Skydda Gmail-meddelanden med konfidentiellt läge

Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du använder Gmail kan du läsa mer om att använda konfidentiellt läge i Gmail.

Konfidentiellt läge i Gmail är tillgängligt i alla Google Workspace-utgåvor.

Med konfidentiellt läge i Gmail kan dina användare skydda känslig information från obehörig eller oavsiktlig åtkomst. För meddelanden i konfidentiellt läge finns inga alternativ för att vidarebefordra, kopiera, skriva ut eller ladda ned meddelanden eller bilagor.

I konfidentiellt läge kan du

  • ange sista giltighetsdatum för meddelanden
  • när som helst återkalla meddelanden
  • kräva en verifieringskod via sms för att öppna meddelanden.

Meddelanden i konfidentiellt läge kan inte schemaläggas för sändning.

Viktigt! Konfidentiellt läge är avsett att förhindra att mottagarna delar e-postmeddelanden. Även om Gmail alltid försöker blockera skärmdumpar av meddelanden och bilagor i konfidentiellt läge, så kan användarna fortfarande använda appar från tredje part för att kopiera eller ladda ned meddelanden och bilagor.

Så här hanterar Gmail meddelanden i konfidentiellt läge

Gmail tar bort brödtexten och eventuella bilagor från mottagarens kopia av ett meddelande i konfidentiellt läge. Gmail ersätter meddelandeinnehåll och bilagor med en länk till innehållet.

I Gmail visas det länkade innehållet som om det ingår i meddelandet. Externa e-postklienter visar en länk i stället för meddelandeinnehållet.

Google Arkiv och meddelanden i konfidentiellt läge

Google Arkiv kan lagra, behålla, söka i och exportera alla meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare på domänen. Google Arkiv kan inte få åtkomst till eller läsa innehållet i meddelanden i konfidentiellt läge som skickas till din organisation från externa avsändare. Om domänen använder Arkiv ska du noggrant granska hur Arkiv hanterar meddelanden i konfidentiellt läge.

I Gmail bifogas en kopia av innehållet i konfidentiellt läge till mottagarens meddelande för att stödja Arkiv-kraven på åtkomst till meddelanden i konfidentiellt läge.

Det här behöver du veta om kopian:

  • Den bifogas enbart när meddelandets avsändare och mottagare finns i samma organisation.
  • Den är bara tillgänglig för Arkiv.
  • Avsändare och mottagare kan inte få åtkomst till kopian från Gmail.
  • Externa e-postklienter kan inte få åtkomst till kopian.

Om du vill ta bort alla kopior av ett meddelande i konfidentiellt läge måste du radera det från avsändarkontot och alla mottagarkonton.

Arkiveringsverktyg från tredje part och meddelanden i konfidentiellt läge

När ett meddelande skickas i konfidentiellt läge i Gmail ersätter Gmail meddelandetexten och bilagorna med en länk. Endast ämnet och länken skickas via SMTP.

Om domänen använder externa verktyg för elektronisk bevisanskaffning eller arkivering kan konfidentiellt läge i Gmail strida mot organisationens policyer rörande elektronisk bevisanskaffning och lagring. Innan du aktiverar den här funktionen rekommenderar vi att du diskuterar effekterna med eDiscovery-administratörerna och andra policyansvariga.

Aktivera eller inaktivera konfidentiellt läge i Gmail

Du kan aktivera eller inaktivera Gmail i konfidentiellt läge för hela domänen eller för specifika organisationsenheter. När du inaktiverar konfidentiellt läge kan användare i organisationen inte skicka Gmail-meddelanden i konfidentiellt läge.

Förhindra användare i organisationen från att ta emot meddelanden i konfidentiellt läge genom att konfigurera en efterlevnadsregel som blockerar inkommande meddelanden i konfidentiellt läge.

Aktivera eller inaktivera konfidentiellt läge i Gmail för organisationen:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt avGoogle Workspace följt avGmail följt avAnvändarinställningar.

    Administratörsbehörigheten Tjänstinställningar krävs.

  2. Scrolla till Konfidentiellt läge i Användarinställningar.
  3. Avmarkera eller markera rutan Aktivera konfidentiellt läge.
  4. Spara ändringarna.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer

Aktivera eller inaktivera konfidentiellt läge i Gmail för en organisationsenhet:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt avGoogle Workspace följt avGmail följt avAnvändarinställningar.

    Administratörsbehörigheten Tjänstinställningar krävs.

  2. Välj organisationsenheten till vänster.
  3. Bläddra till Konfidentiellt läge och avmarkera eller markera rutan Aktivera konfidentiellt läge.
  4. Klicka på Spara.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer

Blockera inkommande meddelanden i konfidentiellt läge

Skapa en efterlevnadsregel för att blockera inkommande meddelanden i konfidentiellt läge från domänen genom att följa anvisningarna i det här avsnittet.

Obs! Detaljerad information om hur du skapar efterlevnadsregler för alla typer av innehåll finns i Skapa regler för innehållsefterlevnad.

Så här utlöser meddelanden efterlevnadsregler

Efterlevnadsregler som du har definierat påverkar meddelanden i konfidentiellt läge i Gmail så här:

  • Utgående meddelanden omfattas av efterlevnadsregler som har definierats för meddelandets ämne, text och bilagor.
  • Utgående meddelanden som matchar efterlevnadsregler för borttagning av bilagor skickas inte. Avsändaren får ett avvisningsmeddelande.
  • Inkommande meddelanden markeras, men det är enbart meddelanderubriken (inklusive ämnet) som genomsöks.

Så här karantänplaceras meddelanden i konfidentiellt läge

Meddelanden i konfidentiellt läge i Gmail karantänplaceras på följande sätt:

  • Inkommande meddelanden i konfidentiellt läge placeras i administrativ karantän, men endast meddelanderubriken genomsöks.
  • Utgående meddelanden i konfidentiellt läge skickas inte till administrativ karantän. De avvisas och avsändaren får ett avvisningsmeddelande.

Så här blockerar du inkommande meddelanden i konfidentiellt läge:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt avGoogle Workspace följt avGmail följt avEfterlevnad.

    Administratörsbehörigheten Tjänstinställningar krävs.

  2. Peka på inställningen för innehållsefterlevnad och klicka på Konfigurera. Om du redan har konfigurerat efterlevnadsregler för andra typer av e-post pekar du på en regel och klickar på Lägg till ytterligare en regel.

    Dialogrutan Lägg till inställning visas där du anger ett namn, väljer meddelandetyp som ska matchas och definierar vilken åtgärd som ska vidtas baserat på meddelandet.

  3. Ange följande information i dialogrutan Lägg till inställning:

    • Ge regeln ett namn.
    • I E-postmeddelanden som ska beröras markerar du rutan Inkommande.
    • Från Lägg till uttryck väljer du Om något av följande matchar meddelandet.
    • I Uttryck klickar du på Lägg till och väljer sedan Metadatamatchning.
    • Från rullgardinsmenyn Attribut väljer du Konfidentiellt läge i Gmail och för Matchningstyp väljer du Meddelandet är i konfidentiellt läge i Gmail.
    • Klicka på Spara.

  4. I nästa avsnitt, som identifierar vad som ska göras om uttrycken matchar, väljer du Avvisa meddelande.

  5. (Valfritt) Ange ett anpassat avvisningsmeddelande som skickas automatiskt till den blockerade meddelandeavsändaren.

  6. Klicka på Spara.

Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer