Google Workspace Studio を使用すると、ユーザーは Gmail、ドライブ、Chat などの Google Workspace アプリやサードパーティ サービスにまたがるルーティン ワークタスクを自動化する「フロー」を作成できます。Gemini にアクセスできるユーザーは、実行したい内容を記述してフローを構築できます。
フローは、ユーザーに代わってメールの作成、ファイルの作成と更新、タスクの作成などを行うことができます。フローの設定が不適切な場合、意図せずデータを編集または削除したり、過剰な通知を送信したりする可能性があります。管理者は、ポリシーとモニタリングを通じてこれらのリスクを管理できます。
このガイドでは、管理者が Workspace Studio を設定、サポート、管理して、セキュリティと制御を維持しながら生産性を最大限に高めるためのベスト プラクティスについて説明します。
ステップ 1. 組織向けに Workspace Studio を設定する
ユーザーが Workspace Studio を使用できるようにする前に、アクセスとガードレールを設定して、フローが想定どおりに動作し、データが安全に保たれるようにすることをおすすめします。
1. Studio へのアクセスを管理する
- 設定を見つける: 管理コンソール
メニュー [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio]。 - 操作: 適切な組織部門とグループで [サービスのステータス] が [オン] に設定されていることを確認します。
- 推奨事項: Studio へのアクセスが無効になっている子組織部門を作成します。これにより、ユーザーをその組織部門にすばやく移動して、所有するフローを停止できます。
詳細: 組織で Google Workspace Studio を有効または無効にする
2. Studio の機能へのアクセスを管理する
ユーザーが Gemini を使用してフローを作成できるかどうか、フローで AI を活用したステップを使用できるかどうか、他の Workspace サービスのステップを使用できるかどうか、統合またはカスタム ステップを使用できるかどうかを管理できます。
推奨事項:
- Gemini for Google Workspace にアクセスできるユーザーが、Studio で Gemini 機能を使用できるようにします。
- アクセスできる Workspace サービスのステップをユーザーが使用できるようにします。サービスのステップをブロックするのは、不正使用のリスクがある場合に限ります。
- Google Workspace Marketplace の許可リストを使用して、ユーザーが使用できる統合と公開されたカスタム ステップを管理します。
詳細な手順: Workspace Studio の手順とスターターへのアクセスを管理する
3. フローを共有できるユーザーを管理する
管理者が社内でのユーザー間でのフローの共有を許可すると、ユーザーは総合的な生産性の向上に役立つフローを共有して、他のユーザーが同じフローを再作成する時間を節約できます。
- 共有の仕組み: ユーザーがフローを共有すると、受信者はリンクをクリックしてフローの コピーを取得します。コピーには、入力したテキスト、メールアドレス、ドライブ内のファイルへのリンクなど、所有者の設定が含まれます。受信者は、メールやドライブ ファイルなどの所有者の非公開データにはアクセスできません。アクセスできるのは、すでにアクセス権を持っているコンテンツのみです。
- **設定を見つける:** 管理コンソール [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio] [共有設定]。
- 推奨事項: 信頼できる組織部門とグループの共有を許可して、標準化されたフロー テンプレートを配布できるようにします。
詳細: Workspace Studio でフローを共有できるようにする
4. アラートを設定する
アクティビティ ルールを作成すると、次のような特定の Studio アクティビティについて通知を受け取ることができます。
高頻度アラート: ループしている可能性のあるフローや、過剰に実行されているフローを検出します。
- 条件: イベントが [実行を開始] である [ルールのログのイベント] のルールを作成します。
- しきい値: [1 時間] にカウントが [100] を超えた場合にアラートが送信されるようにルールを設定します。
- 操作: すべての管理者にメールを送信します。
AI 使用量アラート: 自動化での生成 AI の使用状況をモニタリングします。
- 条件: [**ステップ名**] に 「**Gemini に相談**」 が含まれるルールを作成します。必要に応じて、他の AI を活用したステップも追加します。利用可能なすべてのステップの一覧については、Workspace Studio の開始条件とステップに関するガイドをご覧ください。
- 操作: 特権管理者に通知を送信します。
方法: Workspace Studio のアクティビティ アラートを設定する
ステップ 2. ユーザーをサポートする
ユーザーがフローを作成し、上限を理解し、フローのトラブルシューティングを行えるようにサポートします。
1. ご利用にあたって
- ユーザーに studio.workspace.google.com にアクセスして最初のフローを作成するよう指示します。
- ユーザーにWorkspace Studio ヘルプセンターで、フローの作成とステップの使用に関するチュートリアルを確認するよう促します。
2. 上限について
Workspace Studio には、次の上限が適用されます。
- フローの上限: ユーザーが作成できるフローは最大で 100 個 です（有効なフローと停止したフローを含む）。
- ステップの上限: 1 つのフローに指定できるステップは最大 20 個 です。
- Gmail 開始条件:新しいメールから開始できる 有効なフロー は 25 個 以内にする必要があります。
- 1 日の実行回数: ユーザーあたりのフローの合計実行回数には 1 日の上限があります。ユーザーがこの上限に達すると、次の 24 時間サイクルまで、すべてのフローが一時停止します。その間、フローは新しい実行を開始しません。
詳細: Google Workspace Studio の上限について
3. 一般的な問題のトラブルシューティング
ユーザーが Workspace Studio で発生する可能性のある一般的な問題について理解しておきましょう。
- 管理者向けガイド: ユーザーの Workspace Studio のトラブルシューティング
- ユーザー向けヘルプ: フローに関するトラブルシューティング
ステップ 3. Studio アクティビティをモニタリングして管理する
フロー アクティビティを調査して制御するための強力なツールが用意されています。
1. アクティビティを調査する
監査ツールと調査ツールまたはセキュリティ調査ツールを使用して、フローの実行内容を確認します。
- データソース: [ルールのログのイベント] を選択します。
- フィルタ: アクター（ユーザーのメール）、フロー ID、イベント、ステップ名などでフィルタできます。
- ユースケース: 1 分間に数回 [Gemini に相談] ステップを実行するフローの所有者を特定します。
2. フローを停止する
フローが不安定な動作をしている場合は、停止できます。対処方法はいくつかございます。
- オプション 1 - ユーザーが停止する。ユーザーにフローをオフにするか、設定を編集するよう依頼します。
- オプション 2 - サポートが停止する
- 調査ツールを使用して、問題のあるフローのフロー ID を取得します。
- Google Workspace サポートに連絡してフロー ID を伝え、停止を依頼します。
- オプション 3 - 緊急停止
- ユーザーを、Studio へのアクセスが無効になっている組織部門に移動します。
- これにより、そのユーザーのすべてのフローが直ちに停止します。
方法: 管理者として Workspace Studio フローを停止する