Google Workspace के लिए साइन अप करने के बाद, आपके पास और आपकी टीम के पास एक ही जगह पर फ़ाइलें सेव करने, ऐक्सेस करने, और शेयर करने का विकल्प होता है. इसे इस्तेमाल करने का तरीक़ा यहाँ बताया गया है.
पहला चरण. Google Drive के बारे में बुनियादी जानकारी
Google Drive में, आपका संगठन अपनी सभी फ़ाइलों को ट्रांसफ़र और सेव कर सकता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन में Drive की सुविधा देने वाला लाइसेंस रखने वाला कोई भी व्यक्ति Drive का इस्तेमाल कर सकता है. आपको उनके लिए कोई फ़ोल्डर या ड्राइव बनाने की ज़रूरत नहीं है.
- स्टोरेज, अपलोड, और फ़ाइल की सुरक्षा से जुड़ी जानकारी यहां दी गई है:
- साथ मिलकर काम करने या फ़ाइल शेयर करने वाले अन्य टूल से, एक साथ कई फ़ाइलें माइग्रेट करें. इसके बारे में जानें: Google Workspace Migrate के बारे में जानकारी.
दूसरा चरण. अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ कॉन्टेंट शेयर करने की सुविधा (बाहरी शेयरिंग) को कंट्रोल करना
आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि आपके उपयोगकर्ता, बाहरी लोगों के साथ कितना कॉन्टेंट शेयर कर सकते हैं. ऐसा हो सकता है कि सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ता ही संगठन से बाहर के लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर कर सकते हों या सिर्फ़ कुछ अन्य संगठनों (भरोसेमंद डोमेन) के साथ फ़ाइलें शेयर कर सकते हों.
यह तरीका जानें: अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना
तीसरा चरण. साथ मिलकर बेहतर तरीके से काम करने के लिए, शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना
शेयर की गई ड्राइव, Drive में मौजूद खास फ़ोल्डर की तरह होती हैं. इनमें टीमें, फ़ाइलों और फ़ोल्डर के किसी सेट पर आसानी से मिलकर काम कर सकती हैं. इसके अलावा, उपयोगकर्ता जानकारी के भंडार को ऐक्सेस कर सकते हैं. शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों का मालिकाना हक किसी व्यक्ति के पास नहीं, बल्कि आपके संगठन के पास होता है. इससे, किसी उपयोगकर्ता के संगठन छोड़ने पर फ़ाइलों को गलती से मिटाने से बचा जा सकता है.
डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी उपयोगकर्ता अपनी प्रोजेक्ट टीमों के लिए शेयर की गई ड्राइव बना सकते हैं और उन्हें मैनेज कर सकते हैं. संवेदनशील प्रोजेक्ट या टीमों के लिए, शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों और कॉन्टेंट पर ज़्यादा कंट्रोल रखा जा सकता है. इसके अलावा, हो सकता है कि आपको सभी लोगों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति न देनी हो. उदाहरण के लिए, अगर आप किसी शिक्षण संस्थान के एडमिन हैं, तो हो सकता है कि आपको शिक्षकों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देनी हो, लेकिन छात्र-छात्राओं को नहीं.
यह तरीका जानें: अपने संगठन के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना
चरण 4. अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, डेस्कटॉप पर Drive ऐक्सेस करने की सुविधा सेट अप करना
Google Drive for desktop की मदद से, उपयोगकर्ता क्लाउड और अपने डिवाइसों के बीच कॉन्टेंट सिंक करते हैं, ताकि वे ये काम कर सकें:
- डिवाइस में मौजूद फ़ाइलों को क्लाउड पर सिंक करके, Drive का इस्तेमाल शुरू करें.
- Google Drive में सेव की गई फ़ाइलों को अपने कंप्यूटर पर खोलें. इनमें शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें भी शामिल हैं. इसके लिए, वे उस सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल करें जिसका वे आम तौर पर इस्तेमाल करते हैं.
- लोकल डिस्क में ज़्यादा जगह लिए बिना, Drive में मौजूद फ़ाइलों को कंप्यूटर के फ़ाइल सिस्टम में देखा जा सकता है. साथ ही, उन्हें व्यवस्थित भी किया जा सकता है.
- चुनिंदा फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऑफ़लाइन इस्तेमाल के लिए सेव करें.
यह तरीका जानें: Google Drive for desktop चालू करना
चरण 5. अपने उपयोगकर्ताओं को ट्रेनिंग देना
यह पक्का करने के लिए कि आपके उपयोगकर्ता, Drive का ज़्यादा से ज़्यादा फ़ायदा पाएं, इसका सुरक्षित तरीके से इस्तेमाल करें, और बेहतर तरीके से मिलकर काम करें, उनके साथ यहां दिए गए संसाधन शेयर करें.
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- कारोबार के लिए Drive का शिक्षा केंद्र - Drive पर स्विच करने, शेयर की गई ड्राइव में काम करने, Drive for desktop का इस्तेमाल करने वगैरह के बारे में मदद पाने के लिए
- साथ मिलकर काम करने और दस्तावेज़ों के लिए लर्निंग सेंटर - Google Docs, Google Sheets, Google Slides वगैरह के बारे में मदद पाने के लिए
Drive और Docs एडिटर्स का इस्तेमाल करने से जुड़ी मदद पाना
छठा चरण. (ज़रूरी नहीं) ऐडवांस और एंटरप्राइज़ सेटिंग
अगर आपके संगठन को डेटा की बेहतर सुरक्षा या Drive को ऐक्सेस करने से जुड़ी ज़्यादा ज़रूरी शर्तें पूरी करनी हैं, तो अपनी ज़रूरतों के हिसाब से Drive को पसंद के मुताबिक बनाया जा सकता है.
ऐक्सेस और स्टोरेज को कंट्रोल करना
Docs, Sheets, और Slides को मोबाइल पर ऐक्सेस करने की अनुमति देना
अगर आपका संगठन, तीसरे पक्ष के मोबाइल डिवाइस मैनेजमेंट (एमडीएम) का इस्तेमाल करता है, तो Google Docs, Sheets, और Slides ऐप्लिकेशन के साथ अपने ऐप्लिकेशन की अनुमति वाली सूचियों को अपडेट करें. इसे सेट अप करने का तरीका जानने के लिए, अपने एमडीएम प्रोवाइडर से संपर्क करें. ध्यान दें: Google के एंडपॉइंट मैनेजमेंट की सुविधा के ज़रिए, Google Workspace के कई ऐप्लिकेशन पहले से ही ऐक्सेस किए जा सकते हैं.
अगर आपने अपने संगठन के लिए ऐप्लिकेशन को अनुमति नहीं दी है, तो भी आपके उपयोगकर्ता Google Drive का इस्तेमाल करके फ़ाइलें अपलोड और डाउनलोड कर सकते हैं. हालांकि, वे मोबाइल डिवाइसों पर दस्तावेज़ों, स्प्रेडशीट या स्लाइड में बदलाव नहीं कर सकते.
उपयोगकर्ताओं और शेयर की गई ड्राइव के लिए, स्टोरेज की सीमाएं सेट करना
आपके संगठन को Google Workspace के वर्शन और उपयोगकर्ताओं की संख्या के हिसाब से स्टोरेज मिलता है. अगर आपके संगठन ने स्टोरेज को पूल किया है, तो आपको यह तय करना पड़ सकता है कि हर उपयोगकर्ता और शेयर की गई ड्राइव को कितना स्टोरेज इस्तेमाल करने की अनुमति है. इससे कुछ उपयोगकर्ता, तय सीमा से ज़्यादा स्टोरेज इस्तेमाल नहीं कर पाएंगे.
यह तरीका जानें: स्टोरेज की सीमाएं सेट करना
बिना इंटरनेट के इस्तेमाल करने की सुविधा पर पाबंदी लगाना
आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि इंटरनेट से कनेक्ट न होने पर भी, उपयोगकर्ता अपने कंप्यूटर पर Google Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को ऐक्सेस कर सकते हैं या नहीं.
डिफ़ॉल्ट रूप से, ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति होती है. उपयोगकर्ता, ज़रूरत के हिसाब से अपने खातों के लिए इसे चालू या बंद कर सकते हैं. संवेदनशील या गोपनीय फ़ाइलों पर काम करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, इस सुविधा को बंद किया जा सकता है.
यह तरीका जानें: Docs एडिटर्स के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस सेट अप करना
मैनेज करना कि आपके संगठन में Drive और Google Docs के एडिटर का इस्तेमाल कौन करेगा
Google Workspace के ज़्यादातर वर्शन में Drive और साथ मिलकर काम करने की सेवाएं शामिल होती हैं. जैसे, Google Docs, Google Sheets वगैरह. हालांकि, कुछ संगठन यह कंट्रोल करना चाहते हैं कि कौन फ़ाइलें बना सकता है, फ़ाइलें अपलोड कर सकता है या Drive का इस्तेमाल कर सकता है.
यह तरीका जानें: Docs में कॉन्टेंट जनरेट करने की सुविधा चालू या बंद करना
शेयर करने की सुविधा कंट्रोल करना
शेयर करने की सेटिंग को ज़्यादा बारीकी से कंट्रोल करने के लिए, ट्रस्ट रूल सेट अप करना
अगर आपके संगठन को, संगठन के लोगों और बाहरी लोगों के साथ शेयर करने की सुविधा को सीमित करने के लिए ज़्यादा विकल्पों की ज़रूरत है, तो ट्रस्ट रूल सेट अप किए जा सकते हैं. ट्रस्ट रूल की मदद से, संगठन की इकाइयों, ग्रुप, उपयोगकर्ताओं, और डोमेन के बीच फ़ाइल शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल किया जा सकता है.
यह तरीका जानें: Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना
टारगेट ऑडियंस के साथ फ़ाइल शेयर करने के लिए, सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट करना
टारगेट ऑडियंस बनाकर, उपयोगकर्ताओं को सही ग्रुप के साथ कॉन्टेंट शेयर करने में मदद की जा सकती है. जैसे, आपके संगठन में उनका डिपार्टमेंट या डिवीज़न. टारगेट ऑडियंस तय करने की सुविधा की मदद से, पूरे संगठन के साथ ज़रूरत से ज़्यादा फ़ाइलें शेयर करने से बचा जा सकता है.
यह तरीका जानें: Drive में फ़ाइल शेयर करने के लिए, सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट करना
उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइलों का ऐक्सेस देने की सुविधा को सीमित करना
जब कोई उपयोगकर्ता किसी फ़ाइल को अटैच करके ईमेल या कैलेंडर का न्योता भेजता है, तो उसे उन लोगों को ऐक्सेस देने के लिए कहा जाता है जिनके पास पहले से ऐक्सेस नहीं है. भेजने वाले के पास, ऐक्सेस देने की सीमा तय करने का विकल्प होता है. इससे डेटा को ज़रूरत से ज़्यादा शेयर होने या लीक होने से रोका जा सकता है.
यह तरीका जानें: उपयोगकर्ताओं के लिए, फ़ाइलों का ऐक्सेस देने की सुविधा को सीमित करना
Drive की बेहतर सुविधाएं सेट अप करना
क्लासिफ़िकेशन लेबल सेट अप करना
Drive के लिए क्लासिफ़िकेशन लेबल सेट अप करके, अपने उपयोगकर्ताओं की मदद करें. इससे वे फ़ाइलों को क्लासिफ़ाई या लेबल कर पाएंगे. साथ ही, फ़ाइल टाइप और अनुमतियों को ट्रैक कर पाएंगे, नीतियां लागू कर पाएंगे, और खोज के नतीजों को बेहतर बना पाएंगे. इन लेबल से फ़ाइलों में मेटाडेटा जुड़ जाता है. जैसे, फ़ाइल की संवेदनशीलता, दस्तावेज़ की स्थिति या समयसीमा.
यह तरीका जानें: क्लासिफ़िकेशन लेबल के एडमिन के तौर पर इस्तेमाल शुरू करना
Drive के कस्टम टेंप्लेट इस्तेमाल करने की अनुमति दें
आपके संगठन की ब्रैंडिंग बहुत ज़रूरी है. इसे प्रमोट करने का एक तरीका यह है कि Docs, Sheets, Slides, Forms, और Sites के लिए कस्टम टेंप्लेट सेट अप किए जाएं. आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि संगठन के सभी लोग या सिर्फ़ कुछ लोग कस्टम टेंप्लेट बना सकते हैं.
यह तरीका जानें: अपने संगठन के लिए कस्टम टेंप्लेट इस्तेमाल करने की अनुमति देना
फ़ाइलों में एन्क्रिप्शन (सुरक्षित करने का तरीका) की एक और लेयर जोड़ना
अगर आपका संगठन संवेदनशील बौद्धिक संपत्ति पर काम करता है या किसी ऐसे उद्योग में काम करता है जिस पर बहुत ज़्यादा नियम लागू होते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा का इस्तेमाल करके दस्तावेज़ और अन्य फ़ाइलें बनाने की अनुमति दी जा सकती है. इससे Google के सर्वर, इन फ़ाइलों को डिक्रिप्ट नहीं कर पाएंगे.
इसके बारे में जानें: क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन के बारे में जानकारी