Huỷ đặt phòng họp không dùng đến trên Lịch

Các phiên bản được hỗ trợ tính năng này: Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Bạn có thể tự động huỷ đặt phòng họp khi gần như tất cả mọi người đều từ chối tham gia cuộc họp trong Lịch Google. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh bản phát hành và chỉ loại trừ một số phòng và người dùng khỏi bản phát hành. Khi phòng được giải phóng, người tổ chức cuộc họp sẽ nhận được thông báo qua email.

Lưu ý: Sử dụng Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng để phân tích các bản phát hành phòng cho tổ chức của bạn. Với trang tổng quan này, bạn có thể xem tổng số giờ có phòng trống, số giờ được đặt lại và số giờ không có phòng trống. Tìm hiểu thêm

Bật hoặc tắt tính năng phát hành phòng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Cài đặt phòng.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.

  2. Đối với chế độ Phòng được huỷ đối với những sự kiện bị từ chối, hãy nhấp vào Bật hoặc Tắt.
  3. Nhấp vào Lưu.

Loại trừ các phòng hoặc nhóm người dùng khỏi việc huỷ đặt phòng

Loại trừ một phòng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Quản lý tài nguyên.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.

  2. Nhấp vào tên tài nguyên của phòng.
  3. Trong phần Chế độ cài đặt phòng, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
  4. Đối với chế độ Không áp dụng việc huỷ đặt phòng, hãy chọn Bật.
  5. Nhấp vào Lưu.

Loại trừ một nhóm người dùng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Toà nhà và tài nguyên sau đó Cài đặt phòng.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.

  2. Trong phần Cài đặt chung cho phòng, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
  3. Đối với Không áp dụng việc hủy đặt phòng đối với các nhóm người dùng, hãy nhấp vào Chỉnh sửa nhóm.
  4. Nhập nhóm người dùng rồi nhấp vào Lưu.

Khắc phục tình trạng huỷ đặt phòng không mong muốn

Bạn có thể giảm số lần hủy đặt phòng không mong muốn bằng cách sử dụng các trường hợp ngoại lệ về phòng và người tổ chức. Lịch Google có logic để hỗ trợ, nhưng lựa chọn của bạn về phòng và nhóm người dùng là rất quan trọng.

Các trường hợp Lịch không huỷ đặt phòng

Lịch không giải phóng phòng khi:
  • Khách từ chối chưa đầy 10 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
  • Cuộc họp được thiết lập để diễn ra trong vòng 30 phút tới.
  • Một phòng được đặt trực tiếp trên lịch của phòng.
  • Cuộc họp kéo dài hơn 4 giờ.
  • Phòng này có sức chứa hơn 20 người.
  • Phòng này từng được giải phóng rồi được thêm lại cho cùng một cuộc họp.
  • Không có khách nào ngoài người tổ chức hoặc có khách bên ngoài.
  • Cuộc họp được đặt trên lịch phụ.
  • Phòng có kích thước lớn hoặc được đặt trước cho một cuộc họp hoặc sự kiện lớn.

Lưu ý: Đây chưa phải là danh sách đầy đủ về các yếu tố hủy đặt phòng và logic hủy đặt phòng có thể thay đổi.

Chọn phòng để phát hành

Google khuyến nghị bạn bật tính năng tự động hủy đặt phòng cho hầu hết các phòng, ngoại trừ những phòng:
  • Thường được nhân viên quan trọng sử dụng, chẳng hạn như phòng riêng của CEO.
  • Được dùng cho các chức năng quan trọng đối với doanh nghiệp (tuyển dụng, cuộc họp với khách hàng hoặc sự kiện đặc biệt).
  • Hầu hết nhân viên đều không có quyền này.
  • Được khách bên ngoài không được mời tham dự sự kiện sử dụng.

Chọn người tổ chức phòng

Loại trừ những người dùng khỏi tính năng huỷ đặt phòng tự động khi họ:
  • Tạo cuộc họp cho nhân viên VIP.
  • Thường xuyên đặt lịch họp cho người khác nhưng không tham dự.
  • Là các nhà quản lý cấp cao.
  • Thiết lập các cuộc họp quan trọng đối với doanh nghiệp và các cuộc họp hướng đến bên ngoài.