौरा, जो ज़रूरी नहीं है. यह ब्यौरा, Admin console में आपकी जानकारी के लिए दिखता है. पूरब की ओर वाली बिल्डिंग
निर्देशांक

किसी इमारत का अक्षांश और देशांतर

 40.730610,
-73.935242

&ast; ज़रूरी है

लेगसी संसाधनों को मैनेज करना

अगर आपको अपने सभी ऐसेट को स्ट्रक्चर्ड ऐसेट में नहीं बदलना है, तो पक्का करें कि आपने लेगसी ऐसेट के लिए, ऐसेट का नाम रखने के तरीके से जुड़े नियमों का पालन किया हो. इससे उन्हें आसानी से पहचाना जा सकेगा और उनका इस्तेमाल किया जा सकेगा.

कॉन्फ़्रेंस रूम के संसाधन

कॉन्फ़्रेंस रूम के लिए सुझाया गया एक फ़ॉर्मैट यह है:

[शहर का नाम]-[बिल्डिंग]-[मंज़िल] [कमरे का नाम] ([कमरे की क्षमता]) [ऑडियो और वीडियो की सुविधाएं]

उदाहरण:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

यह कॉन्फ़्रेंस रूम, न्यूयॉर्क शहर में मौजूद बिल्डिंग 14 की 12वीं मंज़िल पर है. चैट रूम का नाम बोर्डरूम है. इसमें 15 लोगों के बैठने की जगह है. साथ ही, वीडियो कॉन्फ़्रेंस का साज़ो-सामान मौजूद है.

अन्य संसाधन

कॉन्फ़्रेंस रूम के अलावा, अन्य सभी तरह के संसाधनों को अलग-अलग दिखाने के लिए, हमारा सुझाव है कि आप इस फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें:

[(resource type)]-[city abbrev]-[building]-[floor or location]-[Audio and video features]

इस फ़ॉर्मैट में, रूम के अलावा अन्य सभी संसाधनों के नाम ' ( &#39 से शुरू होते हैं, ताकि उन्हें कॉन्फ़्रेंस रूम के साथ न मिलाया जाए. आम तौर पर, कमरे के अलावा अन्य सभी संसाधन, संसाधन की सूची में सबसे नीचे दिखते हैं.

मीटिंग के कमरे के अलावा अन्य संसाधनों के उदाहरण ब्यौरा
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 यह साइकल, लंदन में बिल्डिंग नंबर 43 की लॉबी में है. यह 'साइकल 1' है, न कि 'साइकल 2' या 'साइकल 3'.
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 यह वाहन लॉस ऐंजेलिस में है. यह एक Prius कार है, जो पार्किंग की जगह 4 में नॉर्थ पार्किंग लॉट की मुख्य इमारत में पार्क की गई है.