Là quản trị viên Google Workspace, hãy sử dụng tính năng Định tuyến mặc định để thiết lập cách gửi email đến từ người gửi nội bộ và bên ngoài cho tổ chức của bạn. Với tính năng định tuyến mặc định, bạn chỉ định địa chỉ người nhận, sau đó chỉ định các thao tác cần thực hiện đối với thư dành cho những người nhận đó.
Định tuyến mặc định và Định tuyến trong Google Workspace
Google Workspace cung cấp cho quản trị viên 2 chế độ cài đặt định tuyến chính để quản lý việc gửi email: Định tuyến mặc định và Định tuyến. Hãy sử dụng tính năng Định tuyến mặc định để thiết lập chế độ gửi thư mặc định cho tổ chức của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn gửi tất cả hoặc hầu hết email của tổ chức đến nhiều hộp thư đến, hãy sử dụng tính năng Định tuyến mặc định để thiết lập chế độ gửi kép cho toàn bộ tổ chức. Sau đó, hãy sử dụng chế độ cài đặt Định tuyến để tạo thêm các quy tắc gửi email chuyên biệt hơn hoặc để ghi đè hành vi của tính năng Định tuyến mặc định. Ví dụ: bạn có thể thêm một quy tắc Định tuyến để gửi một bản sao của mọi thư dành cho Giám đốc điều hành (CEO) đến trợ lý điều hành của CEO.
Hai chế độ cài đặt định tuyến này mang lại sự linh hoạt khi thiết lập chế độ gửi email cho tổ chức của bạn. Để biết hướng dẫn từng bước về cách sử dụng 2 chế độ cài đặt này nhằm đáp ứng các nhu cầu cụ thể về việc gửi email cho tổ chức của bạn, hãy truy cập vào các bài viết sau:
Sắp xếp chế độ cài đặt định tuyến mặc định
Bạn có thể tạo tối đa 1.000 chế độ cài đặt định tuyến mặc định. Chế độ cài đặt định tuyến mặc định có mức độ ưu tiên thấp hơn các chế độ cài đặt định tuyến khác của Gmail, bao gồm cả chế độ cài đặt tuân thủ nội dung và tệp đính kèm.
Để thay đổi mức độ ưu tiên của chế độ cài đặt định tuyến mặc định, hãy thay đổi thứ tự của các chế độ cài đặt đó trong bảng cài đặt:
- Nhấp vào Sắp xếp lại bên cạnh chế độ cài đặt.
- Nhập một số để cho biết mức độ ưu tiên và thứ tự của chế độ cài đặt. Ví dụ: nhập 1 cho chế độ cài đặt có mức độ ưu tiên cao nhất.
- Nhấp vào Lưu.
- Lặp lại thao tác này cho tất cả các chế độ cài đặt mà bạn muốn ưu tiên.
Các chế độ cài đặt có thao tác Từ chối luôn được chỉ định mức độ ưu tiên cao nhất. Điều này vẫn đúng ngay cả khi bạn đã định cấu hình một chế độ cài đặt khác có mức độ ưu tiên cao hơn.
Quan trọng: Google Workspace áp dụng tất cả chế độ cài đặt định tuyến cho các thư đến chịu ảnh hưởng. Nếu hai chế độ cài đặt xung đột, Google Workspace sẽ áp dụng chế độ cài đặt có mức độ ưu tiên cao hơn và bỏ qua chế độ cài đặt có mức độ ưu tiên thấp hơn, xung đột. Đọc thông tin chi tiết về các hậu quả xung đột và ngoại lệ về mức độ ưu tiên đối với chế độ cài đặt Gmail.
Bài viết này mô tả tất cả các lựa chọn có trong chế độ cài đặt Định tuyến mặc định.
Thiết lập tính năng định tuyến mặc định
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailĐịnh tuyến mặc định.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm quy tắc khác.
Trong hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy thực hiện các bước sau:
Tuỳ chọn cài đặt Việc nên làm Chỉ định người nhận trên phong bì để khớp - Một người nhận: Chỉ định một người dùng bằng cách nhập địa chỉ email, chẳng hạn như jjsmith@solarmora.com.
- So khớp mẫu: Nhập một biểu thức chính quy để chỉ định một tập hợp người nhận trong miền của bạn.
- Tư cách thành viên trong nhóm: Chọn một hoặc nhiều nhóm trong danh sách. Tạo nhóm của bạn trong thẻ Nhóm. Lựa chọn này ảnh hưởng đến cả thành viên nhóm trực tiếp và thành viên nhóm con. Ví dụ: nếu Nhóm B là thành viên của Nhóm A, thì người dùng trong Nhóm B là thành viên nhóm con của Nhóm A.
- Tất cả người nhận: Chỉ định tất cả địa chỉ email trong tài khoản Google Workspace của bạn. Lựa chọn này áp dụng cho cả địa chỉ email nhận dạng được và không nhận dạng được. Địa chỉ không nhận dạng được: Địa chỉ email không nhận dạng được là địa chỉ của một người dùng bị tạm ngưng, địa chỉ của một người dùng đã tắt quyền truy cập vào Gmail hoặc địa chỉ có chứa một trong các miền đã xác minh của bạn nhưng không được liên kết với người dùng trong tài khoản Google Workspace của bạn.
Nếu người nhận trên phong bì khớp với người nhận ở trên, hãy thực hiện như sau Chọn thao tác chính cần thực hiện đối với các thư chịu ảnh hưởng:
- Sửa đổi thư: Thay đổi các thư chịu ảnh hưởng. Chỉ định các thư được thay đổi bằng các lựa chọn Sửa đổi thư bên dưới.
- Từ chối thư: Từ chối thư trước khi thư được gửi đến người nhận. Bạn có thể thêm một thông báo để thông báo cho người gửi về lý do thư bị từ chối. Với lựa chọn này, không có quy tắc định tuyến hoặc tuân thủ nào khác được áp dụng cho các thư chịu ảnh hưởng. Chế độ cài đặt định tuyến có lựa chọn Từ chối thư luôn là chế độ cài đặt định tuyến có mức độ ưu tiên cao nhất. Tìm hiểu thêm trong phần Sắp xếp chế độ cài đặt định tuyến mặc định. Khi thư bị từ chối, Gmail sẽ tự động thêm mã từ chối SMTP, ví dụ: 550 5.7.1. Đây là yêu cầu tiêu chuẩn của SMTP và bạn không thể xoá các mã này.
Sửa đổi thư Khi bạn chọn Sửa đổi thư cho các thư chịu ảnh hưởng, hãy chọn các lựa chọn để chỉ định cách sửa đổi thư:
- Thêm tiêu đề X-Gm-Original-To: Thêm thẻ tiêu đề nếu người nhận bị thay đổi, để máy chủ nhận biết người nhận ban đầu trên phong bì. Ví dụ về định dạng thẻ tiêu đề là X-Gm-Original-To: user@solarmora.com.
- Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và X-GM-Phishy: Thêm tiêu đề cho biết trạng thái thư rác và lừa đảo. Quản trị viên của máy chủ nhận sử dụng thông tin này để thiết lập các quy tắc quản lý thư rác. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Thêm chế độ cài đặt tiêu đề thư rác vào tất cả các quy tắc định tuyến mặc định.
- Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh: Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh vào các thư chịu ảnh hưởng bởi chế độ cài đặt này. Ví dụ: bạn có thể thêm một tiêu đề khớp với nội dung mô tả mà bạn đã nhập cho chế độ cài đặt. Tiêu đề tuỳ chỉnh có thể giúp bạn khắc phục sự cố về chế độ cài đặt định tuyến và việc gửi thư.
- Thêm vào trước chủ đề tuỳ chỉnh: Thêm văn bản tuỳ chỉnh vào đầu dòng chủ đề cho các thư được chỉ định. Ví dụ: nhập Bí mật cho các thư nhạy cảm. Nếu chế độ cài đặt này được áp dụng cho một thư có chủ đề là Báo cáo hằng tháng, thì dòng chủ đề sẽ được thay đổi thành: [Bí mật] Báo cáo hằng tháng.
- Thay đổi tuyến đường: Thay đổi đích đến của thư từ máy chủ Gmail mặc định thành một máy chủ thư khác. Trước khi có thể thay đổi tuyến đường, bạn phải thêm máy chủ bằng cách làm theo các bước trong phần Thêm máy chủ thư để định tuyến email Gmail.
- Thay đổi người nhận trên phong bì: Thư sẽ bỏ qua hộp thư của người nhận ban đầu và chuyển đến người nhận mới. Thay đổi người nhận trên phong bì theo một trong những cách sau:
- Thay thế toàn bộ địa chỉ email của người nhận: Sau khi Thay thế người nhận, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ, chẳng hạn như user@solarmora.com.
- Thay thế tên người dùng: Chỉ thay đổi tên người dùng của địa chỉ email của người nhận và giữ nguyên miền, trước @existing-domain. Chỉ nhập tên người dùng, không có @ hoặc tên miền.
- Thay thế miền: Để chỉ thay đổi miền của địa chỉ email của người nhận và giữ nguyên tên người dùng, sau existing-username@, hãy nhập miền, chẳng hạn như solarmora.com.
- Bỏ qua bộ lọc thư rác cho thư này: Gửi thư đến cho người nhận ngay cả khi bộ lọc thư rác xác định thư đó là thư rác. Lựa chọn này chỉ áp dụng cho thư đến. Bạn không thể bỏ qua bộ lọc thư rác cho thư đi. Lưu ý: Lựa chọn này không dùng được cho loại tài khoản Nhóm. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Loại tài khoản chịu ảnh hưởng.
- Xoá tệp đính kèm khỏi thư: Xoá tệp đính kèm khỏi các thư chịu ảnh hưởng. Bạn cũng có thể thêm văn bản để cho người nhận biết rằng tệp đính kèm đã bị xoá.
- Thêm người nhận: Gửi các thư chịu ảnh hưởng đến nhiều người nhận hơn. Để nhập địa chỉ người nhận, hãy nhấp vào Thêm. Trong hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy chọn Nâng cao cho các lựa chọn sau:
- Thay đổi tuyến đường
- Thay đổi người nhận trên phong bì
- Không gửi thư rác cho người nhận này
- Chặn thư trả về từ người nhận này
- Thêm tiêu đề X-Gm-Original-To
- Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và X-Gm-Phishy
- Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh
- Thêm vào trước chủ đề tuỳ chỉnh
- Xoá tệp đính kèm khỏi thư
Tùy chọn Chọn một lựa chọn để chỉ định địa chỉ email mà chế độ cài đặt này ảnh hưởng:
- Chỉ thực hiện thao tác này trên các địa chỉ không nhận dạng được
- Thực hiện thao tác này trên các địa chỉ nhận dạng được và không nhận dạng được
Ở dưới cùng, hãy nhấp vào Lưu.
Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ để có hiệu lực nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm Bạn có thể theo dõi các thay đổi trong nhật ký kiểm tra của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Chủ đề có liên quan
- Sử dụng chế độ cài đặt Định tuyến của Gmail
- Các lựa chọn định tuyến và gửi email cho Google Workspace
Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.