Cuando creas y ejecutas flujos automatizados en Google Workspace Studio, la seguridad y la privacidad de los datos están integradas de forma predeterminada. Workspace Studio usa un modelo de identidad con privilegios mínimos, lo que significa que los flujos automatizados ejecutan tareas en segundo plano usando solo los permisos mínimos necesarios para realizar cada acción individual, en lugar de tener un acceso amplio y sin restricciones a toda la Cuenta de Google del usuario.
Para configurar tu automatización de forma segura y mantener la visibilidad de cómo se accede a los datos de tu organización, usa esta guía para identificar los permisos necesarios para cada paso de un flujo. En esta página, se proporciona una asignación de cada tipo de paso de flujo y sus permisos de autorización abierta (OAuth) requeridos.
Cómo afectan los permisos de OAuth tu uso de Studio
Cuando usas Workspace Studio, los permisos de OAuth afectan la forma en que creas, ejecutas y administras tus flujos de las siguientes maneras:
- Autorización única: La primera vez que agregues un paso que interactúe con un servicio de Google (como Gmail o Google Drive), recibirás una notificación de acceso con Google. Esto autoriza el permiso específico para ese paso, de modo que el flujo se pueda ejecutar de forma independiente en segundo plano.
- Ejecución asíncrona en segundo plano: Después de activar un flujo, este se ejecuta de forma asíncrona en la infraestructura de Google. El flujo realiza tareas (como programar un evento de calendario o escribir un borrador) usando solo los permisos específicos que aprobaste, incluso cuando no accediste activamente.
- Supervisión centralizada de administradores: Como administrador, puedes ver todos los flujos activos en tu organización con el parámetro de configuración Administración de acceso de agentes en la Consola del administrador. Puedes pausar flujos específicos o segmentar y restringir permisos de OAuth individuales (como quitar el acceso a Drive y dejar Gmail activo) para mantener la seguridad de los datos de tu organización. Más información
Soluciona problemas de permisos insuficientes
Si un flujo no se ejecuta y muestra un error de "Permisos insuficientes" o "Se produjo un error" en el registro de actividad, verifica lo siguiente:
- Vuelve a autorizar tu flujo: Abre el flujo en el compilador, haz clic en Guardar cambios y sigue las indicaciones del cuadro de autorización para actualizar los tokens de OAuth vencidos o faltantes.
- Bloqueos del Acceso adaptado al contexto (CAA): Si tu organización aplica de forma estricta las políticas de dispositivos o IP, a veces se pueden bloquear las ejecuciones de flujos en segundo plano. Asegúrate de que el ID de cliente principal de Workspace Studio esté exento de las restricciones de CAA.
Pasos del flujo y permisos de OAuth obligatorios
En esta tabla, se describen los pasos estándar de Workspace Studio y los permisos de OAuth que cada paso requiere para ejecutarse tras bambalinas.
| Nombre del paso | Configuración y alcance |
|---|---|
| Pasos de IA de Studio | |
| Primitivas de AIP (Preguntarle a Gemini, Preguntarle a una Gem, Crear con Gemini, Deep Research, Resumir correos electrónicos no leídos, Extraer, Decidir, Resumir) | https://www.googleapis.com/auth/drive https://www.googleapis.com/auth/documents https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets https://www.googleapis.com/auth/cloud_search.query |
| General y utilidades | |
| Según una programación | N/A |
| Enviar webhook | N/A (externo de terceros) |
| Verificar condición | N/A (lógica interna) |
| Cómo filtrar una lista | N/A (lógica interna) |
| Gmail | |
| Cuando recibo un correo electrónico | https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly https://www.googleapis.com/auth/gmail.event_trigger https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger |
| Notificarme por correo electrónico | https://www.googleapis.com/auth/gmail.send https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Cómo enviar un correo electrónico | https://www.googleapis.com/auth/gmail.send https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Cómo redactar un borrador de correo electrónico | https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose https://www.googleapis.com/auth/gmail.send https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Cómo reenviar un correo electrónico | https://www.googleapis.com/auth/gmail.send https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Redactar una respuesta | https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Cómo responder un correo electrónico | https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Cómo agregar o quitar etiquetas | https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Marcar como leído o no leído | https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Destacar o dejar de destacar | https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Archivar (o borrar) | https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly |
| Google Chat | |
| Cuando alguien se une a un espacio | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces |
| Cuando reciba un mensaje de chat | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces |
| Cuando me mencionen | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces |
| Cuando se agregue una reacción con emoji | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces |
| Notificarme en Chat | https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.create https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.app https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships |
| Enviar espacio de Chat | https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.create https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces.create https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces |
| Enviar a otras personas | https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.create https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.app https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships |
| Cómo responder un mensaje | https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.create https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.app https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships |
| Hojas de cálculo de Google | |
| Cuando cambia la hoja | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Agrega una fila | https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Actualizar filas | https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Borrar filas | https://www.googleapis.com/auth/spreadsheet https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Obtener el contenido de la hoja | https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Documentos de Google | |
| Crea un documento de Google | https://www.googleapis.com/auth/drive.file https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly https://www.googleapis.com/auth/documents https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Agrega a un documento | https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly https://www.googleapis.com/auth/documents https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Calendario de Google y Tasks | |
| A partir de una reunión | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly |
| Crear tarea | https://www.googleapis.com/auth/tasks |
| Crear evento | https://www.googleapis.com/auth/calendar.events |
| Agrega invitados. | https://www.googleapis.com/auth/calendar.events |
| Google Drive | |
| Cuando se agregue un elemento a una carpeta | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.file https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Cuando se edite un archivo | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Cuando se edite un elemento de una carpeta | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.file https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly |
| Mover archivo | https://www.googleapis.com/auth/drive https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Copiar archivo | https://www.googleapis.com/auth/drive https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Cómo guardar archivos adjuntos | https://www.googleapis.com/auth/drive.file https://www.googleapis.com/auth/drive https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Cómo crear una carpeta | https://www.googleapis.com/auth/drive https://www.googleapis.com/auth/drive.file https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Google Meet | |
| Cuándo se envían las notas de la reunión | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/drive.meet.readonly https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.created https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly |
| Formularios de Google | |
| Cuando llegue una respuesta al formulario | https://www.googleapis.com/auth/workspace.workflows.trigger https://www.googleapis.com/auth/forms.responses.readonly https://www.googleapis.com/auth/forms.body.readonly https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly (solo para la compatibilidad con archivos de DLP en Formularios) |
| NotebookLM | |
| Agregar fuente a NotebookLM | https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |
| Preguntarle a NotebookLM | https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly |