Översikt: Välj innehållsfiltrering och dataskyddsalternativ i Gmail

Lägg till en standardfot i alla användares utgående meddelanden.

Exempel: För juridisk efterlevnad, varumärkesutveckling, informationskrav eller kampanjer.

Aktivera eller inaktivera möjligheten att skicka eller ta emot meddelanden i konfidentiellt läge för användarna. När det här läget är aktiverat kan användarna förhindra att mottagarna delar (vidarebefordrar, skriver ut och så vidare) ett meddelande som innehåller känsliga uppgifter.

Styr mängden e-post- och chattmeddelanden som lagras för användare i organisationen.

Ange även hur du arkiverar eller tar bort meddelanden när lagringsperioderna löper ut.

Se till att kopior av alla meddelanden som användarna skickar eller tar emot lagras i användarnas Gmail-postlådor.

Vem har nytta av den:

• för organisationer som använder Arkiv
• om du omdirigerar meddelanden till e-postservrar utanför Gmail
• Om du använder en SMTP-relätjänst med ett system som inte är Gmail

Påminn användarna när de skickar e-post till mottagare utanför organisationen som de inte skickar e-post till regelbundet eller som inte finns med i deras kontakter.

Exempel: Skydda användarna från att oavsiktligt dela information externt.

Tillåt att användare endast utbyter meddelanden med specifika adresser eller domäner som du godkänner.

Exempel: En skola kanske vill tillåta att eleverna skickar och tar emot meddelanden från lärare och andra elever men inte personer utanför skolan.

Förhindra e-postmeddelanden mellan användare i specifika organisationsenheter.

Exempel: Ett skoldistrikt vill kanske förhindra att grundskoleelever får e-post från gymnasieelever.

Tillåt endast att användarna tar emot e-post från en IP-adress eller ett intervall av adresser som du anger. Genom att manuellt definiera tillåtna IP-intervall tillåter du samtidigt all inkommande trafik från en viss domän och förhindrar förfalskning från andra domäner.

Exempel: En IP-låsning är särskilt användbar för domäner som inte har en SPF-post (Sender Policy Framework) eller som använder tredjepartsappar för att skicka e-post för domänens räkning.

Konfigurera regler för hur meddelanden med specifikt innehåll eller uttryck ska hanteras.

Exempel:

• Avvisa utgående meddelanden som innehåller ordet ”konfidentiellt”.
• Placera meddelanden från IP-adresser utanför ett angivet intervall i karantän.
• Dirigera meddelanden som innehåller specifika textsträngar eller mönster till din juridiska avdelning.

Ställ in regler för att avgöra om meddelanden som innehåller vissa ord ska avvisas, karantänplaceras eller levereras med ändringar.

Exempel:

• Avvisa utgående meddelanden som innehåller ordet ”konfidentiellt”.
• Placera ett meddelande som innehåller ett stötande ord i karantän.
• Informera andra när ett meddelande innehåller ett stötande ord.

Ställ in regler för hur meddelandebilagor som dokument, video- och ljudfiler, bilder och komprimerade filer och arkiv ska hanteras.

Exempel:

• Avvisa meddelanden som innehåller skadliga filtyper.
• Placera ett meddelande med en potentiellt skadlig bilaga i karantän, för granskning.
• Identifiera krypterade bilagor, vilket är användbart om du behöver skicka okrypterade kopior av meddelandebilagor till en arkivserver i enlighet med förordningar.

Låt Gmail skanna eller köra bilagor i en virtuell miljö som kallas säkerhetssandlådan. Bilagor som identifieras som hot kan sedan placeras i användarnas skräppostmappar eller sättas i karantän.

Användningsfall: Skyddar mot skadlig kod som antivirusprogram kan missa

Extrahera text från bildbilagor för att sedan tillämpa regler för innehållsefterlevnad eller stötande innehåll. Extraherar text från GIF-, JPG-, PNG- och TIFF-bilder.

Exempel: Konfigurera en regel för innehållsefterlevnad som placerar meddelanden som innehåller kreditkortsnummer i karantän. Aktivera sedan OCR för att identifiera och placera en PNG-bildbilaga med en faktura som innehåller ett kreditkortsnummer i karantän.

Skanna inkommande eller utgående e-postmeddelanden efter känsliga uppgifter med hjälp av fördefinierade innehållsdetektorer. Sedan karantänplacera, avvisa eller modifiera ett meddelande automatiskt baserat på innehållet.

Exempel: Det finns fördefinierade innehållsdetektorer för en rad olika numeriska datatyper, bland annat personnummer, landsspecifika körkorts- eller passnummer, kreditkortsnummer och många fler.

Kräv att e-post till och från specifika domäner eller e-postadresser ska överföras med TLS (Transport Layer Security). TLS är ett säkerhetsprotokoll som krypterar e-post så att den inte kan läsas av utomstående.

Konfigurera efterlevnads- och dirigeringsregler som kräver att utgående meddelanden signeras och krypteras med S/MIME.

Exempel: Användare kan avsiktligt inaktivera kryptering, men du kan konfigurera en regel som åsidosätter den här åtgärden. Du kan även konfigurera regler som ser till att meddelanden är krypterade när vissa mönster identifieras, till exempel kreditkortsnummer.

Aktivera MTA Strict Transport Security (MTA-STS) så att autentiseringskontroller och kryptering krävs för e-post som skickas till din domän.

Använd TLS-rapportering (Transport Layer Security) för att få information om externa serveranslutningar.