Requisiti e consigli per la configurazione
- Per completare i passaggi di questa guida, devi essere un super amministratore di Google Workspace della tua organizzazione.
- Per essere un amministratore di Vault, devi disporre di una licenza Google Workspace che includa Google Vault. Se la tua licenza Google Workspace non include Vault, dovrai acquistare una licenza del componente aggiuntivo Google Vault. Scopri di più sul componente aggiuntivo Google Vault.
- Verifica che la tua organizzazione non gestisca l'archiviazione di email e messaggi di chat. Se questa funzionalità è configurata in modo da eliminare automaticamente i messaggi, interferirà con le regole di conservazione di Vault. Accedi alla Console di amministrazione e modifica l'impostazione in Non eliminare automaticamente i messaggi email e le chat.
- Valuta l'opportunità di attivare l'archiviazione completa dei messaggi. Altri prodotti Google potrebbero inviare email per conto di un utente. Questa impostazione assicura che una copia di tali messaggi sia archiviata nella casella di posta Gmail dell'utente e che sia disponibile per Vault. Scopri di più
- Considera la possibilità di attivare la cronologia chat per la tua organizzazione. Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre agli spazi di Chat. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.
- Può essere utile attivare l'archiviazione dei messaggi in Google Groups for Business per i gruppi di interesse. Vault può bloccare, conservare e cercare i messaggi solo nei gruppi per cui è attiva l'archiviazione. Tuttavia, i proprietari dei gruppi possono modificare questa impostazione per i propri gruppi. Se un proprietario del gruppo disattiva l'archiviazione, i messaggi del gruppo rimangono comunque disponibili nelle caselle di posta degli utenti.
Passaggio 1: Se necessario, acquista le licenze Vault.
Vault è incluso nella maggior parte delle versioni di Google Workspace, ma in alcuni casi costituisce un componente aggiuntivo. Puoi acquistare e assegnare licenze a tutti gli utenti (assegnazione di licenze all'intera organizzazione) o solo a un sottoinsieme di utenti (assegnazione di licenze a una parte dell'organizzazione).
- Acquista le licenze Vault per la tua organizzazione. Devi avere una licenza Vault per ogni utente che deve poter conservare e cercare i dati. Devi anche avere una licenza Vault per ogni amministratore di Vault. Per stabilire a chi assegnare una licenza Vault, parla con i dipendenti dell'organizzazione che ne comprendono il funzionamento e i requisiti di legge.
- Assegna le licenze Vault agli utenti e agli amministratori.
Passaggio 2: Specificare chi può accedere a Vault
Per consentire agli utenti di accedere a Vault, attiva Vault per tutti gli utenti o per utenti selezionati. Scopri come
Nota :
- Questa impostazione non influisce su quali account possono essere interessati dalle conservazioni, dai blocchi o dalle ricerche di Vault. Tutti gli account utente che dispongono di Google Workspace e di una Vault licenza possono essere conservati, bloccati e sottoposti a ricerca.
- Questa impostazione non influisce sulla definizione degli account che possono cambiare le regole di conservazione, ricercare dati o eseguire altre funzioni di Vault. Per utilizzare Vault, gli utenti devono disporre dei privilegi per Vault adeguati.
- Se attivi Vault per tutti i membri della tua organizzazione, negli elenchi delle app di tutti gli utenti viene visualizzata l'icona di Vault. Se la tua organizzazione ha configurato unità organizzative, consigliamo di riservare l'accesso alle sole unità organizzative con privilegi per Vault.
Passaggio 3: (Facoltativo) Concedi i privilegi per Vault agli utenti autorizzati
Concedi gli opportuni privilegi agli utenti che vuoi autorizzare a creare regole di conservazione, applicare blocchi o eseguire indagini. Inizialmente, solo i super amministratori che dispongono di una licenza Vault possono utilizzare le funzionalità di Vault. Scopri come
Passaggio 4. Accedi a Vault
Se hai acquistato Vault di recente o hai iniziato il periodo di prova di 30 giorni, ti consigliamo di attendere da 30 a 60 minuti prima di accedere a Vault. Se esegui l'accesso subito dopo l'acquisto, potresti non essere in grado di utilizzare tutte le funzionalità di Vault.
- Vai all'indirizzo vault.google.com.
- Accedi con il tuo nome utente e la password di Google Workspace.
Gli altri utenti autorizzati dell'organizzazione potranno accedere a Vault nello stesso modo, dopo che avrai concesso loro l'accesso.
Passaggio 5: Configura le regole di conservazione predefinite dell'organizzazione
Configura regole di conservazione per stabilire per quanto tempo verranno conservati i dati prima che possano essere eliminati dagli account degli utenti e da tutti i sistemi Google. Quando configuri le regole di conservazione, ti consigliamo di consultare l'ufficio legale dell'organizzazione.
Prima di iniziare, scopri come funziona la conservazione. I seguenti passaggi consentono di impostare le regole di conservazione predefinite, ma in alternativa puoi impostare regole di conservazione personalizzate.
Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.
- In Vault, fai clic su Conservazione dei dati. Se l'opzione Conservazione dei dati non è presente nell'elenco, chiedi a un super amministratore di Google Workspace di assegnarti i privilegi di Vault ("Gestisci criteri di conservazione ").
- Nella scheda Regole predefinite, fai clic su un servizio, ad esempio Drive
o Gmail 
. Scegli per quanto tempo vuoi conservare i messaggi o i file:
- Per conservare i dati in modo permanente, seleziona Sempre.
- Per conservare i dati per un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni, da 1 a 36.500. Il periodo di conservazione viene calcolato in base ai seguenti eventi iniziali:
- Messaggi di Gmail, Gruppi e Chat: giorni trascorsi da quando il messaggio è stato inviato o ricevuto.
- Drive : giorni trascorsi da quando il file è stato creato o modificato l'ultima volta.
- Voice : giorni trascorsi da quando i dati sono stati inviati o ricevuti.
Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire dopo la scadenza del periodo di conservazione dei dati:
- Per eliminare definitivamente solo i dati che gli utenti hanno già eliminato, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i dati, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente i dati che gli utenti intendevano conservare, come i messaggi nella Posta in arrivo di Gmail o i file di Drive.
Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle e fai clic su Accetta per creare la regola.
Ripeti questa procedura per tutti i servizi per i quali vuoi impostare regole di conservazione predefinite.
Passaggio 6: Configura l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault
Gli amministratori di Vault hanno accesso a dati altamente sensibili a livello di dominio. Per assicurarti che le esportazioni di dati siano gestite correttamente ed eseguite solo da utenti autorizzati, puoi attivare l'approvazione da più parti per tutte le esportazioni di Vault nella tua organizzazione.
Come funziona l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault?
- Un amministratore esegue una ricerca e tenta di avviare un'esportazione.
- Una notifica viene inviata a un secondo amministratore della tua organizzazione per informarlo che un altro amministratore ha effettuato una richiesta di esportazione.
- Il secondo amministratore esamina la richiesta nella Console di amministrazione e, se tutto sembra a posto, la approva.
- Una volta approvata la richiesta, inizia l'esportazione dei dati.
- Il primo amministratore può quindi controllare lo stato e scaricare l'esportazione.
Attiva o disattiva l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault
Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.-
Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
Sicurezza
Autenticazione
Impostazioni di approvazione da più parti.Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.
- Fai clic su Approvazione da più parti per le impostazioni di Vault.
Per attivare l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault, seleziona la casella Crea esportazione e poi fai clic su Salva.
Nota:le modifiche apportate all'impostazione di creazione dell'esportazione di Vault nella Console di amministrazione creano una richiesta di approvazione da più parti solo se l'approvazione da più parti è attivata anche per l'organizzazione. Scopri di più sull'approvazione da più parti per le azioni sensibili.
Per disattivare l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault, deseleziona la casella Google Vault: crea esportazione e fai clic su Salva.
Come faccio ad approvare una richiesta di esportazione dei dati di Vault?
Se sei il richiedente o l'approvatore di una richiesta di esportazione di Vault con approvazione da più parti, puoi visualizzare le richieste passate o in attesa nella pagina di approvazione da più parti.
Apri la scheda Richieste inviate, quindi fai clic su una richiesta per visualizzare una pagina dei dettagli della richiesta. Nella pagina dei dettagli della richiesta, i richiedenti possono annullare la richiesta e gli approvatori possono approvarla o rifiutarla.
A questo punto Google Vault è configurato. Vault conserva i dati dell'organizzazione come specificato nelle regole di conservazione che hai configurato.
Note importanti :
- Cosa succede in seguito all'impostazione delle regole di conservazione predefinite:i dati saranno conservati in base alla regola di conservazione predefinita, a meno che non siano soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.
- Cosa succede quando un utente elimina un messaggio o un file:il messaggio o il file viene rimosso dall'account dell'utente. Tuttavia, quando si applica la regola di conservazione predefinita o una regola personalizzata, il messaggio o il file resta comunque disponibile in Vault per la parte restante del periodo di conservazione. I messaggi eliminati e i file conservati da Vault non vengono conteggiati ai fini del calcolo della quota di spazio di archiviazione dell'utente.