Prácticas recomendadas para reuniones híbridas de Google Meet para administradores

Como administrador de TI, controlas la configuración predeterminada de las reuniones de Google Meet en tu organización. Las reuniones híbridas son aquellas en las que algunas personas están juntas en una sala y otras se unen de forma remota desde una computadora o un teléfono. En este artículo, se destacan las prácticas recomendadas para que las reuniones híbridas sean más fáciles de administrar y más accesibles para todos los miembros de tu organización.

Configuración para reuniones híbridas

 

Asegúrate de que Meet tenga suficiente ancho de banda

Configura tu red para que tengas suficiente ancho de banda para que todos puedan ver y escuchar. La práctica recomendada es darle a Meet la ruta más corta posible a Internet.

Obtén información para preparar tu red para las reuniones de Meet.

Haz que Meet sea tu opción predeterminada para las videollamadas

Si usas Meet como opción predeterminada para las videollamadas, se configurará automáticamente un vínculo de Meet para tus usuarios cuando creen reuniones en Calendario de Google.

Obtén información para controlar las conferencias para eventos de Calendario (para administradores).

Configura los valores predeterminados de la política de micrófono y cámara

Establece valores predeterminados para tus usuarios para que no tengan que lidiar con una configuración complicada. Obtén más información sobre las políticas de Chrome y las URLs a las que se les otorga acceso a dispositivos de captura de audio y video sin solicitud:

Configura las salas de reuniones y el hardware de las salas

La práctica recomendada es configurar las salas de reuniones y el hardware para tus usuarios de modo que las funciones de acercamiento, registro en la sala y asignación de salas sean significativas y eficaces para ellos. Para obtener más información, visita los siguientes recursos:

Usa el audio adaptable

Si tu organización no tiene suficiente hardware para conferencias, todos pueden reunirse en la misma sala en sus propias laptops y tener una experiencia de audio fluida. Con el audio adaptable, Meet detecta y sincroniza automáticamente varios micrófonos y bocinas.

Obtén información para usar el audio adaptable en Meet.

Crea fondos de reuniones para tus usuarios

Crea un fondo con el logotipo de tu empresa para lograr una marca coherente y compártelo con tus usuarios. También puedes animar a los usuarios a crear fondos únicos en Meet con IA.

Obtén información para permitir que los usuarios apliquen fondos y efectos especiales.

Prepárate para reuniones híbridas grandes

Si tus reuniones híbridas tienen cientos o incluso miles de asistentes, la práctica recomendada es transmitirlas en vivo. La gran mayoría de los asistentes serán usuarios que no participarán. Puedes dar el vínculo de Meet a las personas que quieres que participen en la reunión y el vínculo de la transmisión en vivo a todos los demás.

Elige la configuración predeterminada de transmisión

Configura los valores predeterminados de la transmisión en vivo, por ejemplo, si quieres que Meet transmita a YouTube.

Obtén información para activar o desactivar la transmisión en vivo para Meet.

Asigna roles como visualizador, participante y coorganizador

Puedes hacer que algunos asistentes a la reunión sean visualizadores y otros participantes. Los visualizadores pueden mirar una reunión, pero no interactuar con ella. La práctica recomendada es que cada reunión tenga al menos un organizador presente para permitir que las personas entren o las expulsen. Para obtener más información, visita los siguientes recursos:

Otorga a los organizadores un mayor control sobre sus reuniones

Otorga a los organizadores la administración del organizador. Cuando está activada, el organizador de la reunión puede hacer clic en Controles del organizador en la reunión para controlar lo siguiente:

  • Quién puede presentar y enviar mensajes de chat
  • Audio y video
  • Finalizar la reunión para todos los participantes
  • (En algunas ediciones de Google Workspace) Agregar coorganizadores y comoderadores

Permite que los organizadores de la reunión obtengan informes de asistencia y de transmisión en vivo

Ayuda a tus usuarios a obtener los datos y las estadísticas sobre sus reuniones.

Obtén información para permitir que los organizadores obtengan informes sobre la asistencia a las reuniones y las vistas de la transmisión en vivo.

Permite que las personas creen encuestas y respondan a ellas

Permite que tus usuarios realicen encuestas en las reuniones.

Obtén información para realizar encuestas en Google Meet.

Habilita la accesibilidad

Meet tiene funciones de accesibilidad integradas que son útiles en una amplia variedad de situaciones. Las funciones que se enumeran a continuación son prácticas recomendadas.

Obtén más información sobre las funciones de accesibilidad de Google Meet.

Graba reuniones

Anima a las personas a grabar sus reuniones para quienes no puedan asistir. Recuérdales que las reuniones no se graban automáticamente; alguien siempre tiene que iniciar la grabación durante la reunión. Además, recuerda a los usuarios que, si quieren guardar las grabaciones de las reuniones por más de 3 meses, deben volver a guardar el archivo en una ubicación nueva en su Google Drive.

Obtén información para activar o desactivar la grabación de Meet para tu organización.

Transcribe reuniones

Anima a tus usuarios a crear transcripciones de las reuniones para que tengan registros escritos de todo lo que sucedió durante una reunión. Las transcripciones son ideales cuando quieres grabar una reunión, pero no tienes espacio disponible en Drive, o cuando es importante citar a alguien exactamente.

Obtén información para activar o desactivar la transcripción de reuniones.

Evita el acople y consulta los nombres de los usuarios en las salas de reuniones

Evita el acople durante las presentaciones en la sala usando el Modo complementario. Cuando los usuarios de las salas de reuniones se registran en las salas con el Modo complementario, se los identifica por su nombre en los subtítulos y las transcripciones, o cuando levantan la mano. También pueden presentar la pantalla que usan con el Modo complementario. El dispositivo complementario está silenciado para minimizar el acople.

Usa subtítulos y subtítulos traducidos

Mantén a todos informados con subtítulos automáticos en varios idiomas. Los subtítulos aparecen en tiempo real.

Obtén información para usar subtítulos y subtítulos traducidos en Google Meet.

Anima a los usuarios a vincularse con sus intérpretes

Permite que los usuarios se vinculen con su intérprete para que todos los participantes de la reunión vean sus mosaicos de video uno al lado del otro. Esta también es una práctica recomendada para cuando varias personas hacen una presentación juntas.

Obtén información para vincular mosaicos en Google Meet.