Activer ou désactiver la transcription de réunions

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus. Comparer votre édition

En tant qu'administrateur, vous pouvez autoriser vos utilisateurs à enregistrer la transcription de leurs réunions Google Meet sous forme de fichier Google Docs. Les transcriptions sont idéales pour savoir qui a dit quoi sans avoir à prendre de notes pendant la réunion. Elles sont également utiles pour vos registres de présence, car la transcription inclut une liste des participants. Cette fonctionnalité est activée par défaut, mais elle n'est pas automatique pour chaque réunion. Quelqu'un doit démarrer la transcription pendant la réunion. Les transcriptions sont enregistrées dans le Drive de l'organisateur après la réunion et occupent moins d'espace que les enregistrements de réunion.

Étape 1 : Vérifiez si la transcription est disponible

Vérifiez que vous disposez d'une édition Google Workspace compatible avec la transcription. Comparer votre édition

Si vous disposez de Business Standard, vous ne pouvez pas désactiver la fonctionnalité dans la console d'administration. Changer d'édition Google Workspace

Étape 2 : Assurez-vous que Drive et Docs sont activés

Si vous autorisez les utilisateurs à transcrire les réunions, ils peuvent trouver les transcriptions dans le dossier "Enregistrements Meet" de Google Drive. Pour que les utilisateurs puissent accéder aux transcriptions, ils doivent disposer des paramètres suivants :

  1. Drive est activé. Pour obtenir des instructions, consultez Afficher les applications activées pour un utilisateur, un groupe ou une unité organisationnelle. Si nécessaire, activez ou désactivez Drive pour les utilisateurs. Drive est activé par défaut pour la plupart des organisations.
  2. Ils peuvent créer des fichiers dans Drive. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver la création de documents Docs.

Pour transcrire et sauvegarder des transcriptions dans Drive, l'utilisateur et votre organisation doivent disposer d'un espace de stockage suffisant.  Pour en savoir plus, consultez Vérifier l'utilisation de l'espace de stockage dans votre organisation.

Étape 3 : Activez ou désactivez la transcription

Avant de commencer : si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Google Meet.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres vidéo Meet.
  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sur le côté, sélectionnez une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé).

    Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. Cliquez sur Transcriptions de réunions, puis sélectionnez une option.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour une unité organisationnelle.

    Pour rétablir la valeur héritée ultérieurement, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).


    L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus

Où trouver les transcriptions ?

Une fois la transcription enregistrée, l'organisateur et les organisateurs adjoints de la réunion, ainsi que la personne qui a lancé la transcription, reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier. Les organisateurs de réunions peuvent également trouver les transcriptions de réunions dans le dossier "Meet Recordings" de Drive. Ils peuvent généralement accéder aux transcriptions quelques heures après la réunion, mais cela peut prendre jusqu'à 24 heures. Pour trouver une transcription, recherchez "transcription" dans Drive. Ce terme figure dans le nom du fichier (par exemple, "Synchronisation de l'équipe (13/09/2022 à 10h00 PST) – Transcription").

Si la réunion est associée à un événement Google Agenda et qu'elle a lieu à l'heure prévue, la transcription est également associée à l'événement Agenda.

Qui peut modifier une transcription ?

Une fois la transcription enregistrée, l'organisateur et les organisateurs adjoints de la réunion, ainsi que la personne qui a lancé la transcription, bénéficient automatiquement de l'accès "Modification autorisée" au fichier de transcription. Si la réunion comptait moins de 200 invités, tous les invités ont également accès à la transcription en mode édition. Toute personne disposant d'un accès en modification peut déplacer, partager ou renommer le fichier, comme n'importe quel autre fichier Docs.