Phân tích cách tổ chức của bạn sử dụng không gian bằng cách sử dụng Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng. Nếu tổ chức của bạn sử dụng thiết bị Meet và đã bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng, thì bạn sẽ nhận được nhiều thông tin chi tiết hơn về cách sử dụng các phòng và thiết bị. Hãy sử dụng thông tin này để lập kế hoạch không gian.
Trước khi bắt đầu
Cách khai thác tối đa Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng:
- Tạo toà nhà, tính năng và tài nguyên trên Lịch
- Đảm bảo phòng của bạn là tài nguyên có cấu trúc trong Lịch Google
- Chỉ định lịch cho tài nguyên
- Bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng trong các phòng có Thiết bị Meet
- Đặt danh mục phòng thành Không gian hội họp
- Đặt múi giờ cho từng phòng
Chuyển đến Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng
Để xem Trang tổng quan, bạn phải có đặc quyền đối với Lịch để xem thông tin chi tiết về phòng.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Thông tin chi tiết về phòng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
Bạn cũng có thể tìm kiếm Trang tổng quan Thông tin chi tiết về phòng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Theo dõi mức sử dụng cuộc họp video
Sử dụng Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng để xem xét các chỉ số chính sau:
- Số lượng phòng đang hoạt động và các điểm cuối video khác
- Số phút video mỗi tháng
- Số cuộc họp mỗi tháng
- Số người tham gia trung bình trong mỗi cuộc họp
- Mức sử dụng theo phòng hoặc loại thiết bị
- Mức độ sử dụng tính năng (chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, sự kiện phát trực tiếp và bản ghi)
Xem mức sử dụng thiết bị và phòng họp có thiết bị Meet
Nếu bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng, bạn có thể theo dõi mức độ sử dụng phòng và thiết bị theo thời gian. Bạn chỉ thấy tất cả các biểu đồ sau đây nếu tổ chức của bạn sử dụng thiết bị Meet.
Sử dụng bộ lọc nhanh Đang xem ở trên cùng để thu hẹp kết quả.
- Tất cả các phòng
- Phòng không có Thiết bị Meet
- Các phòng có Thiết bị Meet
- Các phòng có Thiết bị Meet đã bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng
Sử dụng các biểu đồ để biết cách phòng và thiết bị được sử dụng.
Giải thích mức sử dụng phòng và thiết bị
Tỷ lệ đặt chỗ được tính bằng cách lấy số giờ đặt trước trung bình của phòng chia cho 10 tiếng của một ngày làm việc. Chỉ những lịch đặt trước trong khoảng thời gian từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều mới được tính.
Biểu đồ mức sử dụng dựa trên dữ liệu thu thập được từ những phòng chứa thiết bị Meet đã kích hoạt tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng.
Hãy sử dụng các định nghĩa này để diễn giải các bảng sau:
- Tỷ lệ kín phòng quá lớn – Tỷ lệ kín phòng đạt hơn 100% so với sức chứa đã nêu.
- Tỷ lệ kín phòng tiêu chuẩn – Tỷ lệ kín phòng đạt 50 – 100% so với sức chứa đã nêu.
- Tỷ lệ kín phòng thấp – Tỷ lệ kín phòng đạt 1 – 49% so với sức chứa đã nêu.
- Chưa có người sử dụng – Không phát hiện thấy ai trong phòng.
- Không có dữ liệu về tỷ lệ kín phòng – Phòng không có thiết bị bắt buộc hoặc tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng đã tắt.
- Đã có người sử dụng – Phát hiện thấy ít nhất 1 cá nhân trong phòng.
Xem dữ liệu đặt trước
Bạn nên tìm ra những phòng họp được sử dụng nhiều nhất và ít nhất, sau đó nghiên cứu những phòng đó để nắm được thông tin chi tiết.
| Chỉ số | Nội dung của biểu đồ |
|---|---|
| Tỷ lệ đặt chỗ | Tỷ lệ phần trăm giờ làm việc mà các phòng đã được đặt. |
| Phân phối đặt trước | Lượng thời gian trung bình phòng được đặt trước mỗi ngày. |
| Tỷ lệ đặt chỗ theo thời gian trong ngày | Tần suất mọi người đặt phòng vào các thời điểm khác nhau trong ngày. |
| Tỷ lệ đặt chỗ theo sức chứa của phòng | Tỷ lệ phần trăm giờ làm việc mà các phòng có kích thước khác nhau đã được đặt trước. |
Xem mức sử dụng phòng
Xác định loại phòng mà người dùng muốn dùng cho cuộc họp. Phát hiện các xu hướng và mẫu hình; ví dụ: bạn có thể nhận thấy rằng các nhóm nhỏ đang đặt phòng họp lớn.
Tỷ lệ chấp nhận cuộc họp được tính bằng cách lấy số khách mời không từ chối lời mời tham gia cuộc họp trung bình chia cho tổng sức chứa của phòng. Tỷ lệ kín phòng được tính bằng cách lấy số người được phần cứng tương thích phát hiện có mặt trong phòng trung bình chia cho tổng sức chứa của phòng.
| Chỉ số | Nội dung của biểu đồ |
|---|---|
| Tỷ lệ kín của phòng đã đặt theo số liệu đo lường | Tỷ lệ kín phòng của phòng đã đặt. |
| Tỷ lệ kín phòng theo thời gian của phòng được đặt trước | Tỷ lệ kín phòng của các phòng đã đặt đối với các phòng đã chọn. |
| Tỷ lệ kín của phòng chưa đặt theo số liệu đo lường | Tỷ lệ kín của phòng chưa đặt. |
| Tỷ lệ kín phòng theo thời gian của phòng chưa được đặt trước | Tỷ lệ kín phòng của phòng chưa được đặt trước đối với các phòng đã chọn. |
| Tỷ lệ chấp nhận cuộc họp theo sức chứa của phòng | Mức sử dụng sức chứa của phòng dựa trên lời mời tham gia cuộc họp đã chấp nhận. |
| Tỷ lệ kín phòng ước tính theo sức chứa của phòng | Dữ liệu thực tế về tỷ lệ kín phòng của những phòng đã bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng dựa trên phần cứng. |
| Phòng được sử dụng nhiều nhất và ít nhất | Phòng được sử dụng nhiều nhất và ít nhất. |
| Những toà nhà được sử dụng nhiều nhất và ít nhất | Những toà nhà được sử dụng nhiều nhất và ít nhất. |
Xem mức sử dụng thiết bị
Tìm hiểu về tổng mức sử dụng thiết bị trong khoảng thời gian đã chọn. Hãy dùng thông tin này để lên kế hoạch cho các phòng họp trong tương lai.
| Chỉ số | Nội dung của biểu đồ |
|---|---|
| Mức sử dụng chung đối với thiết bị đã đặt trước | Khoảng thời gian thiết bị Meet được sử dụng trong các phòng. |
| Mức sử dụng thiết bị được đặt trước theo thời gian | Thiết bị Meet có được sử dụng vào một ngày cụ thể hay không. |
| Mức sử dụng chung đối với thiết bị chưa đặt trước | Tổng thời gian thiết bị Meet được sử dụng trong các phòng có trang bị thiết bị này nhưng chưa được đặt trước. |
| Mức sử dụng thiết bị chưa được đặt trước theo thời gian | Mức độ sử dụng thiết bị Meet hằng ngày trong các phòng được trang bị nhưng chưa được đặt trước. |
Xem biểu đồ hủy đặt phòng
Xem số liệu thống kê về việc hủy đặt phòng cho khoảng thời gian đã chọn. Bạn hãy thay đổi mục cài đặt hủy đặt phòng để giảm số giờ không có phòng trống.
| Chỉ số | Nội dung của biểu đồ |
|---|---|
| Thời gian phát hành | Tổng số giờ họp mà tính năng huỷ đặt phòng cung cấp. |
| Thời gian được đặt lại | Số giờ còn trống được đặt trước cho các cuộc họp mới. |
| Thời gian không có phòng trống | Số giờ họp không dùng không thể được phát hành. Điều này có thể xảy ra khi phòng đó không bật tính năng Thời gian phát hành hoặc do một người tham dự cuộc họp nằm trong nhóm người dùng bị loại trừ. |
Các phương pháp hay nhất để nghiên cứu mức sử dụng cuộc họp
Phân tích các chỉ số về cuộc họp và đặt mục tiêu cải thiện ở những khía cạnh quan trọng đối với bạn:
- Nhận dữ liệu sử dụng giúp xác định những loại phòng và thiết bị mà người dùng ưu tiên dùng cho cuộc họp. Bạn có thể xem xét các loại cuộc họp, chẳng hạn như cuộc họp nội bộ so với cuộc họp bên ngoài, để hiểu rõ hơn.
- Xem xét dữ liệu từ các cuộc họp đang diễn ra để tìm ra những xu hướng và mẫu hình mà bạn có thể khai thác.
- Tìm phòng họp được sử dụng nhiều nhất và ít nhất, sau đó nghiên cứu những phòng đó để nắm bắt thông tin chi tiết. Bằng cách xem xét mức sử dụng phòng, bạn có thể quyết định xem có nên triển khai lại các hệ thống chưa được sử dụng hết công suất hay không. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy những mẫu mang lại thành công trong các phòng được sử dụng nhiều nhất.
- Xem xét dữ liệu hội nghị truyền hình của các công ty khác có quy mô tương tự và xác định xem dữ liệu đó có phù hợp với các mẫu trong tổ chức của bạn hay không.
- Chỉ số phù hợp nhất để so sánh tổ chức của bạn với một tổ chức khác là số phút mỗi tháng mà bạn dành cho các cuộc họp video.
Đánh giá các vấn đề kỹ thuật
Khi gặp vấn đề về kỹ thuật, hãy kiểm tra:
- Phạm vi phủ sóng Wi-Fi kém
- Tường lửa, proxy hoặc VPN được định cấu hình không đúng cách
- Băng thông mạng không đủ
- Phần mềm ứng dụng đã lỗi thời
Những vấn đề này thường gặp nhất khi người dùng sử dụng thiết bị của riêng họ để tham gia cuộc họp.
Sử dụng các công cụ phân tích khác của Meet
Google Meet cung cấp một số công cụ mà bạn có thể dùng để xem xét cách tổ chức của bạn sử dụng các cuộc họp.
Chủ đề có liên quan
- Huỷ đặt phòng họp không dùng đến trên Lịch
- Quyền xem thông tin chi tiết về phòng (Lịch)
- Theo dõi việc sử dụng phòng và tài nguyên trong Lịch Google
- Bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng
- Sử dụng tài nguyên có cấu trúc của Lịch Google
- Chỉnh sửa tên, loại hoặc nội dung mô tả của tài nguyên
- Đặt múi giờ