Google Workspace Studio を使用すると、ユーザーは Gmail、ドライブ、Chat などの Google Workspace アプリやサードパーティ サービスで、ルーティン ワークタスクを自動化する「フロー」を作成できます。Gemini にアクセスできるユーザーは、実行したい操作を説明してフローを作成できます。
フローは、ユーザーに代わってメールの作成、ファイルの作成と更新、タスクの作成などを行うことができます。フローが正しく構成されていないと、データが意図せず編集または削除されたり、過剰な通知が送信されたりする可能性があります。管理者は、ポリシーとモニタリングを通じてこれらのリスクを管理できます。
このガイドでは、管理者が Workspace Studio を構成、サポート、管理して、セキュリティと制御を維持しながら生産性を最大限に高めるためのベスト プラクティスについて説明します。
ステップ 1. 組織向けに Workspace Studio を設定する
ユーザーが Workspace Studio を使用する前に、アクセスとガードレールを構成して、フローが想定どおりに動作し、データが安全に保たれるようにすることをおすすめします。
1. Studio へのアクセスを管理する
- 設定の場所: 管理コンソール
メニュー アイコン [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio]。 - 対応: 該当する組織部門とグループの [サービスのステータス] が [オン] に設定されていることを確認します。
- 推奨事項: Studio へのアクセスを無効にした子組織部門を作成します。これにより、ユーザーをその組織部門にすばやく移動して、所有しているフローを停止できます。
詳細: 組織で Google Workspace Studio を有効または無効にする
2. Studio の機能へのアクセスを管理する
ユーザーが Gemini を使用してフローを作成できるかどうか、フローで AI を活用したステップを使用できるかどうか、他の Workspace サービスのステップを使用できるかどうか、統合またはカスタム ステップを使用できるかどうかを制御できます。
推奨事項:
- Gemini for Google Workspace にアクセスできるユーザーが Studio で Gemini の機能を使用できるようにします。
- ユーザーがアクセスできる Workspace サービスのステップを使用できるようにします。サービスに対する不正使用のリスクがある場合にのみ、手順をブロックします。
- Google Workspace Marketplace の許可リストを使用して、ユーザーが使用できるインテグレーションと公開されたカスタム ステップを管理します。
詳細な手順: Workspace Studio の手順とスターターへのアクセスを管理する
3. フローを共有できるユーザーを管理する
管理者が社内でのユーザー間でのフローの共有を許可すると、ユーザーは総合的な生産性の向上に役立つフローを共有して、他のユーザーが同じフローを再作成する時間を節約できます。
- 共有の仕組み: ユーザーがフローを共有すると、受信者はリンクをクリックしてフローのコピーを取得します。コピーには、入力したテキスト、メールアドレス、ドライブ内のファイルへのリンクなど、所有者の設定が含まれます。受信者は、メールやドライブ ファイルなどのオーナーの非公開データにはアクセスできません。アクセスできるのは、すでにアクセス権があるコンテンツのみです。
- 設定の場所: 管理コンソール [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio] [共有設定]。
- 推奨事項: 信頼できる組織部門とグループに対して共有を許可し、標準化されたフロー テンプレートを配布できるようにします。
詳細: Workspace Studio でフローを共有できるようにする
4. アラートを設定する
アクティビティ ルールを作成すると、次のような特定の Studio アクティビティについて通知を受け取ることができます。
高頻度アラート: ループしている可能性のあるフローや過剰に実行されているフローを検出します。
- 条件: イベントが [Start run] の [ルールのログのイベント] のルールを作成します。
- しきい値: 1 時間でカウントが 100 を超えた場合にアラートを送信するようにルールを設定します。
- 対応: すべての管理者にメールを送信します。
AI 使用状況アラート: 自動化での生成 AI の使用状況をモニタリングします。
- 条件: ステップ名に「Gemini に質問」が含まれるルールを作成します。必要に応じて、他の AI 搭載ステップも追加します。利用可能なステップの一覧については、Workspace Studio のスターターとステップに関するガイドをご覧ください。
- 対応: 特権管理者に通知を送信します。
詳細: Workspace Studio のアクティビティ アラートを設定する
ステップ 2. ユーザーをサポートする
ユーザーがフローを作成し、制限を理解し、フローのトラブルシューティングを行えるようサポートします。
1. スタートガイド
- ユーザーに studio.workspace.google.com をご案内して、最初のフローを作成していただきます。
- フローの作成とステップの使用に関するチュートリアルについては、Workspace Studio ヘルプセンターをご覧ください。
2. 上限について
Workspace Studio では、次の上限が適用されます。
- フローの上限: ユーザーが作成できるフローの数は、アクティブなフローと停止中のフローを含めて最大 100 個です。
- ステップの上限: フローには最大 20 個のステップを設定できます。
- Gmail 開始条件: 新しいメールから開始できるアクティブなフローは 25 個までです。
- 1 日あたりの実行数: ユーザーあたりの 1 日あたりの合計フロー実行数には上限があります。この上限に達すると、次の 24 時間サイクルまで、すべてのフローが一時停止します。この間、フローは新しい実行を開始しません。
詳細: Google Workspace Studio の上限について
3. 一般的な問題のトラブルシューティング
Workspace Studio でユーザーが遭遇する可能性のある一般的な問題について説明します。
- 管理者向けガイド: ユーザーの Workspace Studio のトラブルシューティング
- ユーザー向けヘルプ: フローに関する問題のトラブルシューティング
ステップ 3. Studio のアクティビティをモニタリングして管理する
フロー アクティビティを調査して制御するための堅牢なツールが用意されています。
1. アクティビティを調査する
監査と調査ツールまたはセキュリティ調査ツールを使用して、フローの実行内容を確認します。
- データソース: [ルールのログのイベント] を選択します。
- フィルタ: [アクター]（ユーザーのメールアドレス）、[フロー ID]、[イベント]、[ステップ名] などでフィルタできます。
- ユースケース: 1 分間に数回 Ask Gemini ステップを実行するフローのオーナーを見つける。
2. フローを停止する
フローが不安定な場合は、フローを停止できます。いくつかの方法があります。
- オプション 1 - ユーザーが停止する。フローをオフにするか、設定を編集するようお客様に伝えます。
- オプション 2 - サポートが停止する
- 調査ツールを使用して、問題のあるフローのフロー ID を取得します。
- Google Workspace サポートに連絡してフロー ID を伝え、停止を依頼します。
- オプション 3 - 緊急停止
- Studio へのアクセスが無効になっている組織部門にユーザーを移動します。
- これにより、そのユーザーのすべてのフローが直ちに停止します。
詳細: 管理者として Workspace Studio フローを停止する