המסמך הזה רלוונטי רק לרישיונות של Google Beam עם Meet.
אם הארגון שלכם משתמש ב-SKU של Google Beam ל-Meet וב-Microsoft Outlook, תוכלו לייעל את תהליך הזמנת הפגישות בחדרים עם Beam על ידי הפעלת תאימות בין היומנים. כך המשתמשים שלכם שעובדים ב-Microsoft 365 יכולים ליהנות מחוויית הזמנה חלקה.
השילוב הזה מאפשר למשתמשים לראות את הזמינות של Google Beam לחדרי Meet ישירות ביומן Outlook שלהם ולקבוע פגישות בחדרים האלה. כדי להגדיר תאימות לחדרי Beam, צריך להשלים את שני תהליכי העבודה הבאים.
הגדרה של יכולת פעולה הדדית בסיסית
כדי לאפשר ל-Microsoft Exchange וליומן Google לעבוד יחד, צריך להשלים את תהליך העבודה של הגדרת שיתוף וסנכרון יומנים. כך המשתמשים יכולים לראות את הזמינות בשתי המערכות.
הגדרת פרטי כניסה נוספים לזמינות
בנוסף להגדרת מרחב כתובות הזמינות בדומיין הרגיל של Google Workspace, צריך ליצור קבוצת פרטי כניסה לדומיין resource.calendar.google.com בשלב 3 של הגדרת התאימות בין היומנים ולהוסיף את מרחב כתובות הזמינות בשלב 4.
כשיוצרים את פרטי הכניסה השנייה, חשבון התפקיד ב-Google וקובץ פרטי הכניסה שלו צריכים להיות זהים לאלה שבהם השתמשתם בהגדרה הראשונית. בנוסף, צריך להגדיר את כתובת הזמינות ב-Google שרוצים להוסיף ל-resource.calendar.google.com:
השלב הנוסף הזה נדרש כי למשאבים ב-Google Workspace תמיד יש כתובת אימייל @resource.calendar.google.com (בניגוד למשתמשים רגילים שיש להם כתובות בדומיין שלכם), ומנקודת המבט של Exchange אלה שני דומיינים שונים. בשלב ההגדרה הזה, Exchange יכול לנתב נכון בקשות לזמינות ביומן של משאבים ב-Google Workspace ליומן Google.
הגדרת חדרים ב-Beam כמשאבים לתזמון ביומן Google
כל חדר עם מכשיר Beam צריך להיות קיים כמשאב במסוף Google Admin. אחרי שהמשאב נוצר, אפשר לתייג את החדר בתכונה Google Beam כדי שיהיה אפשר לחפש ולסנן אותו.
כדי להגדיר חדרי Beam כמשאבים:
- אם החדרים עדיין לא קיימים כמשאבים במסוף Google Admin, צריך קודם לפעול לפי השלבים שבקטע הוספת משאבים במאמר יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן כדי להוסיף אותם.
- אחרי שיוצרים משאבי חדרים לכל החדרים שבהם רוצים להשתמש במכשירים עם Beam, פועלים לפי השלבים במאמר הוספת Google Beam כמשאב כדי ליצור תג ל-Google Beam ולהוסיף אותו לחדרים. כך יהיה קל יותר למצוא אותם כשקובעים פגישות.
- לכל חדר, רושמים את כתובת האימייל של המשאב שהוקצתה באופן אוטומטי. תצטרכו אותה בקטע הבא כדי ליצור משתמש לכל חדר בצד של Outlook. כדי לראות את כתובת האימייל בפרטי החדר, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים ולוחצים על שם החדר.
הגדרת חדרים עם Beam כמשתמשי Outlook
בגלל ההבדלים בדרך שבה יומן Google ו-Outlook מטפלים במשאבים של חדרים, צריך להגדיר את החדרים עם Beam כמשתמשי Outlook כדי ששתי המערכות יוכלו לפנות אליהם. צריך להגדיר אותם כאנשי קשר של החברה כולה כדי שהם יוצגו לכל המשתמשים בכלי לתזמון פגישות של מיקרוסופט.
כדי להוסיף את החדרים כמשתמשים:
- פותחים את Outlook Admin ומוסיפים אנשי קשר חיצוניים לכל הארגון.
אפשר לעיין במסמכי התיעוד של Microsoft כדי ללמוד איך:
- ניהול אנשי קשר באימייל ב-Exchange Online.
- ייבוא בכמות גדולה של אנשי קשר חיצוניים.
- הגדרת חדרים וסביבות עבודה בכלי לחיפוש חדרים ב-Outlook.
- כדי לעזור למשתמשים למצוא את החדר במהירות, כדאי לעדכן את השם של כל משתמש בחדר.
- מגדירים את השם הפרטי, שם המשפחה והשם המוצג.
- במוסכמת השמות, צריך לכלול את המחרוזת Google Beam, את שם החדר ואת הקואורדינטות.
- כשמוצגת בקשה, מגדירים את כתובת האימייל של החדר לאותה כתובת שבה השתמשתם עבור החדר במסוף Google Admin.
אימות יכולת הפעולה ההדדית על ידי הזמנת פגישה
כדי לוודא שיש יכולת פעולה הדדית בין Outlook לבין יומן Google, בודקים את תהליכי העבודה הבאים ב-Outlook:
- הזמנה ישירה: המארגן מוסיף פגישה חדשה עם פרטים של חדרים שמופעל בהם Beam ופרטים של פגישה ב-Meet.
- הוספת חדר מאוחר יותר: המארגן מוסיף חדר עם Beam להזמנה קיימת.
- עריכות שבוצעו על ידי אורחים: משתתף מוסיף חדר עם Beam להזמנה קיימת.
כדי לוודא שההגדרות עובדות, צריך לבדוק אם החדרים ופרטי הפגישה ב-Meet מופיעים במסך המגע בחדר או ביומן של החדר במסוף Google Admin. השינויים ייכנסו לתוקף באופן מיידי.
כדי לראות את היומן במסוף Admin:
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
מכשירים
ציוד ל-Google Meet
מכשירים.יכול להיות שכדי להשתמש בחלק מהתכונות צריך את ההרשאה "צפייה במכשירים" או ההרשאה "ניהול הקצאת יומן" בציוד ל-Meet, או גם וגם.
- לוחצים על החלונית שיחות וידאו ויומן, ואז לוחצים שוב כדי לראות את האירוע ביומן של החדר.
התקנת התוסף של Google Meet
כדי ליצור פרטים של פגישות ב-Meet לאירועים שלהם, המשתמשים צריכים את התוסף של Google Meet ב-Outlook. אם הארגון שלכם תומך בפריסה מרכזית, מומלץ להשתמש בשיטה הזו. הוראות מפורטות אפשר למצוא במסמכי Microsoft. אם פריסה מרכזית לא אפשרית, אתם יכולים לבקש מהמשתמשים להתקין את התוסף ישירות. צריך לשלוח להם את ההוראות הבאות:
- מתחברים לחשבון המשתמש ב-Outlook.
- נכנסים לחנות AppSource של מיקרוסופט.
- לוחצים על קבלת המינוי.
- נכנסים אל Microsoft Marketplace ופועלים לפי ההוראות כדי להתקין את תוסף Google Meet ולהפעיל אותו.