אישור או חסימה של התחלות מותאמות אישית ושלבים ב-Google Workspace

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard,‏ חבילת Teaching and Learning ו-Education Plus. התכונה הזו תומכת בתוספים הבאים: Google AI Pro for Education. 

תכונה זו נמצאת בתצוגה מקדימה מוגבלת.

שלבים מותאמים אישית ב-Google Workspace הם שלבים שנוצרו על ידי מפתחים בארגון שלכם או על ידי צדדים שלישיים. השלבים האלה יכולים לעזור לתהליכים של המשתמשים לפעול בצורה טובה יותר עם המערכות הקיימות בארגון. עם זאת, משתמשים יכולים להוסיף משתנים לשלבים מותאמים אישית, שיכולים לשתף את נתוני הארגון עם גורמים חיצוניים או עם מפתח השלב המותאם אישית (לדוגמה, בתוכן של הודעת צ'אט ב-Gmail או ב-Chat, במסמך ב-Drive או בפרטי אירוע מיומן).

בדף הזה מוסבר איך אפשר לקבוע מי יכול להשתמש בשלבים מותאמים אישית ובשלבים מותאמים אישית שלא פורסמו (גרסת בדיקה), וגם אילו שלבים מותאמים אישית יהיו זמינים.

מידע על שלבים מותאמים אישית ושלבי התחלה מותאמים אישית שלא פורסמו

לפני שמתחילים מותאמים אישית ושלבים מותאמים אישית מתפרסמים ב-Google Workspace Marketplace, הם נבדקים ומופעלים מפריסת בדיקה. כל משתמש ששיתפתם איתו את Google Apps Script יכול גם להתקין את גרסת הבדיקה של האפליקציה. מידע נוסף על בדיקה וניפוי באגים בתוספים ל-Workspace

אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים שלכם יוכלו להשתמש בשלבים מותאמים אישית שלא פורסמו. הגבלת הגישה מאפשרת למנוע ממשתמשים ליצור מחדש שלבים חסומים, או לבחור מי יכול להשתמש בשלבים מותאמים אישית ולבדוק אותם.

בחירת המשתמשים שיכולים להשתמש בהודעות פתיחה ושלבים בהתאמה אישית ולבדוק אותם

אתם יכולים לאפשר למשתמשים שלכם לבדוק שלבים בהתאמה אישית שלא פורסמו ב-Google Workspace Marketplace. אתם יכולים גם להגביל את המשתמשים רק לשלבים שפורסמו וקיבלו אישור שלכם, או להגביל את השימוש בשלבים מותאמים אישית לחלוטין. הגבלת הגישה מאפשרת למנוע ממשתמשים ליצור מחדש שלב חסום ולהשתמש בפריסת בדיקה כדי לעקוף את ההגדרה הזו.

לפני שמפרסמים שלבים ושלבים ראשוניים בהתאמה אישית, הם נבדקים ומוגדרים מאותה פריסת בדיקה. כל משתמש ששיתפתם איתו את Google Apps Script יכול גם להתקין את גרסת הבדיקה של האפליקציה. מידע נוסף על בדיקה וניפוי באגים בתוספים ל-Workspace

לפני שמתחילים: אם צריך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Workspace Studio.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות של שלבים מותאמים אישית.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או קבוצת משתמשים (מתקדם). איך עושים את זה הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. בוחרים אפשרות:

    • מושבתת – הגדרת ברירת המחדל. רצפי פעולות לא יכללו שלבים מותאמים אישית. רצפי פעולות שכללו בעבר שלבים מותאמים אישית לא יפעלו יותר.

    • מופעל – רצפי פעולות יכולים לכלול שלבים מותאמים אישית שפורסמו וקיבלו אישור שלכם.

      מסמנים את התיבה לאפשר לכלול שלבים מותאמים אישית שלא פורסמו (בדיקה) כדי לאפשר למשתמשים לבדוק שלבים מותאמים אישית שלא פורסמו ולשתף אותם עם אחרים.

      כדי להגדיר דרישות לאישור, אפשר לעיין במאמר דרישת אישור להפעלת תהליכי עבודה.

      הערה: הגדרות הגישה לנתונים חלות על שלבים שלא פורסמו, אבל אי אפשר לנהל את השלבים האלה ב-Google Workspace Marketplace.

  5. לוחצים על שמירה.

ניהול הזמינות של שלבים מותאמים אישית

כשמאשרים שימוש בשלבים ובתבניות מותאמות אישית, אפשר לקבוע אילו תבניות ושלבים יהיו זמינים לשימוש ברצפי פעולות, ולאילו נתונים תהיה להם גישה.

התקנת שלבים ונקודות התחלה בהתאמה אישית מתבצעת דרך Google Workspace Marketplace. הניהול שלהם זהה לניהול של כל תוסף ל-Google Workspace שפורסם ב-Marketplace. אתם יכולים: