Google Calendar में, मीटिंग के लिए बुक किए गए कमरों की बुकिंग अपने-आप रद्द हो सकती है. ऐसा तब होता है, जब मीटिंग में शामिल होने वाले सभी लोगों में से सिर्फ़ एक व्यक्ति मीटिंग में शामिल होने की पुष्टि करता है. आपके पास रिलीज़ को पसंद के मुताबिक बनाने का विकल्प भी होता है. साथ ही, रिलीज़ से सिर्फ़ कुछ कमरों और उपयोगकर्ताओं को बाहर रखा जा सकता है. जब कोई कमरा रिलीज़ किया जाता है, तो मीटिंग के आयोजक को ईमेल से इसकी सूचना मिलती है.
सलाह: रूम इनसाइट डैशबोर्ड का इस्तेमाल करके, अपने संगठन के लिए रूम रिलीज़ का विश्लेषण करें. इस डैशबोर्ड की मदद से, कमरे की बुकिंग रद्द करने के बाद उपलब्ध हुए कुल घंटे, फिर से बुक किए गए घंटे, और बुकिंग रद्द न किए जा सके घंटों की जानकारी देखी जा सकती है. ज़्यादा जानें
कमरे की रिलीज़ चालू या बंद करना
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री बिल्डिंग और संसाधन कमरे की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- अस्वीकार किए गए इवेंट के लिए, कमरों की बुकिंग अपने-आप रद्द हो के लिए, चालू करें या बंद करें पर क्लिक करें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
कमरों या उपयोगकर्ता ग्रुप को, कमरे की बुकिंग अपने-आप रद्द होने की सुविधा से बाहर रखना
किसी रूम को शामिल न करना
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री बिल्डिंग और संसाधन संसाधन मैनेज करें पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- रूम के संसाधन के नाम पर क्लिक करें.
- रूम की सेटिंग सेक्शन में जाकर, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें. - कमरे की बुकिंग अपने-आप रद्द न हो के लिए, चालू है को चुनें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
किसी उपयोगकर्ता ग्रुप को बाहर रखना
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री बिल्डिंग और संसाधन कमरे की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- ग्लोबल रूम सेटिंग सेक्शन में जाकर, डाउन ऐरो पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ता ग्रुप के लिए, कमरे की बुकिंग अपने-आप रद्द न हो के लिए, ग्रुप में बदलाव करें पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ता ग्रुप डालें और सेव करें पर क्लिक करें.
कमरे की बुकिंग अपने-आप रद्द होने की समस्या ठीक करना
कमरे और आयोजक के लिए अपवाद सेट करके, कमरे की अनचाही रिलीज़ को कम किया जा सकता है. Google Calendar में, मीटिंग के लिए सही समय और जगह चुनने में मदद करने वाली सुविधा शामिल है. हालांकि, मीटिंग के लिए कमरों और उपयोगकर्ता ग्रुप का चुनाव करना ज़रूरी है.
ऐसी स्थितियां जब Calendar, कमरों की बुकिंग रद्द नहीं करता
- मेहमान, मीटिंग शुरू होने से 10 मिनट पहले मीटिंग अस्वीकार करते हैं.
- मीटिंग को अगले 30 मिनट में शुरू होने के लिए सेट अप किया गया है.
- कमरा, सीधे तौर पर कमरे के कैलेंडर में बुक किया जाता है.
- मीटिंग की अवधि चार घंटे से ज़्यादा हो.
- कमरे में 20 से ज़्यादा लोग ठहर सकते हैं.
- कमरे की बुकिंग पहले रद्द कर दी गई थी. इसके बाद, उसी मीटिंग के लिए कमरे को फिर से जोड़ा गया.
- आयोजक के अलावा कोई मेहमान नहीं है या बाहरी मेहमान हैं.
- मीटिंग को सेकंडरी कैलेंडर पर बुक किया गया हो.
- कमरा बड़ा है या इसे किसी बड़ी मीटिंग या इवेंट के लिए बुक किया गया है.
ध्यान दें: यह कमरों को रिलीज़ करने से जुड़े सभी फ़ैक्टर की पूरी सूची नहीं है. साथ ही, कमरों को रिलीज़ करने का लॉजिक बदल सकता है.
रिलीज़ करने के लिए कमरे चुनें
- इसका इस्तेमाल अक्सर अहम कर्मचारी करते हैं. जैसे, सीईओ का निजी कमरा.
- इसका इस्तेमाल कारोबार से जुड़े अहम कामों के लिए किया जाता है. जैसे, कर्मचारियों की भर्ती करना, क्लाइंट के साथ मीटिंग करना या खास इवेंट आयोजित करना.
- ज़्यादातर कर्मचारियों के लिए पाबंदी है.
- इसका इस्तेमाल संगठन से बाहर के उन मेहमानों के लिए किया जाता है जिन्हें इवेंट का न्योता नहीं भेजा गया है.
रूम के आयोजक चुनें
- वीआईपी कर्मचारियों के लिए मीटिंग बनाएं.
- अक्सर दूसरों के लिए मीटिंग बुक करता है, लेकिन उसमें शामिल नहीं होता.
- बड़े अधिकारी हैं.
- कारोबार के लिए ज़रूरी और बाहरी लोगों के साथ होने वाली मीटिंग सेट अप करना.