সারসংক্ষেপ: Gmail কন্টেন্ট ফিল্টারিং এবং ডেটা সুরক্ষা বিকল্পগুলি বেছে নিন

আপনার সমস্ত ব্যবহারকারীর বহির্গামী বার্তাগুলিতে একটি স্ট্যান্ডার্ড ফুটার যোগ করুন।

উদাহরণ: আইনি সম্মতি, ব্র্যান্ডিং, তথ্যগত প্রয়োজনীয়তা, বা প্রচারের জন্য।

গোপনীয় মোডে বার্তা পাঠানো বা গ্রহণ করার জন্য আপনার ব্যবহারকারীদের ক্ষমতা সক্ষম বা অক্ষম করুন। এই মোডটি সক্ষম করা হলে, ব্যবহারকারীরা প্রাপকদের সংবেদনশীল তথ্য সম্বলিত বার্তা ভাগ করে নেওয়া (ফরওয়ার্ড করা, মুদ্রণ করা ইত্যাদি) থেকে বিরত রাখতে পারেন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের জন্য সংরক্ষিত ইমেল এবং চ্যাট বার্তার পরিমাণ নিয়ন্ত্রণ করুন।

বার্তাগুলির সংরক্ষণের সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে কীভাবে সেগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করবেন বা মুছে ফেলবেন তাও নির্দিষ্ট করুন।

নিশ্চিত করুন যে আপনার ব্যবহারকারীরা যে সমস্ত বার্তা পাঠান বা গ্রহণ করেন তার কপি ব্যবহারকারীদের Gmail মেলবক্সে সংরক্ষণ করা হয়।

এর জন্য উপকারী:

• ভল্ট ব্যবহার করে এমন প্রতিষ্ঠান
• যদি আপনি বার্তাগুলিকে Gmail-বহির্ভূত ইমেল সার্ভারে পুনঃরুট করেন
• যদি আপনি একটি নন-জিমেইল সিস্টেমের সাথে একটি SMTP রিলে পরিষেবা ব্যবহার করেন

আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের প্রাপকদের ইমেল করার সময় ব্যবহারকারীদের মনে করিয়ে দিন যাদের তারা নিয়মিত ইমেল করেন না, অথবা যারা তাদের পরিচিতিতে তালিকাভুক্ত নয়।

উদাহরণ: আপনার ব্যবহারকারীদের অনিচ্ছাকৃতভাবে বাইরে থেকে তথ্য শেয়ার করা থেকে রক্ষা করার জন্য।

ব্যবহারকারীদের শুধুমাত্র আপনার অনুমোদিত নির্দিষ্ট ঠিকানা বা ডোমেনের মাধ্যমে বার্তা বিনিময় করার অনুমতি দিন।

উদাহরণ: একটি স্কুল হয়তো শিক্ষার্থীদের অনুষদ সদস্য এবং অন্যান্য শিক্ষার্থীদের সাথে বার্তা বিনিময়ের অনুমতি দিতে চাইতে পারে, কিন্তু স্কুলের বাইরের লোকেদের সাথে নয়।

নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিটের ব্যবহারকারীদের মধ্যে ইমেল আদান-প্রদান রোধ করুন।

উদাহরণ: একটি স্কুল জেলা প্রাথমিক বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের উচ্চ বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে ইমেল পেতে বাধা দিতে পারে।

ব্যবহারকারীদের শুধুমাত্র আপনার নির্দিষ্ট করা IP ঠিকানা বা ঠিকানার পরিসর থেকে মেল গ্রহণ করার অনুমতি দিন। অনুমোদিত IP পরিসরগুলি ম্যানুয়ালি সংজ্ঞায়িত করে, আপনি একই সাথে একটি নির্দিষ্ট ডোমেন থেকে সমস্ত আগত ট্র্যাফিকের অনুমতি দেন এবং অন্যান্য ডোমেন থেকে স্পুফিং প্রতিরোধ করেন।

উদাহরণ: একটি IP লক বিশেষ করে সেইসব ডোমেনের জন্য কার্যকর যেগুলির প্রেরক নীতি কাঠামো (SPF) রেকর্ড নেই, অথবা যারা ডোমেনের পক্ষ থেকে মেল পাঠানোর জন্য তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে।

নির্দিষ্ট বিষয়বস্তু বা অভিব্যক্তি সম্বলিত বার্তাগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন তার জন্য নিয়ম সেট করুন।

উদাহরণ:

• "গোপনীয়" শব্দটি সম্বলিত বহির্গামী বার্তাগুলি প্রত্যাখ্যান করুন।
• নির্দিষ্ট পরিসরের বাইরের আইপি ঠিকানা থেকে আসা কোয়ারেন্টাইন বার্তা।
• নির্দিষ্ট টেক্সট স্ট্রিং বা প্যাটার্ন সম্বলিত বার্তাগুলি আপনার আইনি বিভাগে পাঠান।

নির্দিষ্ট শব্দ সম্বলিত বার্তা প্রত্যাখ্যান করা হবে, কোয়ারেন্টাইনে রাখা হবে, নাকি পরিবর্তন সহ বিতরণ করা হবে তা নির্ধারণের জন্য নিয়ম তৈরি করুন।

উদাহরণ:

• "গোপনীয়" শব্দটি সম্বলিত বহির্গামী বার্তাগুলি প্রত্যাখ্যান করুন।
• আপত্তিকর শব্দ আছে এমন বার্তাকে কোয়ারেন্টাইনে রাখুন।
• কোনও বার্তায় আপত্তিকর শব্দ থাকলে অন্যদের জানান।

ডকুমেন্ট, ভিডিও এবং সাউন্ড ফাইল, ছবি এবং সংকুচিত ফাইল এবং আর্কাইভের মতো বার্তা সংযুক্তিগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন তার জন্য নিয়ম সেট আপ করুন।

উদাহরণ:

• ক্ষতিকারক ফাইল প্রকার ধারণকারী বার্তা প্রত্যাখ্যান করুন।
• সম্ভাব্য ক্ষতিকারক সংযুক্তি সহ একটি বার্তা পর্যালোচনার জন্য কোয়ারেন্টাইনে রাখুন।
• এনক্রিপ্ট করা সংযুক্তিগুলি সনাক্ত করুন, যা নিয়ন্ত্রক উদ্দেশ্যে কোনও সংরক্ষণাগার সার্ভারে বার্তা সংযুক্তির এনক্রিপ্ট না করা কপি পাঠাতে হলে কার্যকর।

সিকিউরিটি স্যান্ডবক্স নামক একটি ভার্চুয়াল পরিবেশে জিমেইল স্ক্যান করুন অথবা অ্যাটাচমেন্ট চালান। হুমকি হিসেবে চিহ্নিত অ্যাটাচমেন্টগুলি ব্যবহারকারীদের স্প্যাম ফোল্ডারে রাখা যেতে পারে অথবা কোয়ারেন্টাইনে রাখা যেতে পারে।

ব্যবহারের ধরণ: অ্যান্টিভাইরাস প্রোগ্রামগুলি দ্বারা মিস করা হতে পারে এমন ক্ষতিকারক সফ্টওয়্যার থেকে রক্ষা করে।

কন্টেন্ট সম্মতি বা আপত্তিকর কন্টেন্টের জন্য নিয়ম প্রয়োগ করতে ছবির সংযুক্তি থেকে টেক্সট বের করে। GIF, JPG, PNG, এবং TIFF ছবি থেকে টেক্সট বের করে।

উদাহরণ: ক্রেডিট কার্ড নম্বর সম্বলিত বার্তাগুলিকে কোয়ারেন্টাইন করার জন্য একটি কন্টেন্ট সম্মতি নিয়ম সেট করুন। তারপর ক্রেডিট কার্ড নম্বর সম্বলিত একটি ইনভয়েসের PNG চিত্র সংযুক্তি সনাক্ত এবং কোয়ারেন্টাইন করতে OCR চালু করুন।

পূর্বনির্ধারিত কন্টেন্ট ডিটেক্টর ব্যবহার করে সংবেদনশীল ডেটার জন্য ইনবাউন্ড বা আউটবাউন্ড ইমেল স্ক্যান করুন। তারপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোনও বার্তার বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে কোয়ারেন্টাইন, প্রত্যাখ্যান বা সংশোধন করুন।

উদাহরণ: পূর্বনির্ধারিত কন্টেন্ট ডিটেক্টর বিভিন্ন ধরণের সংখ্যাসূচক ডেটার জন্য বিদ্যমান, যার মধ্যে রয়েছে সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর, দেশ-নির্দিষ্ট ড্রাইভিং লাইসেন্স বা পাসপোর্ট নম্বর, ক্রেডিট কার্ড নম্বর এবং আরও অনেক কিছু।

ট্রান্সপোর্ট লেয়ার সিকিউরিটি (TLS) ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ডোমেইন বা ইমেল ঠিকানা থেকে ইমেল প্রেরণ করা প্রয়োজন। TLS হল একটি নিরাপত্তা প্রোটোকল যা ইমেলকে তার গোপনীয়তা রক্ষা করার জন্য এনক্রিপ্ট করে।

S/MIME ব্যবহার করে বহির্গামী বার্তাগুলি স্বাক্ষরিত এবং এনক্রিপ্ট করা আবশ্যক এমন সম্মতি এবং রাউটিং নিয়ম সেট আপ করুন।

উদাহরণ: ব্যবহারকারীরা ইচ্ছাকৃতভাবে এনক্রিপশন বন্ধ করতে পারেন, কিন্তু আপনি এমন একটি নিয়ম সেট আপ করতে পারেন যা এই ক্রিয়াটিকে ওভাররাইড করে। আপনি এমন নিয়মও সেট আপ করতে পারেন যা নিশ্চিত করে যে নির্দিষ্ট প্যাটার্ন সনাক্ত হলে বার্তাগুলি এনক্রিপ্ট করা হয়েছে, যেমন ক্রেডিট কার্ড নম্বর।

আপনার ডোমেনে পাঠানো ইমেলের জন্য প্রমাণীকরণ পরীক্ষা এবং এনক্রিপশনের প্রয়োজন করতে MTA স্ট্রিক ট্রান্সপোর্ট সিকিউরিটি (MTA-STS) চালু করুন।

বহিরাগত সার্ভার সংযোগ সম্পর্কে তথ্য পেতে ট্রান্সপোর্ট লেয়ার সিকিউরিটি (TLS) রিপোর্টিং ব্যবহার করুন।