Quản lý quyền sử dụng các bước và mẫu trong Workspace Studio

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus. So sánh phiên bản của bạn. Các tiện ích bổ sung hỗ trợ tính năng này: AI Ultra Access, Google AI Pro for Education. So sánh các tiện ích bổ sung

Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát những bước và mẫu nào mà người dùng trong tổ chức có thể sử dụng để tạo quy trình trong Google Workspace Studio. Một số bước (chẳng hạn như một số bước trong tiện ích bổ sung của Google Workspace và các bước tích hợp Google Workspace) có thể chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba.

Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập đối với những nội dung sau:

Cho phép hoặc chặn các bước trong Gemini cho Google Workspace

Các phiên bản được hỗ trợ tính năng này:Enterprise Standard và Enterprise Plus; Tiện ích bổ sung Teaching and Learning và Education Plus; Google AI Pro for Education và AI Ultra Access. So sánh phiên bản của bạn

Người dùng được chỉ định là dưới 18 tuổi không thể sử dụng các tính năng AI trong Workspace Studio. 

Lưu ý: Các tính năng AI trong Workspace Studio tuân thủ các nguyên tắc về quyền riêng tư trong Trung tâm quyền riêng tư của Google Workspace về AI tạo sinh. 

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó AI tạo sinh sau đó Gemini cho Workspace.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Nhấp vào bảng điều khiển Quyền sử dụng tính năng.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Bên cạnh Workspace Studio, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa.
  5. Nhấp vào Bật hoặc Tắt.
  6. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Khi Gemini cho Google Workspace bị tắt đối với Workspace Studio, người dùng sẽ không thể làm những việc sau:

  • Tạo luồng từ một câu lệnh.
  • Sử dụng các bước AI. Mọi quy trình đang hoạt động có các bước AI trong đó sẽ ngừng hoạt động.

Cho phép hoặc chặn tính năng Gửi webhook

Tính năng này đang ở giai đoạn xem trước có giới hạn.

Webhook cho phép các luồng gửi hoặc nhận dữ liệu bằng một đường liên kết hoặc API bên ngoài. Bước webhook cho phép mọi người kết nối với các tài nguyên nội bộ và bên ngoài không được Workspace Studio hỗ trợ trực tiếp. Tuy nhiên, mọi người phải cẩn thận khi chia sẻ dữ liệu của tổ chức bạn ra bên ngoài.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Workspace Studio.

    Workspace Studio vẫn đang trong quá trình triển khai và bạn có thể chưa thấy các chế độ cài đặt này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Tìm hiểu thêm

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt webhook.
  3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
  4. Chọn một mục.
  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Cho phép hoặc chặn các bước của tiện ích bổ sung Google Workspace

Tính năng này đang ở giai đoạn xem trước có giới hạn.

Các bước của tiện ích bổ sung cho Google Workspace là các bước tuỳ chỉnh do nhà phát triển trong tổ chức của bạn hoặc bên thứ ba tạo. Người dùng Workspace Studio có thể thêm các biến vào các bước của tiện ích bổ sung có chứa dữ liệu trong Tài khoản Google của tổ chức, chẳng hạn như nội dung của một tin nhắn trong Gmail hoặc Chat, một tài liệu trong Drive hoặc thông tin sự kiện từ Lịch. Sau đó, quy trình này có thể chia sẻ dữ liệu đó với chủ sở hữu tiện ích bổ sung bên thứ ba. Tìm hiểu thêm về các bước tuỳ chỉnh

Các bước tiện ích bổ sung được cài đặt thông qua Google Workspace Marketplace. Bạn quản lý các bước này giống như mọi tiện ích bổ sung của Google Workspace được xuất bản trong Marketplace. Bạn có thể:

Cho phép hoặc chặn các bước Tích hợp với Workspace

Tính năng này đang ở giai đoạn xem trước có giới hạn.

Các công cụ tích hợp Workspace tương tự như các bước trong tiện ích bổ sung của Google Workspace, ngoại trừ việc các công cụ này do các đối tác của Google và Google phát triển. Các tiện ích này cho phép Workspace Studio và Gemini kết nối với các ứng dụng như Jira, Asana và Mailchimp, đồng thời dễ dàng trao đổi dữ liệu.

Bạn có thể quản lý các công cụ tích hợp Workspace như mọi tiện ích bổ sung của Google Workspace được xuất bản trong Marketplace. Bạn có thể:

Cho phép hoặc chặn các bước dành riêng cho dịch vụ của Workspace

Người dùng phải có quyền truy cập vào một dịch vụ của Workspace thì mới có thể sử dụng điều kiện khởi động và bước cho dịch vụ đó. Ví dụ: nếu Google Chat bị tắt đối với tổ chức của bạn, thì mọi người sẽ không thể sử dụng các bước Chat trong quy trình của họ.

Để cho phép hoặc chặn người dùng sử dụng các quy trình thực hiện hành động trong một số dịch vụ cụ thể của Google Workspace mà không cần tắt các dịch vụ đó, bạn có thể sử dụng chế độ kiểm soát API. Bạn cũng có thể cần cập nhật cấp truy cập theo bối cảnh được chỉ định cho những ứng dụng này.

Lưu ý: Các tính năng AI trong Workspace Studio tuân thủ các nguyên tắc về quyền riêng tư trong Trung tâm quyền riêng tư của Google Workspace về AI tạo sinh.

Cho phép các bước trong ứng dụng Workspace

  1. Làm theo hướng dẫn trong bài viết Kiểm soát ứng dụng nào có quyền truy cập vào dữ liệu trong Google Workspace để đặt các ứng dụng sau đây là Đáng tin cậy. Ngoài ra, hãy đánh dấu vào ô Miễn trừ khỏi việc bị các cấp của tính năng quyền truy cập dựa trên bối cảnh chặn quyền truy cập API nếu tổ chức của bạn chỉ định các cấp của tính năng quyền truy cập dựa trên bối cảnh cho ứng dụng.

    • Drive cho Workspace Studio
    • Gemini cho Workspace Studio
    • Gmail cho Workspace Studio
    • Lịch Google cho Workspace Studio
    • Google Chat dành cho Workspace Studio
    • Google Biểu mẫu cho Workspace Studio
    • Trang tính cho Workspace Studio

  2. Nếu tổ chức của bạn chỉ định cấp truy cập dựa trên bối cảnh cho các ứng dụng, thì để cho phép truy cập, bạn cũng có thể cần phải miễn trừ các ứng dụng trong danh sách cho phép.

    1. Làm theo hướng dẫn trong bài viết Chỉ định quyền truy cập dựa trên bối cảnh cho ứng dụng để tìm các ứng dụng có cấp truy cập được chỉ định.
    2. Nhấp vào từng ứng dụng có cấp truy cập được chỉ định.
    3. Nếu chế độ cài đặt chính sách có đánh dấu vào ô Chặn các ứng dụng khác truy cập vào ứng dụng bạn đã chọn thông qua API nếu không đáp ứng cấp truy cập, hãy đánh dấu vào ô Miễn trừ các ứng dụng trong danh sách cho phép để các ứng dụng này luôn có thể truy cập qua API vào một số dịch vụ của Google, bất kể cấp truy cập.

Chặn các bước trong ứng dụng Workspace

Làm theo hướng dẫn trong bài viết Kiểm soát ứng dụng nào có quyền truy cập vào dữ liệu trong Google Workspace để chặn bất kỳ ứng dụng nào sau đây:

  • Drive cho Workspace Studio
  • Gemini cho Workspace Studio
  • Gmail cho Workspace Studio
  • Lịch Google cho Workspace Studio
  • Google Chat dành cho Workspace Studio
  • Google Biểu mẫu cho Workspace Studio
  • Trang tính cho Workspace Studio