پس از ثبت نام در Google Workspace، شما و تیمتان میتوانید از Google Drive به عنوان یک مکان واحد برای ذخیره، دسترسی و اشتراکگذاری فایلها استفاده کنید. در اینجا نحوه شروع کار آمده است.
مرحله ۱. اصول اولیه گوگل درایو را درک کنید
گوگل درایو جایی است که سازمان شما میتواند تمام فایلهای شما را منتقل و نگهداری کند. به طور پیشفرض، هر کسی در سازمان شما که مجوزی شامل درایو داشته باشد، میتواند از درایو استفاده کند. لازم نیست برای آنها پوشه یا درایو ایجاد کنید.
- بیاموزید که چگونه فضای ذخیرهسازی، آپلودها و امنیت فایل کار میکنند:
- انتقال فایلها از سایر ابزارهای همکاری یا اشتراکگذاری فایل به صورت انبوه. نحوهی انتقال را بیاموزید: درباره Google Workspace Migrate .
مرحله ۲. کنترل اشتراکگذاری محتوا با افراد خارج از سازمان شما (اشتراکگذاری خارجی)
شما میتوانید میزان اشتراکگذاری محتوا توسط کاربرانتان را با افراد خارجی کنترل کنید. شاید فقط کاربران خاصی بتوانند محتوا را به صورت خارجی یا فقط با سازمانهای خاص دیگری (دامنههای مورد اعتماد) به اشتراک بگذارند.
یاد بگیرید چگونه: مدیریت اشتراکگذاری خارجی برای سازمان شما
مرحله ۳. برای همکاری بهتر، درایوهای مشترک را تنظیم کنید
درایوهای اشتراکی مانند پوشههای ویژه در Drive هستند که تیمها میتوانند به راحتی روی مجموعهای از فایلها و پوشهها همکاری کنند، یا کاربران میتوانند به مخزنی از اطلاعات دسترسی داشته باشند. فایلهای موجود در درایوهای اشتراکی متعلق به سازمان شما هستند، نه یک فرد، و به شما کمک میکنند از حذف تصادفی فایلها هنگام خروج کاربر جلوگیری کنید.
به طور پیشفرض، همه کاربران میتوانند درایوهای مشترک را برای تیمهای پروژه خود ایجاد و مدیریت کنند. برای پروژهها یا تیمهای حساس، ممکن است بخواهید کنترل بیشتری بر اعضا و محتوای درایوهای مشترک داشته باشید. یا ممکن است نخواهید به همه اجازه دهید درایوهای مشترک ایجاد کنند. به عنوان مثال، اگر یک موسسه آموزشی هستید، ممکن است بخواهید به معلمان اجازه دهید درایوهای مشترک ایجاد کنند، اما به دانشآموزان این اجازه را ندهید.
یاد بگیرید چگونه: درایوهای اشتراکی را برای سازمان خود تنظیم کنید
مرحله ۴. دسترسی به درایو دسکتاپ را برای کاربران خود تنظیم کنید
با استفاده از گوگل درایو برای دسکتاپ، کاربران محتوا را بین فضای ابری و دستگاههای خود همگامسازی میکنند تا بتوانند:
- با همگامسازی فایلهای محلی موجود خود با فضای ابری، کار با درایو را شروع کنید.
- فایلهای ذخیره شده در گوگل درایو، از جمله فایلهای موجود در درایوهای مشترک، را با استفاده از نرمافزاری که به آن عادت دارند، روی رایانهشان باز کنند.
- View and organize Drive files using their computer's file system without using much local disk space.
- فایلها و پوشههای خاص را به صورت آفلاین ذخیره کنید.
بیاموزید که چگونه: گوگل درایو را برای دسکتاپ فعال کنید
مرحله ۵. کاربران خود را آموزش دهید
برای اطمینان از اینکه کاربران شما بیشترین بهره را از Drive میبرند، از آن به طور ایمن استفاده میکنند و به طور مؤثر همکاری میکنند، منابع زیر را با آنها به اشتراک بگذارید.
در مرکز آموزش ما برای کاربران تجاری شروع به کار کنید
- مرکز آموزش درایو برای کاربران تجاری - برای کمک به تغییر به درایو، کار در درایوهای مشترک، استفاده از درایو برای دسکتاپ و موارد دیگر
- مرکز یادگیری برای همکاری و اسناد - برای کمک به Google Docs، Google Sheets، Google Slides و موارد دیگر
دریافت کمک برای استفاده از ویرایشگرهای Drive و Docs
مرحله ۶. (اختیاری) تنظیمات پیشرفته و سازمانی
اگر سازمان شما امنیت دادههای پیشرفته یا الزامات دسترسی به Drive را دارد، میتوانید Drive را متناسب با نیازهای خود سفارشی کنید.
کنترل دسترسی و ذخیرهسازی
اجازه دسترسی موبایل به اسناد، برگهها و اسلایدها
اگر سازمان شما از مدیریت دستگاه تلفن همراه (MDM) شخص ثالث استفاده میکند، فهرستهای مجاز برنامههای خود را با برنامههای Google Docs، Sheets و Slides بهروزرسانی کنید. برای اطلاع از نحوهی انجام این کار، با ارائهدهندهی MDM خود مشورت کنید. توجه: مدیریت نقطهی پایانی گوگل از قبل امکان دسترسی به بسیاری از برنامههای Google Workspace را فراهم میکند.
اگر به برنامههای سازمان خود اجازه ندهید، کاربران شما همچنان میتوانند با استفاده از گوگل درایو فایلها را آپلود و دانلود کنند. اما نمیتوانند اسناد، صفحات گسترده یا اسلایدها را در دستگاههای تلفن همراه ویرایش کنند.
محدودیتهای ذخیرهسازی را برای کاربران و درایوهای اشتراکی تنظیم کنید
سازمان شما بر اساس نسخه Google Workspace و تعداد کاربرانی که دارید، فضای ذخیرهسازی دریافت میکند. اگر سازمان شما فضای ذخیرهسازی تجمیعی دارد، میتوانید میزان فضای ذخیرهسازی مجاز برای هر کاربر و درایو مشترک را تعیین کنید تا برخی از کاربران بیشتر از سهم منصفانه خود استفاده نکنند.
یاد بگیرید چگونه: محدودیتهای ذخیرهسازی را تنظیم کنید
محدود کردن دسترسی آفلاین
شما میتوانید کنترل کنید که آیا کاربران میتوانند وقتی رایانههایشان به اینترنت متصل نیست، به اسناد، برگهها و اسلایدهای Google خود دسترسی داشته باشند یا خیر.
به طور پیشفرض، دسترسی آفلاین مجاز است و کاربران میتوانند در صورت نیاز آن را برای حسابهای خود فعال یا غیرفعال کنند. شما میتوانید آن را برای کاربرانی که روی فایلهای حساس یا محرمانه کار میکنند، غیرفعال کنید.
بیاموزید که چگونه: دسترسی آفلاین به ویرایشگرهای Docs را تنظیم کنید
مدیریت کنید چه کسانی در سازمان شما از ویرایشگرهای Drive و Google Docs استفاده میکنند
بیشتر نسخههای Google Workspace شامل Drive و سرویسهای همکاری مانند Google Docs، Google Sheets و موارد دیگر میشوند. اما برخی سازمانها ممکن است بخواهند کنترل کنند که چه کسی میتواند فایل ایجاد کند، فایل آپلود کند یا از Drive استفاده کند.
بیاموزید که چگونه: ایجاد سندنگار را روشن یا خاموش کنید
کنترل اشتراکگذاری
برای کنترل دقیقتر اشتراکگذاری، قوانین اعتماد تنظیم کنید
اگر سازمان شما به گزینههای بیشتری برای محدود کردن اشتراکگذاری داخلی و خارجی نیاز دارد، میتوانید قوانین اعتماد (trust rules) را تنظیم کنید. قوانین اعتماد به شما امکان میدهند اشتراکگذاری فایل را بین واحدهای سازمانی، گروهها، کاربران شخصی و دامنهها کنترل کنید.
یاد بگیرید چگونه: ایجاد و مدیریت قوانین اعتماد برای اشتراکگذاری درایو
گزینههای دسترسی عمومی را برای اشتراکگذاری فایل با مخاطبان هدف تنظیم کنید
شما میتوانید با ایجاد مخاطبان هدف، به کاربران کمک کنید تا محتوا را با گروههای مناسب، مانند دپارتمان یا بخش خود در سازمان شما، به اشتراک بگذارند. مخاطبان هدف به جلوگیری از اشتراکگذاری بیش از حد در کل سازمان شما کمک میکنند.
یاد بگیرید چگونه: گزینههای دسترسی عمومی را برای اشتراکگذاری فایل در Drive تنظیم کنید
محدود کردن دسترسی کاربران به فایلها
وقتی کاربری ایمیل یا دعوتنامهای با پیوست فایل ارسال میکند، از او خواسته میشود که اگر گیرنده از قبل دسترسی ندارد، به او دسترسی بدهد. میتوانید میزان دسترسی فرستنده را محدود کنید تا از اشتراکگذاری بیش از حد یا نشت دادهها جلوگیری شود.
یاد بگیرید چگونه: دسترسی کاربران به فایلها را محدود کنید
ویژگیهای پیشرفته درایو را تنظیم کنید
برچسبهای طبقهبندی را تنظیم کنید
شما میتوانید با تنظیم برچسبهای طبقهبندی برای Drive، به کاربران خود در طبقهبندی یا برچسبگذاری فایلها کمک کنید تا انواع فایلها و تأییدیهها را ردیابی کنند، سیاستها را اعمال کنند و جستجو را بهبود بخشند. این برچسبها، فرادادههایی مانند حساسیت فایل، وضعیت سند یا تاریخ سررسید را به فایلها اضافه میکنند.
یاد بگیرید چگونه: به عنوان مدیر برچسبهای طبقهبندی شروع به کار کنید
اجازه دادن به قالبهای سفارشی درایو
برند سازمان شما مهم است و یکی از راههای تبلیغ آن، تنظیم قالبهای سفارشی برای اسناد، برگهها، اسلایدها، فرمها و سایتها است. میتوانید به همه افراد سازمان یا فقط کاربران خاصی اجازه دهید قالبهای سفارشی ایجاد کنند.
بیاموزید که چگونه: اجازه دهید قالبهای سفارشی برای سازمان شما ایجاد شوند
اضافه کردن یک لایه رمزگذاری دیگر به فایلها
اگر سازمان شما با مالکیت معنوی حساس کار میکند یا در صنعتی با مقررات بالا فعالیت میکند، میتوانید به کاربران اجازه دهید اسناد و فایلهای رمزگذاریشده سمت کلاینت ایجاد کنند که سرورهای گوگل قادر به رمزگشایی آنها نباشند.
بیاموزید چگونه: درباره رمزگذاری سمت کلاینت