بصفتك مشرفًا في Google Workspace، يمكنك السماح للمستخدمين في مؤسستك بتنفيذ جميع مهام Vault أو مجموعة فرعية معيّنة فقط. مثلاً، يمكنك السماح لبعض المستخدمين بضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات والسماح لمجموعة مختلفة بالبحث في البيانات وتصديرها.
قبل منح المستخدمين امتيازات Vault، يمكنك الرجوع إلى الخبراء القانونيين في مؤسستك أو موظفي النشاط التجاري لتحديد المستخدمين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى أدوات Vault. بالنسبة إلى بعض امتيازات Vault، مثل إدارة عمليات البحث أو التصدير، يمكنك تقييد الامتياز بحيث لا يمكن للمستخدم إلا التعامل مع بيانات المستخدم في وحدة تنظيمية محددة.
يجب التعامل مع الحسابات التي لديها امتيازات Vault على أنّها حسّاسة لأنّ لها حق الوصول إلى بيانات المستخدمين الآخرين في مؤسستك والتحكُّم فيها.
لمنح امتيازات إلى أحد المستخدمين، يمكنك إنشاء دور مشرف يتضمن واحدًا أو أكثر من امتيازات Vault. بعد ذلك، يمكنك تكليف المستخدم بدور المشرف.
الخطوة 1: إنشاء دور مشرف بامتيازات Vault
عليك تسجيل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المَهمة.-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الحساب
أدوار المشرف.عليك تسجيل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المَهمة.
- انقر على إنشاء دور جديد.
- أدخل اسمًا ووصفًا للدور. على سبيل المثال، قد يكون الاسم هو الامتياز الذي سيحصل عليه المستخدم.
- انقر على متابعة.
حدِّد موقع قسم Google Vault ووسِّعه.
ملاحظة: في مربّع البحث، أدخِل Google Vault.
اختَر الامتيازات للدور. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مرجع امتيازات Vault (أدناه في هذه الصفحة).
انقر على متابعة.
راجِع الامتيازات التي اخترتها، ثم انقر على إنشاء دور.
الخطوة 2: منح امتيازات Vault إلى المستخدمين
عليك تسجيل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المَهمة.يمكنك تخصيص أدوار Vault لمستخدم واحد في المرة الواحدة، أو لعدة مستخدمين في آنٍ واحد.
في كلتا الحالتين:
- عادةً ما يحصل المستخدمون على الدور الجديد في غضون دقائق، ولكن قد يستغرق الأمر مدة تصل إلى 24 ساعة.
- إذا كان الدور لا يتضمّن سوى إدارة عمليات التصدير وإدارة عمليات البحث وإدارة عمليات تجميد البيانات وإدارة المسائل القانونية، يمكنك حظر نطاق الدور لوحدة تنظيمية معيّنة.
- يجب منح مشرفي Vault ترخيص Vault ليتمكنوا من الوصول إلى هذه الأداة.
للحصول على التعليمات، انتقِل إلى إسناد الأدوار.
مرجع الامتيازات
يمكنك قصر بعض امتيازات Vault، مثل إدارة عمليات التصدير، على وحدة تنظيمية. تسري الامتيازات الأخرى على جميع الوحدات التنظيمية.
أمثلة على الامتيازات
يقدّم الجدول التالي ملخّصًا عن الامتيازات التي يمكنك دمجها حسب الحاجة.
| الإجراء الذي يريد المستخدم تنفيذه | الخيار الذي يجب تحديده |
|---|---|
|
امتيازات البحث والتصدير |
|
| البحث في البيانات ومعاينة النتائج وحفظ الطلبات، بدون تصدير نتائج البحث | يجب اختيار إدارة عمليات البحث. للسماح للمستخدم بالبحث في أي مسألة قانونية، وليس فقط المسائل القانونية التي يملكها المستخدم أو التي تتم مشاركتها معه، اختَر أيضًا عرض جميع المسائل القانونية. |
| عرض عمليات التصدير وتنزيلها وحذفها، بدون إنشاء عمليات تصدير | يجب اختيار إدارة عمليات التصدير. للسماح لأحد ما باستخدام عمليات التصدير في أي مسألة قانونية، وليس فقط تلك التي يملكها أو التي تتم مشاركتها معه، اختَر أيضًا عرض جميع المسائل القانونية. |
| إنشاء عمليات تصدير، بالإضافة إلى كل إجراءات البحث والتصدير الأخرى | يجب اختيار إدارة عمليات البحث وإدارة عمليات التصدير. للسماح للمستخدم بالبحث والتصدير في أي مسألة قانونية، وليس فقط المسائل القانونية التي يملكها المستخدم أو التي تتم مشاركتها معه، اختَر عرض جميع المسائل القانونية أيضًا. |
| إنشاء عمليات تجميد البيانات وإزالتها والاطّلاع على قوائم عمليات تجميد البيانات |
يجب اختيار إدارة عمليات تجميد البيانات. للسماح لمستخدم بإنشاء عمليات تجميد البيانات وإزالتها في أي مسألة قانونية، وليس فقط تلك التي يملكها أو التي تتم مشاركتها معه، اختَر أيضًا عرض جميع المسائل القانونية. |
| عرض سجلات التدقيق لكل المسائل القانونية، وعرض التقارير والاحتفاظ بها | يجب اختيار الوصول إلى كل السجلات. |
| عرض سجلات التدقيق وعمليات التجميد لكل المسائل القانونية التي يمكنه الوصول إليها، وعرض كل تقارير تجميد البيانات | يجب اختيار إدارة عمليات التدقيق. |
| إنشاء المسائل القانونية ومشاركتها وإغلاقها وحذفها | يجب اختيار إدارة المسائل القانونية وخيار واحد على الأقل من الخيارات التالية: إدارة عمليات تجميد البيانات أو إدارة عمليات البحث أو إدارة عمليات التصدير أو إدارة عمليات التدقيق. |
|
امتيازات الاحتفاظ بالبيانات |
|
| عرض قواعد الاحتفاظ بالبيانات وإنشاؤها وتعديلها وحذفها | يجب اختيار إدارة سياسات الاحتفاظ. |
| عرض قواعد الاحتفاظ بالبيانات، بدون إمكانية إنشائها أو تعديلها أو حذفها | يجب اختيار عرض سياسات الاحتفاظ. |
تحديد مشاكل امتيازات Vault وحلّها
لا يمتلك المستخدم أي مسائل قانونية مدرَجة في صفحة "المسائل القانونية".
إذا لم يتضمّن دور مشرف المستخدم امتياز عرض كل المسائل القانونية، يمكن للمستخدم الاطّلاع فقط على المسائل القانونية التي يمتلكها والمسائل القانونية التي تمت مشاركتها معه. ولن يرى المستخدم أي مسائل قانونية إذا لم يكن يمتلك أي مسائل قانونية ولم تتم مشاركتها معه.
كيفية حل المشكلة: يمكنك مشاركة المسائل القانونية مع المستخدم. للحصول على التعليمات، انتقِل إلى مشاركة مسألة قانونية.
لا يمكن للمستخدم فتح أي مسائل قانونية.
في حال كان دور مشرف المستخدم لديهفَقَطامتيار عرض جميع المسائل القانونية وليس الامتيازات الأخرى، يمكن للمستخدم حينئذٍ عرض قائمة المسائل القانونية فقط بدون فتحها.
كيفية حل المشكلة: لديك خياران:
- يمكنك منح المستخدم دور مشرف آخر يتضمن امتياز Vault آخر.
- يمكنك تعديل دور المشرف المُسنَد إلى المستخدم لتضمين امتياز Vault آخر.