সারসংক্ষেপ: Gmail কন্টেন্ট ফিল্টারিং এবং ডেটা সুরক্ষা বিকল্পগুলি বেছে নিন

আপনার সকল ব্যবহারকারীর প্রেরিত বার্তায় একটি স্ট্যান্ডার্ড ফুটার যোগ করুন।

উদাহরণস্বরূপ: আইনগত বাধ্যবাধকতা, ব্র্যান্ডিং, তথ্যগত প্রয়োজনীয়তা বা প্রচারের জন্য।

আপনার ব্যবহারকারীদের গোপনীয় মোডে বার্তা পাঠানো বা গ্রহণ করার ক্ষমতা চালু বা বন্ধ করুন। এই মোডটি চালু করা হলে, ব্যবহারকারীরা সংবেদনশীল তথ্য সম্বলিত কোনো বার্তা প্রাপকদের শেয়ার করা (যেমন ফরওয়ার্ড করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি) থেকে বিরত রাখতে পারেন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের জন্য সংরক্ষিত ইমেল এবং চ্যাট বার্তার পরিমাণ নিয়ন্ত্রণ করুন।

এছাড়াও, বার্তাগুলির সংরক্ষণের মেয়াদ শেষ হয়ে গেলে কীভাবে সেগুলিকে আর্কাইভ বা ডিলিট করতে হবে, তা নির্দিষ্ট করে দিন।

আপনার ব্যবহারকারীদের পাঠানো বা গ্রহণ করা সমস্ত বার্তার অনুলিপি যেন তাদের জিমেইল মেইলবক্সে সংরক্ষিত থাকে, তা নিশ্চিত করুন।

এর জন্য উপকারী:

• যে সংস্থাগুলি ভল্ট ব্যবহার করে
• আপনি যদি মেসেজগুলিকে নন-জিমেইল ইমেল সার্ভারে রিডাইরেক্ট করেন
• আপনি যদি জিমেইল-বহির্ভূত কোনো সিস্টেমের সাথে SMTP রিলে পরিষেবা ব্যবহার করেন

ব্যবহারকারীরা যখন আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের এমন কোনো প্রাপককে ইমেল করেন, যাদেরকে তারা নিয়মিত ইমেল করেন না বা যারা তাদের পরিচিতি তালিকায় (Contacts) নেই, তখন তাদেরকে মনে করিয়ে দিন।

উদাহরণস্বরূপ: আপনার ব্যবহারকারীদের অনিচ্ছাকৃতভাবে বাইরে তথ্য শেয়ার করা থেকে রক্ষা করতে।

ব্যবহারকারীদের শুধুমাত্র আপনার অনুমোদিত নির্দিষ্ট ঠিকানা বা ডোমেনের সাথেই বার্তা আদান-প্রদান করার অনুমতি দিন।

উদাহরণস্বরূপ: একটি স্কুল হয়তো শিক্ষার্থীদের শিক্ষক ও অন্যান্য শিক্ষার্থীদের সাথে বার্তা আদান-প্রদানের অনুমতি দিতে পারে, কিন্তু স্কুলের বাইরের কারো সাথে নয়।

নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিটের ব্যবহারকারীদের মধ্যে ইমেল আদান-প্রদান প্রতিরোধ করুন।

উদাহরণস্বরূপ: কোনো স্কুল কর্তৃপক্ষ হয়তো প্রাথমিক বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের উচ্চ বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে ইমেল পাওয়া থেকে বিরত রাখতে চাইতে পারে।

ব্যবহারকারীদের শুধুমাত্র আপনার নির্দিষ্ট করা একটি আইপি অ্যাড্রেস বা অ্যাড্রেসের রেঞ্জ থেকে মেইল ​​গ্রহণ করার অনুমতি দিন। অনুমোদিত আইপি রেঞ্জ ম্যানুয়ালি নির্ধারণ করার মাধ্যমে, আপনি একই সাথে একটি নির্দিষ্ট ডোমেইন থেকে আসা সমস্ত ট্র্যাফিককে অনুমতি দেন এবং অন্যান্য ডোমেইন থেকে স্পুফিং প্রতিরোধ করেন।

উদাহরণস্বরূপ: যেসব ডোমেইনের সেন্ডার পলিসি ফ্রেমওয়ার্ক (SPF) রেকর্ড নেই, অথবা যারা ডোমেইনের পক্ষ থেকে মেইল ​​পাঠানোর জন্য থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে, তাদের ক্ষেত্রে একটি আইপি লক বিশেষভাবে উপযোগী।

নির্দিষ্ট বিষয়বস্তু বা অভিব্যক্তি সম্বলিত বার্তাগুলো কীভাবে পরিচালনা করা হবে, তার জন্য নিয়মকানুন নির্ধারণ করুন।

উদাহরণ:

• যেসব বহির্গামী বার্তায় "গোপনীয়" শব্দটি রয়েছে, সেগুলো প্রত্যাখ্যান করুন।
• নির্দিষ্ট সীমার বাইরের আইপি ঠিকানা থেকে আসা বার্তাগুলিকে কোয়ারেন্টাইন করুন।
• নির্দিষ্ট টেক্সট স্ট্রিং বা প্যাটার্ন সম্বলিত বার্তাগুলো আপনার আইন বিভাগে পাঠান।

নির্দিষ্ট শব্দযুক্ত বার্তাগুলি প্রত্যাখ্যান করা হবে, কোয়ারেন্টাইন করা হবে, নাকি পরিবর্তনসহ প্রেরণ করা হবে, তা নির্ধারণ করার জন্য নিয়ম সেট করুন।

উদাহরণ:

• যেসব বহির্গামী বার্তায় "গোপনীয়" শব্দটি রয়েছে, সেগুলো প্রত্যাখ্যান করুন।
• যেসব বার্তায় আপত্তিকর শব্দ আছে, সেগুলোকে আলাদা করে রাখুন।
• কোনো বার্তায় আপত্তিকর শব্দ থাকলে অন্যদের অবহিত করুন।

মেসেজের অ্যাটাচমেন্ট, যেমন ডকুমেন্ট, ভিডিও ও সাউন্ড ফাইল, ছবি, এবং কম্প্রেসড ফাইল ও আর্কাইভ কীভাবে পরিচালনা করা হবে, তার জন্য নিয়মকানুন সেট করুন।

উদাহরণ:

• ক্ষতিকর ফাইল টাইপযুক্ত বার্তা প্রত্যাখ্যান করুন।
• সম্ভাব্য ক্ষতিকর অ্যাটাচমেন্টসহ একটি মেসেজ পর্যালোচনার জন্য কোয়ারেন্টাইন করুন।
• এনক্রিপ্টেড অ্যাটাচমেন্ট শনাক্ত করুন, যা নিয়ন্ত্রক উদ্দেশ্যে কোনো আর্কাইভ সার্ভারে মেসেজ অ্যাটাচমেন্টের আনএনক্রিপ্টেড কপি পাঠানোর প্রয়োজন হলে কাজে আসে।

জিমেইলকে 'সিকিউরিটি স্যান্ডবক্স' নামক একটি ভার্চুয়াল পরিবেশে অ্যাটাচমেন্টগুলো স্ক্যান বা রান করতে দিন। হুমকি হিসেবে চিহ্নিত অ্যাটাচমেন্টগুলো এরপর ব্যবহারকারীদের স্প্যাম ফোল্ডারে রাখা বা কোয়ারেন্টাইন করা যেতে পারে।

ব্যবহারের ক্ষেত্র: এমন ক্ষতিকারক সফটওয়্যার থেকে সুরক্ষা দেয় যা অ্যান্টিভাইরাস প্রোগ্রামের নজর এড়িয়ে যেতে পারে।

ইমেজ অ্যাটাচমেন্ট থেকে টেক্সট বের করে কন্টেন্ট কমপ্লায়েন্স বা আপত্তিকর কন্টেন্টের জন্য নিয়ম প্রয়োগ করুন। এটি GIF, JPG, PNG, এবং TIFF ইমেজ থেকে টেক্সট বের করে।

উদাহরণ: ক্রেডিট কার্ড নম্বরযুক্ত মেসেজ কোয়ারেন্টাইন করার জন্য একটি কন্টেন্ট কমপ্লায়েন্স রুল সেট আপ করুন। এরপর, ক্রেডিট কার্ড নম্বরযুক্ত কোনো ইনভয়েসের PNG ইমেজ অ্যাটাচমেন্ট শনাক্ত ও কোয়ারেন্টাইন করতে OCR চালু করুন।

পূর্বনির্ধারিত কন্টেন্ট ডিটেক্টর ব্যবহার করে ইনবাউন্ড বা আউটবাউন্ড ইমেলগুলোতে সংবেদনশীল ডেটা স্ক্যান করুন। তারপর, বার্তার বিষয়বস্তুর ওপর ভিত্তি করে সেটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোয়ারেন্টাইন, প্রত্যাখ্যান বা সংশোধন করুন।

উদাহরণস্বরূপ: বিভিন্ন ধরনের সাংখ্যিক ডেটা টাইপের জন্য পূর্বনির্ধারিত কন্টেন্ট ডিটেক্টর রয়েছে, যার মধ্যে সোশ্যাল সিকিউরিটি নম্বর, দেশ-ভিত্তিক ড্রাইভিং লাইসেন্স বা পাসপোর্ট নম্বর, ক্রেডিট কার্ড নম্বর এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত।

Require email to and from specific domains or email addresses to be transmitted using Transport Layer Security (TLS). TLS is a security protocol that encrypts email to protect its privacy.

কমপ্লায়েন্স এবং রাউটিং নিয়মাবলী এমনভাবে সেট আপ করুন যাতে বহির্গামী বার্তাগুলি S/MIME ব্যবহার করে স্বাক্ষরিত এবং এনক্রিপ্ট করা বাধ্যতামূলক হয়।

উদাহরণস্বরূপ: ব্যবহারকারীরা ইচ্ছাকৃতভাবে এনক্রিপশন বন্ধ করতে পারেন, কিন্তু আপনি এমন একটি নিয়ম সেট করতে পারেন যা এই পদক্ষেপটিকে অগ্রাহ্য করবে। এছাড়াও আপনি এমন নিয়ম সেট করতে পারেন যা নিশ্চিত করবে যে নির্দিষ্ট প্যাটার্ন, যেমন ক্রেডিট কার্ড নম্বর, শনাক্ত হলে বার্তাগুলো এনক্রিপ্ট করা হবে।

আপনার ডোমেইনে পাঠানো ইমেইলের জন্য প্রমাণীকরণ যাচাই এবং এনক্রিপশন বাধ্যতামূলক করতে এমটিএ স্ট্রিক্ট ট্রান্সপোর্ট সিকিউরিটি (এমটিএ-এসটিএস) চালু করুন।

বাহ্যিক সার্ভার সংযোগ সম্পর্কে তথ্য পেতে ট্রান্সপোর্ট লেয়ার সিকিউরিটি (TLS) রিপোর্টিং ব্যবহার করুন।