Bắt đầu: Hướng dẫn thiết lập Workspace Studio cho quản trị viên

Google Workspace Studio cho phép người dùng tạo "quy trình" để tự động hoá các công việc thường xuyên trên các ứng dụng của Google Workspace, bao gồm Gmail, Drive và Chat, cũng như các dịch vụ của bên thứ ba. Những người dùng có quyền sử dụng Gemini có thể tạo quy trình bằng cách mô tả những việc họ muốn làm.

Quy trình có thể thay mặt người dùng soạn email, tạo và cập nhật tệp, tạo nhiệm vụ và nhiều việc khác. Các quy trình được định cấu hình không đúng cách có thể vô tình chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu, hoặc gửi quá nhiều thông báo. Quản trị viên có thể quản lý những rủi ro này thông qua chính sách và hoạt động giám sát.

Hướng dẫn này cung cấp các phương pháp hay nhất để quản trị viên định cấu hình, hỗ trợ và quản lý Workspace Studio nhằm tối đa hoá năng suất, đồng thời duy trì tính bảo mật và quyền kiểm soát.

Bước 1. Thiết lập Workspace Studio cho tổ chức của bạn

Trước khi cho phép người dùng sử dụng Workspace Studio, bạn nên định cấu hình quyền truy cập và các biện pháp bảo vệ để đảm bảo quy trình hoạt động như mong đợi và dữ liệu vẫn an toàn.

1. Quản lý quyền truy cập vào Studio

  • Tìm chế độ cài đặt: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sau đó Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Workspace Studio.
  • Hành động: Kiểm tra để đảm bảo Trạng thái dịch vụ được đặt thành BẬT cho các đơn vị tổ chức và nhóm thích hợp.
  • Đề xuất: Tạo một đơn vị tổ chức con có quyền truy cập vào Studio ở trạng thái tắt. Điều này cho phép bạn nhanh chóng chuyển một người dùng sang đơn vị tổ chức đó để dừng một quy trình mà họ sở hữu.

Tìm hiểu thêm: Bật hoặc tắt Google Workspace Studio cho tổ chức của bạn

2. Quản lý quyền truy cập vào các tính năng của Studio

Bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể sử dụng Gemini để tạo quy trình, sử dụng các bước dựa trên AI trong quy trình, sử dụng các bước cho các dịch vụ khác của Workspace và sử dụng các bước tích hợp hoặc tuỳ chỉnh hay không.

Đề xuất:

  • Cho phép những người dùng có quyền sử dụng Gemini cho Google Workspace sử dụng các tính năng của Gemini trong Studio.
  • Cho phép người dùng sử dụng các bước cho các dịch vụ của Workspace mà họ có thể truy cập. Chỉ chặn các bước cho một dịch vụ nếu có nguy cơ lạm dụng.
  • Sử dụng danh sách cho phép của Google Workspace Marketplace để kiểm soát những bước tích hợp và bước tuỳ chỉnh đã xuất bản mà người dùng có thể sử dụng.

Hướng dẫn chi tiết: Quản lý quyền truy cập vào các bước và điều kiện khởi động trong Workspace Studio

3. Quản lý những người có thể chia sẻ quy trình

Khi cho phép mọi người chia sẻ quy trình với những người khác trong nội bộ, họ có thể chia sẻ các quy trình hữu ích giúp tăng năng suất tổng thể và tiết kiệm thời gian cho những người khác không phải tạo lại các quy trình tương tự.

  • Cách hoạt động của tính năng chia sẻ: Khi người dùng chia sẻ một quy trình, người nhận sẽ nhấp vào một đường liên kết để nhận được một bản sao của quy trình đó. Bản sao bao gồm chế độ thiết lập của chủ sở hữu, chẳng hạn như văn bản họ đã nhập, địa chỉ email và đường liên kết đến các tệp trong Drive. Người nhận không có quyền truy cập vào dữ liệu riêng tư của chủ sở hữu, chẳng hạn như email hoặc tệp trên Drive, mà chỉ có quyền truy cập vào nội dung mà họ đã có thể truy cập.
  • Tìm chế độ cài đặt: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Workspace Studio sau đó Cài đặt cách chia sẻ.
  • Đề xuất: Cho phép chia sẻ đối với các đơn vị tổ chức và nhóm đáng tin cậy để họ có thể phân phối các mẫu quy trình tiêu chuẩn.

Tìm hiểu thêm: Cho phép mọi người chia sẻ quy trình trong Workspace Studio

4. Thiết lập cảnh báo

Bạn có thể tạo quy tắc hoạt động để nhận được thông báo về một số hoạt động cụ thể trong Studio, chẳng hạn như:

  • Cảnh báo tần suất cao: Phát hiện các quy trình có thể đang lặp lại hoặc chạy quá nhiều.

    • Điều kiện: Tạo quy tắc cho Sự kiện trong nhật ký quy tắc trong đó sự kiện là Bắt đầu chạy.
    • Ngưỡng: Đặt quy tắc để cảnh báo nếu số lượng vượt quá 100 trong 1 giờ.
    • Hành động: Gửi email cho tất cả quản trị viên.

  • Cảnh báo về mức sử dụng AI: Giám sát việc sử dụng AI tạo sinh trong quá trình tự động hoá.

Tìm hiểu cách: Thiết lập cảnh báo hoạt động cho Workspace Studio

Bước 2. Hỗ trợ người dùng của bạn

Giúp người dùng tạo quy trình, tìm hiểu các giới hạn và khắc phục sự cố quy trình.

1. Bắt đầu

2. Tìm hiểu các giới hạn

Workspace Studio áp dụng các giới hạn sau:

  • Giới hạn quy trình: Người dùng có thể tạo tối đa 100 quy trình, bao gồm cả quy trình đang hoạt động và quy trình đã dừng.
  • Giới hạn bước: Một quy trình có thể có tối đa 20 bước.
  • Điều kiện khởi động Gmail: Không quá 25 quy trình đang hoạt động có thể bắt đầu từ email mới.
  • Số lần chạy hằng ngày: Có một giới hạn hằng ngày về tổng số lần chạy quy trình cho mỗi người dùng. Nếu người dùng đạt đến giới hạn này, tất cả quy trình sẽ tạm dừng cho đến chu kỳ 24 giờ tiếp theo. Trong thời gian đó, các quy trình sẽ không bắt đầu chạy mới.

Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu về các giới hạn của Google Workspace Studio

3. Khắc phục các vấn đề thường gặp

Làm quen với những vấn đề thường gặp hơn mà người dùng có thể gặp phải với Workspace Studio.

Bước 3. Giám sát và quản lý hoạt động trong Studio

Bạn có các công cụ mạnh mẽ để điều tra và kiểm soát hoạt động của quy trình.

1. Điều tra hoạt động

Sử dụng công cụ điều tra và kiểm tra hoặc công cụ điều tra bảo mật để xem lại những việc mà quy trình đã thực hiện.

  • Nguồn dữ liệu: Chọn Sự kiện trong nhật ký quy tắc.
  • Bộ lọc: Bạn có thể lọc theo Tác nhân (email người dùng), Mã quy trình, Sự kiện, Tên bước và nhiều tiêu chí khác.
  • Trường hợp sử dụng: Tìm chủ sở hữu của một quy trình chạy bước Hỏi Gemini nhiều lần mỗi phút.

Tìm hiểu thêm: Sự kiện trong nhật ký của Workspace Studio

2. Dừng một quy trình

Nếu một quy trình hoạt động không ổn định, bạn có thể dừng quy trình đó. Bạn có một vài lựa chọn như sau:

  • Lựa chọn 1 – Người dùng dừng quy trình. Yêu cầu người dùng tắt quy trình hoặc chỉnh sửa chế độ thiết lập của quy trình.
  • Lựa chọn 2 – Nhóm hỗ trợ dừng quy trình
    1. Sử dụng công cụ điều tra để lấy Mã quy trình của quy trình có vấn đề.
    2. Liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace và cung cấp mã quy trình để yêu cầu dừng quy trình đó.
  • Lựa chọn 3 – Dừng khẩn cấp
    1. Chuyển người dùng sang một đơn vị tổ chức có quyền truy cập vào Studio ở trạng thái tắt.
    2. Thao tác này sẽ dừng tất cả quy trình cho người dùng đó ngay lập tức.

Tìm hiểu cách: Dừng một quy trình trong Workspace Studio với tư cách quản trị viên