إعداد أداة Vault لمؤسستك

متطلبات واقتراحات حول الإعداد

• يجب أن تكون مشرفًا متميزًا في Google Workspace لمؤسستك لإكمال الخطوات الواردة في هذا الدليل.
• لكي تكون مشرفًا في Vault، يجب أن يكون لديك ترخيص Google Workspace يتضمّن Google Vault. إذا لم يتضمّن ترخيص Google Workspace أداة Vault، يجب عليك الحصول على ترخيص إضافة Google Vault. مزيد من المعلومات عن إضافة Google Vault
• يُرجى التحقق من أنّ مؤسستك لا تدير مساحة تخزين الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة. وفي حال إعداد هذه الميزة لحذف الرسائل تلقائيًا، سيؤدي ذلك إلى حدوث تداخل مع قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault. سجِّل الدخول إلى "وحدة تحكّم المشرف" وغيِّر هذا الإعداد إلى عدم حذف الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة تلقائيًا.
• يُرجى تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة. قد ترسِل منتجات Google أخرى رسائل إلكترونية نيابةً عن المستخدم. يضمن هذا الإعداد تخزين نسخة من هذه الرسائل في صندوق بريد Gmail للمستخدم وإتاحتها في أداة Vault. مزيد من المعلومات
• ضَع في اعتبارك تفعيل سجلّ المحادثات لمؤسستك. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات دائمًا على مساحات Chat. ولا تُطبَّق على الرسائل المباشرة إلا في حال تفعيل السجلّ.
• يمكنك تفعيل ميزة أرشفة الرسائل في "مجموعات Google للشركات" للمجموعات المهمة. يمكن لأداة Vault تجميد بيانات الرسائل والاحتفاظ بها والبحث فيها في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة لها فقط. ويمكن لمالكي المجموعات رغم ذلك تغيير هذا الإعداد لمجموعاتهم. في حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

الخطوة 1: إذا لزم الأمر، يمكنك شراء تراخيص Vault

تتضمن معظم إصدارات Google Workspace تراخيص أداة Vault، ولكنها تأتي كإضافة في بعض الإصدارات الأخرى. يمكنك شراء تراخيص ومنحها لجميع المستخدمين، أي ترخيص كامل للمؤسسة، أو لمجموعة فرعية فقط من المستخدمين، أي ترخيص جزئي للمؤسسة.

1. شراء تراخيص Vault لمؤسستك عليك منح ترخيص Vault لكل مستخدم تريد السماح له بالاحتفاظ بالبيانات والبحث فيها. وتحتاج أيضًا إلى ترخيص Vault لكل مشرف في Vault. استشِر المستخدمين في مؤسستك ممن هم على دراية بمتطلبات نشاطها التجاري والمتطلبات القانونية لتحديد المستخدمين الذين يحتاجون إلى ترخيص أداة Vault.
2. منح تراخيص Vault للمستخدمين والمشرفين

الخطوة 2: التحكُّم في المستخدمين الذين يمكنهم تسجيل الدخول إلى أداة Vault

للسماح للمستخدمين بتسجيل الدخول إلى Vault، يمكنك تفعيل Vault لجميع المستخدمين أو لمستخدمين محددين. كيفية إجراء ذلك

ملاحظة:

• لا يؤثر هذا الإعداد على الحسابات التي يمكن الاحتفاظ ببياناتها وتجميدها والبحث فيها باستخدام أداة Vault. يمكن الاحتفاظ ببيانات جميع حسابات المستخدمين التي تستخدم Google Workspace وترخيص Vault وتجميد تلك البيانات والبحث فيها.
• لا يؤثر هذا الإعداد في الحسابات التي يمكنها تغيير قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو البحث عنها أو تنفيذ وظائف أداة Vault الأخرى. يجب أن يحصل المستخدمون على امتيازات أداة Vault مناسبة لاستخدامها.
• في حالة تفعيل أداة Vault لجميع المستخدمين في مؤسستك، سيظهر رمز أداة Vault في قائمة تطبيقات جميع المستخدمين. وفي حال إعداد مؤسستك لوحدات تنظيمية، ننصحك بتقييد الوصول إلى الوحدات التنظيمية التي تمتلك امتيازات أداة Vault.

الخطوة 3: (اختياري) منح امتيازات أداة Vault إلى المستخدمين المُصرَّح لهم

يمكنك منح امتيازات إلى المستخدمين الذين تريد السماح لهم بإنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو فرض عمليات تجميد البيانات أو إجراء التحقيقات. في البداية، لا يمكن إلا للمشرفين المتميّزين الذين لديهم ترخيص Vault استخدام ميزات Vault. كيفية إجراء ذلك

الخطوة 4: تسجيل الدخول إلى أداة Vault

إذا كنت قد اشتريت أداة Vault مؤخرًا أو بدأت الفترة التجريبية التي تبلغ 30 يومًا، ننصحك بالانتظار لمدة تتراوح بين 30 و60 دقيقة قبل تسجيل الدخول إلى أداة Vault. إذا سجَّلت الدخول فورًا بعد الشراء، قد لا تتمكن من الدخول إلى أداة Vault بالكامل.

1. انتقِل إلى vault.google.com.
2. سجِّل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور لحسابك على Google Workspace.

يمكن للمستخدمين الآخرين المُصرَّح لهم في مؤسستك تسجيل الدخول إلى أداة Vault بالطريقة نفسها بعد منحهم إذن الوصول.

الخطوة 5: إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك

يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكُّم في مدة الاحتفاظ بالبيانات قبل أن يُسمح بإزالتها نهائيًا من حسابات المستخدمين وجميع أنظمة Google. ننصحك باستشارة فريق الشؤون القانونية في مؤسستك عند إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات.

قبل البدء، تعرَّف على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات. توضّح الخطوات التالية كيفية إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، إلاّ أنّه يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من ذلك.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا محدَّدة لفترة زمنية محدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

1. في أداة Vault، انقر على الاحتفاظ بالبيانات. إذا لم يظهر لك خيار الاحتفاظ بالبيانات، اطلب من مشرف متميّز في Google Workspace منحك امتيازات Vault ("إدارة سياسات الاحتفاظ بالبيانات").
2. في علامة التبويب القواعد التلقائية، انقر على رمز خدمة، مثل Drive أو Gmail .

3. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:

   • للاحتفاظ بالبيانات إلى الأبد، اختَر إلى ما لا نهاية.
   • للاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية محدَّدة، اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى 36500 يوم. يتم احتساب فترة التخزين استنادًا إلى أوقات البدء التالية:
     • رسائل Gmail و"مجموعات Google" وChat: عدد الأيام منذ وقت إرسال الرسالة أو استلامها.
     • Drive: عدد الأيام منذ وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.
     • Voice: عدد الأيام منذ وقت إرسال البيانات أو استلامها.

4. في حال تحديد فترة التخزين، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه مع البيانات بعد انتهاء صلاحية فترة التخزين:

   • لمحو البيانات التي حذفها المستخدمون من قبل فقط نهائيًا، حدِّد الخيار الأول.
   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. قد تحذف هذه القاعدة نهائيًا البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها، مثل الرسائل في صندوق بريد Gmail أو الملفات في Drive.

5. انقر على إنشاء. إذا قمت بتحديد فترة التخزين، ستطلب منك أداة Vault التأكيد على فهمك لتأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لإنشاء القاعدة.

6. كرِّر هذه العملية لجميع الخدمات التي تريد إعداد قواعد تلقائية للاحتفاظ بالبيانات لها.

الخطوة 6: (اختياري) إعداد ميزة "موافقة جهات متعددة" لعمليات تصدير Vault

يمكن لمشرفي Vault الوصول إلى بيانات حسّاسة للغاية على مستوى النطاق. لضمان إدارة عمليات تصدير البيانات بشكل صحيح وعدم تنفيذها إلا من قِبل المستخدمين المفوَّضين، يمكنك تفعيل ميزة "موافقة جهات متعددة" (MPA) لجميع عمليات التصدير في Vault في مؤسستك.

كيف تعمل ميزة "موافقة جهات متعددة" لعمليات التصدير في Vault؟

1. يجري المشرف عملية بحث ويحاول بدء عملية تصدير.
2. يتم إرسال إشعار إلى مشرف ثانٍ في مؤسستك بأنّ مشرفًا آخر قد قدّم طلب تصدير.
3. يراجع المشرف الثاني الطلب في "وحدة تحكّم المشرف"، وإذا كان كل شيء يبدو جيدًا، يوافق عليه.
4. بعد الموافقة على الطلب، تبدأ عملية تصدير البيانات.
5. يمكن للمشرف الأول بعد ذلك التحقّق من الحالة وتنزيل بيانات عملية التصدير.

تفعيل ميزة "موافقة جهات متعددة" لعمليات التصدير في Vault أو إيقافها

عليك تسجيل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المَهمة.

1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" الأمان المصادقة إعدادات موافقة الجهات المتعددة.

   الانتقال إلى إعدادات موافقة الجهات المتعددة

   عليك تسجيل الدخول بصفتك مشرفًا متميزًا لهذه المَهمة.

2. انقر على موافقة جهات متعددة على إعدادات Vault.

3. لتفعيل ميزة "موافقة جهات متعددة" لعمليات التصدير في Vault، ضَع علامة في المربّع إنشاء عملية تصدير، ثم انقر على حفظ.

   ملاحظة: لن تؤدي التغييرات التي يتم إجراؤها على إعداد إنشاء عملية التصدير في Vault في "وحدة تحكّم المشرف" إلى إنشاء طلب موافقة جهات متعددة إلا إذا كانت هذه الميزة مفعّلة أيضًا في المؤسسة. مزيد من المعلومات عن "موافقة جهات متعددة" على الإجراءات الحسّاسة

4. لإيقاف ميزة "موافقة جهات متعددة" لعمليات التصدير في Vault، أزِل العلامة من المربّع Google Vault: إنشاء عملية تصدير، ثم انقر على حفظ.

كيف يمكنني الموافقة على طلب تصدير بيانات Vault؟

إذا كنت مقدّم الطلب أو المشرف المتميّز المانِح للموافقة على طلب تصدير في Vault يتطلّب موافقة جهات متعددة، يمكنك الاطّلاع على الطلبات المعلّقة أو السابقة في صفحة "موافقة الجهات المتعددة".

افتح علامة التبويب الطلبات المُرسَلة، ثم انقر على طلب لعرض صفحة التفاصيل الخاصة به. في صفحة تفاصيل الطلب، يمكن لمقدِّمي الطلب إلغائه، كما يمكن للمشرف المتميّز المانِح للموافقة من الموافقة على الطلب أو رفضه.

انتهت الآن عملية إعداد أداة Google Vault! وبذلك، تحتفظ أداة Vault ببيانات مؤسستك كما هو مُحدَّد في قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي أعددتها.

ملاحظات مهمة:

• ماذا يحدث بعد إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات؟ يتم الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقواعد التلقائية، ما لم تخضع لقاعدة مخصَّصة أو لعملية تجميد.
• ماذا يحدث عندما يحذف مستخدم رسالة أو ملفًا:تتم إزالة الرسالة أو الملف من حساب ذلك المستخدم. ولكن عند تطبيق قاعدة الاحتفاظ التلقائية أو قاعدة مخصصة، ستظل الرسالة أو الملف متاحًا في Vault خلال المدة الباقية من فترة التخزين. لا يتم احتساب الرسائل والملفات المحذوفة التي تحتفظ بها أداة Vault ضمن حصة مساحة التخزين المتوفّرة للمستخدم.