Trong Lịch Google, khi tạo tài nguyên trên Lịch (chẳng hạn như phòng họp hoặc ô tô công ty), bạn có thể tạo lịch cho tài nguyên đó. Sau đó, người dùng có thể lên lịch sử dụng tài nguyên bằng cách thêm tài nguyên vào sự kiện trên lịch. Khi người dùng đặt trước tài nguyên, việc này sẽ tạo một sự kiện tương ứng trên lịch của tài nguyên đó.
Trước khi bắt đầu
Để chia sẻ tài nguyên, trước tiên bạn phải thêm các tài nguyên vào danh sách Lịch của tôi. Để thêm tài nguyên vào danh sách Lịch của tôi, bạn cần có tài khoản quản trị viên kèm theo đặc quyền quản lý Lịch.
- Nếu tài nguyên bạn muốn quản lý chưa có trong Lịch, hãy tạo tài nguyên.
- Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên rồi mở Lịch Google.
- Ở bên trái, bên cạnh Lịch khác, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm
Duyệt xem tài nguyên. - Nhấp vào toà nhà hoặc vị trí của tài nguyên.
- Bên cạnh tài nguyên, hãy đánh dấu vào hộp để thêm tài nguyên đó vào danh sách Lịch của tôi.
Chia sẻ tài nguyên
Nếu bạn chia sẻ tài nguyên, người dùng có thể thêm tài nguyên đó vào danh sách Lịch khác để kiểm tra tình trạng còn trống, đặt trước tài nguyên cho các sự kiện và nhận thông báo. Tuy nhiên, họ không thể chỉnh sửa tài nguyên.
- Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên rồi mở Lịch Google.
- Trong danh sách Lịch của tôi, hãy trỏ vào tài nguyên rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
Cài đặt và chia sẻ. Chọn cách bạn muốn chia sẻ tài nguyên.
Trong phần cài đặt của lịch dùng chung, bạn có thể đặt các quyền chung như Quyền truy cập vào sự kiện và Chia sẻ với người cụ thể. Trong hai quyền, quyền rộng hơn được áp dụng cho những người cụ thể.
Ví dụ: Nếu bạn chọn Chia sẻ với mọi người và chọn Xem tất cả thông tin chi tiết của sự kiện, đồng thời chia sẻ lịch đó với một người cụ thể và chọn Chỉ xem thông tin rảnh/bận, người đó vẫn có thể xem tất cả thông tin chi tiết về sự kiện của bạn.
Nếu bạn muốn chia sẻ lịch với mọi người trong tổ chức, hãy làm như sau trong phần Quyền truy cập vào sự kiện:
- Đánh dấu vào hộp Hiển thị cho tổ chức của bạn.
- Ở bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
rồi chọn một lựa chọn. Tìm hiểu về quyền đối với tài nguyên bên dưới trên trang này.
Nếu bạn không thiết lập chế độ chia sẻ nội bộ cho một tài nguyên mới, thì tài nguyên đó sẽ kế thừa chế độ chia sẻ mặc định cho lịch phụ trong tổ chức của bạn. Nếu bạn muốn chia sẻ lịch với những người cụ thể hoặc một nhóm trong Google Groups, hãy làm như sau để Chia sẻ với người cụ thể:
- Nhấp vào Thêm người.
- Thêm địa chỉ email của những người hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ.
- Đối với Quyền, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
rồi chọn một lựa chọn. Tìm hiểu về quyền đối với tài nguyên bên dưới trên trang này.
- Nhấp vào Gửi.
Đảm bảo rằng người dùng có thể lên lịch sử dụng tài nguyên. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Kiểm thử khả năng lên lịch tài nguyên.
Cho người dùng biết rằng họ hiện có thể thêm tài nguyên vào sự kiện.
(Không bắt buộc) Hoàn tất các bước để Kiểm soát cách tài nguyên phản hồi lời mời.
Tìm hiểu về quyền đối với tài nguyên
Khi chia sẻ tài nguyên, bạn có thể kiểm soát cách người dùng xem các sự kiện được lên lịch cho tài nguyên đó và liệu họ có thể thêm hoặc chỉnh sửa sự kiện hay không.
- Chỉ xem thông tin rảnh/bận (ẩn chi tiết) – Người dùng có thể đặt trước tài nguyên khi tạo hoặc sửa đổi sự kiện trong lịch cá nhân. Họ không thể xem tên hoặc chi tiết của các sự kiện trên lịch của tài nguyên. Nếu bạn không cho phép đặt trước tài nguyên theo thông tin rảnh/bận trong tổ chức, hãy chia sẻ tài nguyên đó với quyền thấp nhất là Xem tất cả thông tin chi tiết của sự kiện. Nếu không, người dùng sẽ cố gắng lên lịch cho tài nguyên và tài nguyên đó sẽ không sử dụng được.
- Xem tất cả thông tin chi tiết của sự kiện – Người dùng có thể đặt trước tài nguyên và xem chi tiết sự kiện khi tạo hoặc sửa đổi sự kiện trong lịch cá nhân. Người tổ chức sự kiện có thể sửa đổi sự kiện trong lịch cá nhân của họ. Tuy nhiên, họ không thể sửa đổi sự kiện ngay trong lịch của tài nguyên hoặc sửa đổi sự kiện của người dùng khác.
- Điều chỉnh sự kiện – Người dùng có thể xem chi tiết sự kiện, kể cả chi tiết về sự kiện riêng tư. Họ có thể sửa đổi mọi sự kiện. Lựa chọn này chỉ được áp dụng khi tài nguyên được chia sẻ với những người cụ thể, chứ không phải toàn bộ tổ chức.
- Chỉnh sửa và quản lý việc chia sẻ – Người dùng có thể xem chi tiết sự kiện, kể cả chi tiết về sự kiện riêng tư. Họ có thể sửa đổi mọi sự kiện. Họ cũng có thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ. Lựa chọn này chỉ được áp dụng khi tài nguyên được chia sẻ với những người cụ thể.
- Tự động chấp nhận lời mời – Bạn có thể chọn cho phép người dùng đặt trước những tài nguyên không xung đột với tình trạng còn trống. Chế độ cài đặt này cũng ngăn người dùng trái phép đặt trước tài nguyên. Hoặc bạn có thể cho phép người dùng đặt trước tài nguyên bất kể tình trạng còn trống hay quyền.
Kiểm soát cách tài nguyên phản hồi lời mời
- Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên rồi mở Lịch Google.
Trong danh sách Lịch của tôi, hãy trỏ vào tài nguyên rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
Cài đặt và chia sẻ.Bạn phải có đặc quyền đối với Lịch.
Trong phần Tự động chấp nhận lời mời, hãy chọn một chế độ:
Tự động chấp nhận lời mời không xung đột – Tài nguyên sẽ chấp nhận lời mời tham gia mọi sự kiện mới nếu không có sự kiện nào khác được lên lịch cùng lúc. Nếu tài nguyên còn trống cho hầu hết nhưng không phải tất cả sự kiện trong chuỗi, tài nguyên đó sẽ chấp nhận toàn bộ chuỗi sự kiện và từ chối những ngày mà tài nguyên đó không còn trống. Mỗi lần bị từ chối, người tổ chức sự kiện sẽ nhận được một email. Nếu có quá nhiều xung đột, tài nguyên đó sẽ từ chối toàn bộ chuỗi sự kiện và gửi một email. Tài nguyên này cũng từ chối yêu cầu đặt trước của những người dùng không có quyền truy cập cần thiết vào tài nguyên.
Lưu ý: Tài nguyên chỉ chấp nhận lời mời cho sự kiện định kỳ nếu số lần diễn ra có xung đột không quá 5 lần và không chiếm quá 1/3 tổng số sự kiện.
Tự động thêm tất cả lời mời vào lịch này – Tất cả lời mời sẽ xuất hiện trên lịch của tài nguyên ngay cả khi một số lời mời dành cho các sự kiện diễn ra cùng lúc. Để đảm bảo tài nguyên còn trống khi bạn cần, hãy kiểm tra trước tình trạng còn trống của tài nguyên đó. Đường gạch ngang trên lịch cho biết tài nguyên đó đã được đặt trước. Nếu bạn bật chế độ cài đặt này, những người dùng không có quyền cần thiết có thể lên lịch và sử dụng tài nguyên. Tuy nhiên, họ vẫn không thể đăng ký theo dõi tài nguyên hoặc xem chi tiết.