مرور کلی: گزینه‌های فیلتر کردن محتوا و حفاظت از داده‌های Gmail را انتخاب کنید

یک پاورقی استاندارد به تمام پیام‌های خروجی کاربران خود اضافه کنید.

مثال‌ها: برای رعایت الزامات قانونی، برندسازی، الزامات اطلاعاتی یا تبلیغات.

فعال یا غیرفعال کردن قابلیت ارسال یا دریافت پیام‌ها در حالت محرمانه برای کاربران. وقتی این حالت فعال باشد، کاربران می‌توانند از به اشتراک گذاشتن (ارسال، چاپ و غیره) پیام‌های حاوی اطلاعات حساس توسط گیرندگان جلوگیری کنند.

میزان ایمیل‌ها و پیام‌های چت ذخیره شده برای کاربران سازمان خود را کنترل کنید.

همچنین نحوه بایگانی یا حذف پیام‌ها پس از انقضای دوره ذخیره‌سازی آنها را مشخص کنید.

مطمئن شوید که کپی تمام پیام‌هایی که کاربران شما ارسال یا دریافت می‌کنند، در صندوق پستی جیمیل آنها ذخیره می‌شود.

مفید برای:

• سازمان‌هایی که از Vault استفاده می‌کنند
• اگر پیام‌ها را به سرورهای ایمیل غیر Gmail هدایت کنید
• اگر از سرویس رله SMTP با سیستمی غیر از Gmail استفاده می‌کنید

وقتی کاربران به گیرندگان خارج از سازمان شما ایمیل می‌زنند، به آنها یادآوری کنید که به طور منظم به چه کسانی ایمیل نمی‌زنند یا در مخاطبین آنها فهرست نشده‌اند.

مثال: برای محافظت از کاربران خود در برابر اشتراک‌گذاری ناخواسته اطلاعات خارجی.

به کاربران اجازه دهید فقط با آدرس‌ها یا دامنه‌های خاصی که شما مجاز می‌دانید، پیام رد و بدل کنند.

مثال: یک مدرسه ممکن است بخواهد به دانش‌آموزان اجازه دهد تا با اعضای هیئت علمی و سایر دانش‌آموزان پیام رد و بدل کنند، اما این امکان را با افراد خارج از مدرسه نداشته باشند.

جلوگیری از ارسال ایمیل بین کاربران در واحدهای سازمانی خاص.

مثال: یک منطقه آموزشی ممکن است بخواهد از دریافت ایمیل از دانش‌آموزان دبیرستانی توسط دانش‌آموزان ابتدایی جلوگیری کند.

به کاربران اجازه دهید فقط از یک آدرس IP یا محدوده‌ای از آدرس‌هایی که شما مشخص می‌کنید، ایمیل دریافت کنند. با تعریف دستی محدوده‌های IP مجاز، شما همزمان به تمام ترافیک ورودی از یک دامنه خاص اجازه ورود می‌دهید و از جعل ایمیل از دامنه‌های دیگر جلوگیری می‌کنید.

مثال: قفل IP به ویژه برای دامنه‌هایی که سابقه چارچوب سیاست فرستنده (SPF) ندارند یا از برنامه‌های شخص ثالث برای ارسال ایمیل از طرف دامنه استفاده می‌کنند، مفید است.

قوانینی را برای نحوه برخورد با پیام‌های حاوی محتوا یا عبارات خاص تنظیم کنید.

مثال‌ها:

• پیام‌های خروجی که حاوی کلمه «محرمانه» هستند را رد کنید.
• پیام‌های دریافتی از آدرس‌های IP خارج از محدوده مشخص شده را قرنطینه کنید.
• پیام‌های حاوی رشته‌های متنی یا الگوهای خاص را به بخش حقوقی خود هدایت کنید.

قوانینی را تنظیم کنید تا مشخص شود پیام‌های حاوی کلمات خاص رد، قرنطینه یا با اصلاحات تحویل داده شوند.

مثال‌ها:

• پیام‌های خروجی که حاوی کلمه «محرمانه» هستند را رد کنید.
• پیامی را که حاوی کلمه نامناسب است، قرنطینه کنید.
• وقتی پیامی حاوی کلمات نامناسب است، به دیگران اطلاع دهید.

قوانینی را برای نحوه برخورد با پیوست‌های پیام مانند اسناد، فایل‌های ویدیویی و صوتی، تصاویر و فایل‌های فشرده و بایگانی‌ها تنظیم کنید.

مثال‌ها:

• پیام‌های حاوی انواع فایل‌های مضر را رد کنید.
• پیامی را که پیوست بالقوه مضر دارد، برای بررسی قرنطینه کنید.
• تشخیص پیوست‌های رمزگذاری‌شده، که در صورت نیاز به ارسال کپی‌های رمزگذاری‌نشده از پیوست‌های پیام به یک سرور بایگانی برای اهداف نظارتی، مفید است.

از جیمیل بخواهید که پیوست‌ها را در یک محیط مجازی به نام Security Sandbox اسکن یا اجرا کند. پیوست‌هایی که به عنوان تهدید شناسایی می‌شوند، می‌توانند در پوشه‌های هرزنامه کاربران قرار گیرند یا قرنطینه شوند.

مورد استفاده: محافظت در برابر نرم‌افزارهای مخربی که ممکن است توسط برنامه‌های آنتی‌ویروس از قلم بیفتند

استخراج متن از پیوست‌های تصویر برای اعمال قوانین مربوط به انطباق با محتوا یا محتوای نامناسب. استخراج متن از تصاویر GIF، JPG، PNG و TIFF.

مثال: یک قانون انطباق محتوا برای قرنطینه کردن پیام‌های حاوی شماره کارت اعتباری تنظیم کنید. سپس OCR را فعال کنید تا یک تصویر PNG پیوست فاکتور حاوی شماره کارت اعتباری را شناسایی و قرنطینه کند.

با استفاده از آشکارسازهای محتوای از پیش تعریف‌شده، ایمیل‌های ورودی یا خروجی را برای یافتن داده‌های حساس اسکن کنید. سپس به‌طور خودکار، بر اساس محتوای آن، یک پیام را قرنطینه، رد یا اصلاح کنید.

مثال‌ها: آشکارسازهای محتوای از پیش تعریف‌شده برای طیف وسیعی از انواع داده‌های عددی، از جمله شماره‌های تأمین اجتماعی، شماره‌های گواهینامه رانندگی یا گذرنامه مخصوص هر کشور، شماره‌های کارت اعتباری و بسیاری موارد دیگر وجود دارند.

الزام ارسال و دریافت ایمیل از/به دامنه‌ها یا آدرس‌های ایمیل خاص با استفاده از امنیت لایه انتقال (TLS). TLS یک پروتکل امنیتی است که ایمیل را برای محافظت از حریم خصوصی آن رمزگذاری می‌کند.

قوانین انطباق و مسیریابی را تنظیم کنید که مستلزم آن باشد که پیام‌های خروجی با استفاده از S/MIME امضا و رمزگذاری شوند.

مثال‌ها: کاربران می‌توانند عمداً رمزگذاری را غیرفعال کنند، اما شما می‌توانید قانونی تنظیم کنید که این اقدام را لغو کند. همچنین می‌توانید قوانینی تنظیم کنید که تضمین کند پیام‌ها هنگام شناسایی الگوهای خاص، مانند شماره کارت‌های اعتباری، رمزگذاری می‌شوند.

برای الزام بررسی احراز هویت و رمزگذاری ایمیل‌های ارسالی به دامنه‌تان، گزینه امنیت انتقال سختگیرانه MTA (MTA-STS) را فعال کنید.

برای دریافت اطلاعات مربوط به اتصالات سرور خارجی، از گزارش‌دهی امنیت لایه انتقال (TLS) استفاده کنید.