Comienza a usar Workspace Studio: Guía de configuración para administradores

Google Workspace Studio permite que los usuarios creen "flujos" que automatizan tareas de trabajo rutinarias en las apps de Google Workspace, como Gmail, Drive y Chat, y en servicios externos. Los usuarios con acceso a Gemini pueden crear flujos describiendo lo que quieren hacer.

Los flujos pueden actuar en nombre de los usuarios, redactar correos electrónicos, crear y actualizar archivos, crear tareas y mucho más. Los flujos mal configurados podrían editar o borrar datos de forma involuntaria, o enviar notificaciones excesivas. Los administradores pueden administrar estos riesgos a través de políticas y supervisión.

En esta guía, se proporcionan prácticas recomendadas para que los administradores configuren, admitan y administren Workspace Studio para maximizar la productividad y, al mismo tiempo, mantener la seguridad y el control.

Paso 1. Configura Workspace Studio para tu organización

Antes de permitir que los usuarios usen Workspace Studio, te recomendamos que configures el acceso y las barreras de protección para garantizar que los flujos se comporten como se espera y que los datos permanezcan seguros.

1. Administra el acceso a Studio

  • Dónde encontrar el parámetro de configuración: Consola del administrador y luego Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.
  • Acción: Verifica que el Estado del servicio esté configurado como ACTIVADO para las unidades organizativas y los grupos correspondientes.
  • Recomendación: Crea una unidad organizativa secundaria que tenga desactivado el acceso a Studio. Esto te permite mover rápidamente a un usuario a ella para detener un flujo que le pertenece.

Más información: Activa o desactiva Google Workspace Studio para tu organización

2. Administra el acceso a las funciones de Studio

Puedes controlar si los usuarios pueden usar Gemini para crear flujos, usar pasos potenciados por IA en sus flujos, usar pasos para otros servicios de Workspace y usar integraciones o pasos personalizados.

Recomendaciones:

  • Permite que los usuarios que tienen acceso a Gemini para Google Workspace usen las funciones de Gemini en Studio.
  • Permite que los usuarios usen pasos para los servicios de Workspace a los que pueden acceder. Solo bloquea los pasos de un servicio si existe el riesgo de abuso.
  • Usa la lista de entidades permitidas de Google Workspace Marketplace para controlar qué integraciones y pasos personalizados publicados pueden usar los usuarios.

Instrucciones detalladas: Administra el acceso a los pasos y activadores en Workspace Studio

3. Administra quién puede compartir flujos

Cuando permites que las personas compartan flujos con otras personas de forma interna, pueden compartir flujos útiles que aumentan la productividad general y ahorran tiempo a otras personas que no tienen que volver a crear los mismos flujos.

  • Cómo funciona el uso compartido: Cuando un usuario comparte un flujo, el destinatario hace clic en un vínculo para obtener una copia del flujo. La copia incluye la configuración del propietario, como el texto que ingresó, las direcciones de correo electrónico y los vínculos a los archivos de Drive. El destinatario no obtiene acceso a los datos privados del propietario, como los correos electrónicos o los archivos de Drive, solo al contenido al que ya puede acceder.
  • Dónde encontrar el parámetro de configuración: Consola del administrador y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio y luego Configuración de uso compartido
  • Recomendación: Permite el uso compartido para unidades organizativas y grupos de confianza para que puedan distribuir plantillas de flujo estandarizadas.

Más información: Permite que las personas compartan flujos en Workspace Studio

4. Configura alertas

Puedes crear reglas de actividad para que se te notifique sobre actividades específicas de Studio, como las siguientes:

  • Alerta de alta frecuencia: Detecta flujos que podrían estar en bucle o ejecutándose en exceso.

    • Condición: Crea una regla para Eventos de registro de reglas en la que el evento sea Iniciar ejecución.
    • Umbral: Configura la regla para que se active una alerta si el recuento supera 100 en 1 hora.
    • Acción: Envía un correo electrónico a todos los administradores.

  • Alerta de uso de IA: Supervisa el uso de IA generativa en las automatizaciones.

    • Condición: Crea una regla en la que Nombre del paso contenga "Preguntarle a Gemini" y, de manera opcional, otros pasos potenciados por IA. Para obtener una lista de todos los pasos disponibles, consulta la Guía de activadores y pasos en Workspace Studio.
    • Acción: Envía una notificación al administrador avanzado.

Cómo hacerlo: Configura alertas de actividad para Workspace Studio

Paso 2. Brinde asistencia a sus usuarios

Ayuda a tus usuarios a crear flujos, comprender los límites y solucionar problemas relacionados con sus flujos.

1. Cómo comenzar

2. Comprende los límites

Workspace Studio aplica los siguientes límites:

  • Límite de flujos: Los usuarios pueden crear un máximo de 100 flujos, incluidos los activos y los detenidos.
  • Límite de pasos: Un flujo puede tener un máximo de 20 pasos.
  • Activador de Gmail: No se puede iniciar con correos electrónicos nuevos una cantidad superior a 25 flujos activos.
  • Ejecuciones diarias: Existe un límite diario en las ejecuciones totales de flujos por usuario. Si un usuario alcanza este límite, todos los flujos se pausarán hasta el siguiente ciclo de las 24 horas. Durante ese tiempo, los flujos no inician ejecuciones nuevas.

Más información: Conoce los límites de Google Workspace Studio

3. Cómo solucionar problemas comunes

Familiarízate con los problemas más comunes que los usuarios pueden encontrar en Workspace Studio.

Paso 3: Supervisa y administra la actividad de Studio

Tienes herramientas sólidas para investigar y controlar la actividad de los flujos.

1. Investiga la actividad

Usa la herramienta de auditoría e investigación o la herramienta de investigación de seguridad para revisar lo que hicieron los flujos.

  • Fuente de datos: Selecciona Eventos de registro de reglas.
  • Filtros: Puedes filtrar por Actor (correo electrónico del usuario), ID de flujo, Evento, Nombre del paso y mucho más.
  • Caso de uso: Busca al propietario de un flujo que ejecuta un paso de Preguntarle a Gemini varias veces por minuto.

Más información: Eventos de registro de Workspace Studio

2. Detén un flujo

Si un flujo se comporta de forma errática, puedes detenerlo. Tienes algunas opciones:

  • Opción 1: El usuario lo detiene. Pídele al usuario que desactive el flujo o edite su configuración.
  • Opción 2: El equipo de asistencia lo detiene
    1. Usa una herramienta de investigación para obtener el ID de flujo del flujo problemático.
    2. Comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace y proporciona el ID de flujo para que lo detengan.
  • Opción 3: Detención de emergencia
    1. Mueve al usuario a una unidad organizativa que tenga desactivado el acceso a Studio.
    2. Esto detiene todos los flujos de ese usuario de inmediato.

Cómo hacerlo: Detén un flujo de Studio de Workspace como administrador