Bắt đầu: Hướng dẫn thiết lập Workspace Studio cho quản trị viên

Google Workspace Studio cho phép người dùng tạo "luồng" để tự động hoá các công việc thường xuyên trên các ứng dụng của Google Workspace (bao gồm cả Gmail, Drive và Chat) cũng như các dịch vụ của bên thứ ba. Người dùng có quyền truy cập vào Gemini có thể tạo quy trình bằng cách mô tả những việc họ muốn làm.

Luồng có thể thay mặt người dùng thực hiện các hành động, chẳng hạn như soạn email, tạo và cập nhật tệp, tạo việc cần làm, v.v. Các luồng được định cấu hình không đúng cách có thể vô tình chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu, hoặc gửi quá nhiều thông báo. Quản trị viên có thể quản lý những rủi ro này thông qua chính sách và hoạt động giám sát.

Hướng dẫn này cung cấp các phương pháp hay nhất để quản trị viên định cấu hình, hỗ trợ và quản lý Workspace Studio nhằm tối đa hoá năng suất trong khi vẫn duy trì tính bảo mật và khả năng kiểm soát.

Bước 1. Thiết lập Workspace Studio cho tổ chức của bạn

Trước khi cho phép người dùng sử dụng Workspace Studio, bạn nên thiết lập quyền truy cập và các biện pháp bảo vệ để đảm bảo các quy trình hoạt động như mong đợi và dữ liệu vẫn an toàn.

1. Quản lý quyền truy cập vào Studio

  • Tìm chế độ cài đặt: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sau đó Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Workspace Studio.
  • Việc cần làm: Kiểm tra để chắc chắn Trạng thái dịch vụ được đặt thành BẬT cho các đơn vị tổ chức và nhóm thích hợp.
  • Đề xuất: Tạo một đơn vị tổ chức con có quyền truy cập vào Studio ở trạng thái tắt. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng di chuyển người dùng đến đơn vị tổ chức đó để dừng quy trình mà họ sở hữu.

Tìm hiểu thêm: Bật hoặc tắt Google Workspace Studio cho tổ chức

2. Quản lý quyền sử dụng các tính năng của Studio

Bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể sử dụng Gemini để tạo quy trình, sử dụng các bước dựa trên AI trong quy trình, sử dụng các bước cho các dịch vụ khác của Workspace và sử dụng các bước tích hợp hoặc tuỳ chỉnh hay không.

Đề xuất:

  • Cho phép những người dùng có quyền sử dụng Gemini cho Google Workspace sử dụng các tính năng của Gemini trong Studio.
  • Cho phép người dùng sử dụng các bước cho những dịch vụ của Workspace mà họ có thể truy cập. Chỉ chặn các bước đối với một dịch vụ nếu có nguy cơ xảy ra hành vi sai trái.
  • Sử dụng danh sách cho phép của Google Workspace Marketplace để kiểm soát những tiện ích tích hợp và bước tuỳ chỉnh đã công bố mà người dùng có thể sử dụng.

Hướng dẫn chi tiết: Quản lý quyền truy cập vào các bước và mẫu trong Workspace Studio

3. Quản lý những người có thể chia sẻ quy trình

Khi bạn cho phép mọi người chia sẻ các quy trình với những người khác trong nội bộ, họ có thể chia sẻ các quy trình hữu ích giúp tăng năng suất tổng thể và tiết kiệm thời gian cho những người khác không phải tạo lại các quy trình tương tự.

  • Cách chia sẻ: Khi người dùng chia sẻ một luồng, người nhận sẽ nhấp vào một đường liên kết để nhận được bản sao của luồng đó. Bản sao bao gồm chế độ thiết lập của chủ sở hữu, chẳng hạn như văn bản họ đã nhập, địa chỉ email và đường liên kết đến các tệp trong Drive. Người nhận không có quyền truy cập vào dữ liệu riêng tư của chủ sở hữu, chẳng hạn như email hoặc tệp trên Drive, mà chỉ có quyền truy cập vào nội dung mà họ đã có quyền truy cập.
  • Tìm chế độ cài đặt: Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Workspace Studio sau đó Cài đặt cách chia sẻ.
  • Đề xuất: Cho phép các đơn vị tổ chức và nhóm đáng tin cậy chia sẻ để họ có thể phân phối các mẫu quy trình chuẩn hoá.

Tìm hiểu thêm: Cho phép mọi người chia sẻ quy trình trong Workspace Studio

4. Thiết lập cảnh báo

Bạn có thể tạo quy tắc hoạt động để nhận thông báo về một số hoạt động cụ thể trên Studio, chẳng hạn như:

  • Cảnh báo tần suất cao: Phát hiện các luồng có thể đang lặp lại hoặc chạy quá mức.

    • Điều kiện: Tạo quy tắc cho Sự kiện trong nhật ký về quy tắc trong đó sự kiện là Bắt đầu chạy.
    • Ngưỡng: Đặt quy tắc để cảnh báo nếu số lượng vượt quá 100 trong 1 giờ.
    • Hành động: Gửi email cho tất cả quản trị viên.

  • Cảnh báo về việc sử dụng AI: Giám sát việc sử dụng AI tạo sinh trong các hoạt động tự động hoá.

Tìm hiểu cách: Thiết lập cảnh báo hoạt động cho Workspace Studio

Bước 2. Hỗ trợ người dùng

Giúp người dùng tạo luồng, nắm được các giới hạn và khắc phục sự cố về luồng của họ.

1. Bắt đầu

2. Tìm hiểu về các giới hạn

Workspace Studio áp dụng các giới hạn sau:

  • giới hạn về luồng: Người dùng có thể tạo tối đa 100 luồng, bao gồm cả luồng đang hoạt động và luồng đã dừng.
  • Giới hạn số bước: Một quy trình có thể có tối đa 20 bước.
  • Điều kiện khởi động Gmail: Không quá 25 quy trình đang hoạt động có thể bắt đầu từ email mới.
  • Số lần chạy hằng ngày: Có giới hạn hằng ngày về tổng số lần chạy quy trình trên mỗi người dùng. Nếu người dùng đạt đến hạn mức này, tất cả các quy trình sẽ tạm dừng cho đến chu kỳ 24 giờ tiếp theo. Trong thời gian đó, các quy trình sẽ không bắt đầu chạy các lần mới.

Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu về các giới hạn của Google Workspace Studio

3. Khắc phục các vấn đề thường gặp

Làm quen với những vấn đề thường gặp hơn mà người dùng có thể gặp phải với Workspace Studio.

Bước 3. Giám sát và quản lý hoạt động trên Studio

Bạn có các công cụ mạnh mẽ để điều tra và kiểm soát hoạt động của luồng.

1. Điều tra hoạt động

Sử dụng công cụ kiểm tra và điều tra hoặc công cụ điều tra bảo mật để xem xét những việc mà các quy trình đã thực hiện.

  • Nguồn dữ liệu: Chọn Sự kiện trong nhật ký quy tắc.
  • Bộ lọc: Bạn có thể lọc theo Tác nhân (email người dùng), Mã quy trình, Sự kiện, Tên bước và nhiều tiêu chí khác.
  • Trường hợp sử dụng: Tìm chủ sở hữu của một quy trình chạy bước Hỏi Gemini nhiều lần mỗi phút.

Tìm hiểu thêm: Sự kiện trong nhật ký của Workspace Studio

2. Dừng một quy trình

Nếu một luồng hoạt động không ổn định, bạn có thể dừng luồng đó. Bạn có một vài tùy chọn như sau:

  • Lựa chọn 1 – Người dùng dừng quá trình. Yêu cầu người dùng tắt quy trình hoặc chỉnh sửa chế độ thiết lập.
  • Cách 2: Nhóm hỗ trợ sẽ dừng việc này
    1. Sử dụng công cụ điều tra để lấy Mã luồng của luồng gặp vấn đề.
    2. Liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace và cung cấp mã nhận dạng quy trình để yêu cầu dừng quy trình đó.
  • Lựa chọn 3 – Dừng khẩn cấp
    1. Chuyển người dùng đó sang một đơn vị tổ chức đã tắt quyền truy cập vào Studio.
    2. Thao tác này sẽ dừng tất cả các quy trình của người dùng đó ngay lập tức.

Tìm hiểu cách: Dừng một quy trình trong Workspace Studio với tư cách là quản trị viên