Nadat je je hebt aangemeld voor Google Workspace, kunnen jij en je team Google Drive gebruiken als één centrale plek om bestanden op te slaan, te openen en te delen. Zo ga je aan de slag.
Stap 1. Begrijp de basisprincipes van Google Drive.
Google Drive is de plek waar uw organisatie al uw bestanden kan opslaan en bewaren. Standaard kan iedereen binnen uw organisatie met een Drive-licentie Drive gebruiken. U hoeft hiervoor geen map of schijf aan te maken.
- Leer hoe opslag, uploads en bestandsbeveiliging werken:
- Migreer bestanden vanuit andere samenwerkings- of bestandsdelingstools in bulk. Lees hoe: Over Google Workspace Migreren .
Stap 2. Beheer het delen van content met mensen buiten uw organisatie (extern delen).
Je kunt bepalen in hoeverre je gebruikers content met externe partijen kunnen delen. Misschien kunnen alleen bepaalde gebruikers content extern delen, of alleen met bepaalde andere organisaties (vertrouwde domeinen).
Leer hoe u externe bestanden voor uw organisatie kunt beheren .
Stap 3. Stel gedeelde schijven in voor betere samenwerking.
Gedeelde schijven zijn vergelijkbaar met speciale mappen in Google Drive, waar teams eenvoudig kunnen samenwerken aan een set bestanden en mappen, of waar gebruikers toegang hebben tot een opslagplaats met informatie. Bestanden op gedeelde schijven zijn eigendom van uw organisatie, en niet van een individuele gebruiker. Dit helpt voorkomen dat bestanden per ongeluk worden verwijderd wanneer een gebruiker vertrekt.
Standaard kunnen alle gebruikers gedeelde schijven aanmaken en beheren voor hun projectteams. Voor gevoelige projecten of teams wilt u wellicht meer controle hebben over de leden en de inhoud van de gedeelde schijven. Of u wilt misschien niet iedereen gedeelde schijven laten aanmaken. Als u bijvoorbeeld een onderwijsinstelling bent, wilt u docenten wellicht wel gedeelde schijven laten aanmaken, maar studenten niet.
Leer hoe u gedeelde schijven voor uw organisatie instelt .
Stap 4. Stel de toegang tot Drive op het bureaublad in voor uw gebruikers.
Met Google Drive voor desktop synchroniseren gebruikers content tussen de cloud en hun apparaten, zodat ze:
- Begin met Drive door uw bestaande lokale bestanden te synchroniseren met de cloud.
- Bestanden die in Google Drive zijn opgeslagen, inclusief bestanden van gedeelde schijven, openen op hun computer met behulp van software die ze gewend zijn.
- Bestanden in Drive bekijken en ordenen met behulp van het bestandssysteem van de computer, zonder veel lokale schijfruimte in beslag te nemen.
- Sla specifieke bestanden en mappen offline op.
Leer hoe u Google Drive voor desktop kunt inschakelen .
Stap 5. Train je gebruikers
Om ervoor te zorgen dat uw gebruikers Drive optimaal benutten, het veilig gebruiken en effectief samenwerken, kunt u de volgende bronnen met hen delen.
Ga aan de slag in ons leercentrum voor zakelijke gebruikers.
- Drive-leercentrum voor zakelijke gebruikers - Voor hulp bij de overstap naar Drive, werken in gedeelde schijven, Drive gebruiken voor desktop en meer.
- Leercentrum voor samenwerking en documenten - Voor hulp bij Google Docs, Google Sheets, Google Slides en meer.
Krijg hulp bij het gebruik van Drive- en Docs-editors.
Stap 6. (Optioneel) Geavanceerde en bedrijfsinstellingen
Als uw organisatie geavanceerde eisen stelt aan gegevensbeveiliging of Drive-toegang, kunt u Drive aanpassen aan uw behoeften.
Beheer de toegang en opslag.
Sta mobiele toegang tot Docs, Sheets en Slides toe.
Als uw organisatie gebruikmaakt van een MDM-oplossing (Mobile Device Management) van een derde partij, moet u de toegangslijsten voor de apps Google Docs, Sheets en Slides bijwerken. Neem contact op met uw MDM-leverancier voor meer informatie. Opmerking: Google Endpoint Management biedt al toegang tot veel Google Workspace-apps.
Als je de apps niet toestaat voor je organisatie, kunnen je gebruikers nog steeds bestanden uploaden en downloaden via Google Drive. Ze kunnen echter geen documenten, spreadsheets of presentaties bewerken op mobiele apparaten.
Stel opslaglimieten in voor gebruikers en gedeelde schijven.
Uw organisatie krijgt opslagruimte toegewezen op basis van uw Google Workspace-editie en het aantal gebruikers. Als uw organisatie gedeelde opslag gebruikt, kunt u instellen hoeveel opslagruimte elke gebruiker en gedeelde schijf mag gebruiken, zodat sommige gebruikers niet meer dan hun eerlijke deel gebruiken.
Leer hoe u opslaglimieten kunt instellen .
Beperk offline toegang
Je kunt bepalen of gebruikers toegang hebben tot hun Google Docs, Sheets en Slides wanneer hun computer niet met internet is verbonden.
Standaard is offline toegang toegestaan en kunnen gebruikers dit naar behoefte voor hun eigen account in- of uitschakelen. U kunt het bijvoorbeeld uitschakelen voor gebruikers die met gevoelige of vertrouwelijke bestanden werken.
Leer hoe u offline toegang tot Docs-editors instelt .
Beheer wie binnen uw organisatie Drive en Google Docs-editors mag gebruiken.
De meeste Google Workspace-edities bevatten Drive en samenwerkingsservices zoals Google Docs, Google Sheets en meer. Maar sommige organisaties willen wellicht bepalen wie bestanden mag maken, uploaden of Drive mag gebruiken.
Leer hoe u het aanmaken van documenten kunt in- of uitschakelen.
Controle delen
Stel vertrouwensregels in voor een gedetailleerdere controle over het delen van bestanden.
Als uw organisatie meer mogelijkheden nodig heeft om het delen van bestanden intern en extern te beperken, kunt u vertrouwensregels instellen. Met vertrouwensregels kunt u het delen van bestanden tussen organisatieonderdelen, groepen, individuele gebruikers en domeinen beheren.
Leer hoe u vertrouwensregels voor het delen in Drive kunt maken en beheren.
Stel algemene toegangsopties in voor het delen van bestanden met de doelgroepen.
U kunt gebruikers helpen content te delen met de juiste groepen, zoals hun afdeling of divisie binnen uw organisatie, door doelgroepen te creëren. Doelgroepen helpen voorkomen dat content te veel wordt gedeeld met de hele organisatie.
Leer hoe u algemene toegangsopties voor het delen van bestanden in Drive instelt.
Beperk de toegang die gebruikers tot bestanden kunnen verlenen.
Wanneer een gebruiker een e-mail of agenda-uitnodiging met een bijlage verstuurt, wordt hij of zij gevraagd de ontvangers toegang te geven als ze die nog niet hebben. U kunt de toegang die de afzender kan verlenen beperken om overmatig delen van gegevens of datalekken te voorkomen.
Leer hoe u de toegang van gebruikers tot bestanden kunt beperken .
Geavanceerde Drive-functies instellen
Stel classificatielabels in.
U kunt uw gebruikers helpen bestanden te classificeren of te labelen om bestandstypen en goedkeuringen bij te houden, beleid toe te passen en de zoekfunctie te verbeteren door classificatielabels voor Drive in te stellen. Deze labels voegen metadata toe aan bestanden, zoals de gevoeligheid van het bestand, de documentstatus of de vervaldatum.
Leer hoe u aan de slag kunt als beheerder van classificatielabels.
Aangepaste Drive-sjablonen toestaan
De merkidentiteit van uw organisatie is belangrijk, en een manier om deze te promoten is door aangepaste sjablonen te maken voor documenten, spreadsheets, presentaties, formulieren en websites. U kunt iedereen binnen uw organisatie of alleen bepaalde gebruikers toestaan om aangepaste sjablonen te maken.
Leer hoe u aangepaste sjablonen voor uw organisatie kunt gebruiken .
Voeg een extra versleutelingslaag toe aan bestanden.
Als uw organisatie werkt met gevoelige intellectuele eigendom of actief is in een sterk gereguleerde sector, kunt u gebruikers toestaan om aan de clientzijde versleutelde documenten en andere bestanden te maken die de servers van Google niet kunnen ontcijferen.
Leer hoe: Client-side encryptie