Câu hỏi thường gặp về quản trị viên Groups

Quản trị viên có đặc quyền đối với Nhóm có thể tạo nhóm.

Nếu bật Groups for Business, bạn cũng có thể cấp cho người dùng quyền tạo nhóm. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đặt các chính sách trên toàn tổ chức để sử dụng nhóm.

Có một số cách để tạo nhóm sử dụng trong Google Workspace.

Trong một số trường hợp, nơi bạn tạo nhóm có thể hạn chế mục đích sử dụng nhóm:

• Bạn có thể tạo nhóm liên lạc và cộng tác (danh sách gửi thư, Hộp thư đến cộng tác) ở bất kỳ vị trí nào.
• Bạn cũng có thể sử dụng các nhóm được tạo ở bất kỳ đâu cho các chính sách trong Google Cloud.
• Bạn phải tạo nhóm cấu hình và nhóm động trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc bằng cách sử dụng API.

Bảng sau đây cho biết nơi bạn có thể tạo các loại nhóm.

Nơi bạn tạo nhóm	Danh sách email, chia sẻ, lời mời trên lịch	Hộp thư đến cộng tác hoặc nhóm được kiểm duyệt	Nhóm cấu hình	Nhóm động	Chính sách IAM của Google Cloud
Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Trang chủ Nhóm	✔	✔*	✔	✔	✔
Directory API	✔	✔*	✔		✔
Cloud Identity API	✔	✔*		✔	✔
Google Groups *	✔	✔*			✔
Bảng điều khiển Google Cloud	✔	✔*			✔
Được đồng bộ hoá từ máy chủ LDAP hoặc Active Directory	✔	✔*	✔		✔

* Cần phải bật Groups for Business

Có. Là quản trị viên, bạn có thể thêm nhà cung cấp, khách hàng, người dùng bên ngoài và những người khác vào nhóm của mình. Bạn có thể thực hiện việc này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Những người khác có thể thêm thành viên bên ngoài vào nhóm nếu bạn cho phép thành viên bên ngoài trong cài đặt cách chia sẻ của Groups for Business.

Có, nhưng chỉ sau khi người dùng gửi tin nhắn đến nhóm. Những nhóm mà người dùng đã gửi tin nhắn sẽ xuất hiện trong phần Tất cả danh bạ.

Tìm hiểu thêm: Bạn có thể làm gì với Danh bạ Google?

Cả Groups và Danh bạ Google đều giúp bạn dễ dàng gửi email cho các nhóm người bằng danh sách gửi thư. Điểm khác biệt là bạn không thể chia sẻ danh sách gửi thư mà bạn tạo trong Danh bạ. Danh sách gửi thư cho người liên hệ chỉ dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Nhóm có địa chỉ email mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng.

Tìm hiểu thêm: Bạn có thể làm gì với Danh bạ Google?

Có, bạn có thể xem xét bài viết trước khi cho phép đăng lên nhóm.

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết Phê duyệt hoặc chặn bài viết mới

Có. Bạn có thể sử dụng Google Cloud Directory Sync (GCDS) để đồng bộ hoá các nhóm (danh sách gửi thư) từ máy chủ LDAP sang Google Workspace.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đồng bộ hoá các nhóm từ máy chủ LDAP hoặc Active Directory

Có, bạn có thể sử dụng Directory API của SDK dành cho quản trị viên Google Workspace và Groups Settings API để tạo và quản lý các nhóm.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Quản lý nhóm bằng API

Groups for Business là một dịch vụ cốt lõi trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, giúp kiểm soát cách các nhóm của tổ chức bạn có thể được sử dụng trong ứng dụng người dùng Google Groups tại groups.google.com.

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết Lợi ích khi sử dụng Groups for Business

Google Groups for Business có trong tất cả các phiên bản của Google Workspace, kể cả phiên bản G Suite cũ miễn phí.

Phiên bản G Suite cũ miễn phí không cho phép bạn:

• Đăng tin nhắn trong Groups
• Kiểm duyệt bài viết trong nhóm
• Lưu tin nhắn nhóm vào nhật ký trò chuyện

Sau đây là những điểm khác biệt chính của Groups for Business:

• Tuỳ chọn chia sẻ – Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể đặt các tuỳ chọn chia sẻ cho dịch vụ Groups for Business để giới hạn những việc mà người dùng có thể làm. Ví dụ: bạn có thể ngăn người dùng thêm thành viên bên ngoài tổ chức của họ và ngăn người bên ngoài tổ chức của họ gửi email cho các nhóm.
• Thư mục Groups – Dịch vụ Groups for Business có một thư mục nhóm của công ty, chỉ liệt kê các nhóm của tổ chức bạn.
• API – API chỉ dành cho khách hàng Google Workspace.

Nhóm liên hệ trong Danh bạ Google chỉ đơn giản là danh sách địa chỉ email, cho phép người dùng nhanh chóng nhập nhiều địa chỉ cùng lúc trong thư email, lời mời họp, v.v. Mặc dù các nhóm mà người dùng tạo bằng Groups for Business cũng là danh sách địa chỉ email, nhưng các nhóm này có địa chỉ email riêng, nên bất kỳ ai có quyền đều có thể gửi thư đến địa chỉ đó.

Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ nội dung (chẳng hạn như tài liệu và trang web trên Google) với địa chỉ nhóm. Ngoài ra, không giống như nhóm liên hệ, dịch vụ Groups for Business có các tính năng nâng cao, chẳng hạn như lưu tin nhắn trong nhật ký trò chuyện và các chế độ kiểm duyệt.

Bạn có thể sử dụng các nhóm được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên làm:

• Danh sách gửi thư
• Hộp thư đến cộng tác*
• Nhóm cấu hình
• Nhóm động

Bạn có thể sử dụng các nhóm được tạo trong ứng dụng Google Groups làm:

• Danh sách gửi thư*
• Hộp thư đến cộng tác*

* Cần phải bật Groups for Business

Để biết thông tin chi tiết: Xem nơi quản trị viên quản lý các nhóm nội bộ

STT

Đối với quản trị viên, Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (nơi bạn truy cập vào dịch vụ Groups for Business và Danh sách nhóm) hiện có 18 ngôn ngữ.

Đối với tất cả người dùng, ứng dụng Google Groups (groups.google.com) hiện có thể hiển thị bằng 38 ngôn ngữ. Chủ sở hữu và người quản lý nhóm có thể đặt một ngôn ngữ cụ thể cho văn bản do hệ thống tạo trong thư email của nhóm.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đặt ngôn ngữ cho email của nhóm

Việc bật hoặc tắt dịch vụ Groups for Business sẽ kiểm soát việc người dùng có quyền truy cập vào các nhóm nội bộ của tổ chức bạn trong ứng dụng Google Groups hay không. Ứng dụng này có trong trình chạy ứng dụng và tại groups.google.com. Việc bật Groups for Business cũng sẽ bổ sung các tính năng, chẳng hạn như cho cuộc trò chuyện được kiểm duyệt và Hộp thư đến cộng tác.

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết Lợi ích khi sử dụng Groups for Business

Có. Làm theo các bước trong phần Bật hoặc tắt Groups for Business.

Có. Nếu tổ chức của bạn không dùng Gmail và chế độ cài đặt Groups for Business cho phép, thì người dùng vẫn có thể:

• Gửi và nhận thư cho nhóm bằng các ứng dụng email khác, chẳng hạn như Microsoft Outlook
• Đăng thư trong ứng dụng Google Groups
• Chia sẻ nội dung (chẳng hạn như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Lịch và video) với địa chỉ nhóm

Tuy nhiên, việc sử dụng Groups với Gmail mang lại một số lợi ích. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các quy tắc và bộ lọc trong Groups để sắp xếp hộp thư đến của bạn trong Gmail.

Có. Là quản trị viên, bạn vẫn có toàn quyền kiểm soát các nhóm trong tổ chức của mình. Bạn có thể ngăn người dùng thêm thành viên bên ngoài vào nhóm của họ, chỉnh sửa hoặc xoá nhóm của người dùng, hoặc thậm chí ngăn người dùng tạo nhóm riêng.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Các lựa chọn để hạn chế quyền truy cập và hoạt động của nhóm

Bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể tự thêm mình vào một nhóm cụ thể hay không. Tuy nhiên, bạn không thể ngăn người dùng tự xoá mình khỏi nhóm, trừ phi bạn thêm tất cả nhân viên trong tổ chức của mình vào một nhóm duy nhất.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm tất cả người dùng trong tổ chức vào một nhóm

Để đảm bảo người dùng vẫn là thành viên của các nhóm cụ thể (ví dụ: nhóm "tất cả nhân viên"), hãy duy trì nhóm trên máy chủ LDAP và định kỳ đồng bộ hoá các nhóm đó với Google Workspace.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đồng bộ hoá các nhóm từ máy chủ LDAP hoặc Active Directory

Không. Mọi bài viết mà quản trị viên gửi đến một nhóm được kiểm duyệt đều không bị kiểm duyệt, bất kể quản trị viên có phải là thành viên của nhóm đó hay không. Chính sách này cũng áp dụng cho các nhóm có kiểm duyệt do những quản trị viên khác tạo.

Điều này chỉ không áp dụng với các thư bị đánh dấu là thư rác. Hệ thống sẽ không gửi những bài viết này.

Nhóm này vẫn hoạt động bình thường. Là quản trị viên, bạn có thể quản lý nhóm hoặc chỉ định quyền sở hữu cho một người dùng khác.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Chỉ định vai trò cho các thành viên của nhóm

Có. Nếu tài khoản Google Workspace của bạn có nhiều miền, bạn có thể chọn miền để sử dụng cho địa chỉ email của nhóm khi tạo nhóm.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm nhiều miền hoặc bí danh miền

Có. Nếu tài khoản Google Workspace của bạn có nhiều miền, bạn có thể kết hợp các thành viên từ nhiều miền trong một nhóm.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm nhiều miền hoặc bí danh miền

Có. Nếu tài khoản Google Workspace của bạn có nhiều miền và bạn bật Groups for Business, thì người dùng trong tất cả các miền của bạn đều có thể sử dụng ứng dụng Google Groups.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm nhiều miền hoặc bí danh miền

Có. Để chống thư rác và hành vi sử dụng email sai mục đích, Google áp dụng các giới hạn, bao gồm cả số lượng tối đa:

• Số nhóm trên mỗi chủ sở hữu
• Thư được gửi đến một nhóm trong một khoảng thời gian ngắn
• Gửi tin nhắn cùng lúc cho các thành viên bên ngoài của nhóm

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tìm hiểu các chính sách và hạn mức của Groups

Bạn có thể tạo tối đa 500 nhóm động cho mỗi khách hàng. Hạn mức này có thể được tăng lên theo từng trường hợp cụ thể. Hãy liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace và trình bày trường hợp sử dụng cụ thể của bạn để yêu cầu tăng hạn mức.

Không có giới hạn đối với các loại nhóm khác, nhưng một người dùng có thể là chủ sở hữu của tối đa 1.500 nhóm. Nếu một người dùng tạo nhóm, người dùng đó sẽ tự động trở thành chủ sở hữu của nhóm đó. Tuy nhiên, người dùng có thể chỉnh sửa nhóm của mình để xoá quyền sở hữu bất cứ lúc nào, vì vậy, người dùng có thể tạo bao nhiêu nhóm tuỳ ý.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tìm hiểu các chính sách và hạn mức của Groups

Các nhóm trong phiên bản Google Workspace có thể có số lượng thành viên không giới hạn.

Có. Giới hạn kích thước tối đa cho thư gửi đến một nhóm là 25 MB, bao gồm cả tệp đính kèm (giới hạn thông thường của Gmail).

Bạn không thể gửi hoặc chuyển tiếp báo cáo không gửi được (NDR) (còn gọi là "thư bị trả lại") cho một nhóm. Bạn cũng không được phép gửi những thư trông giống như NDR.

Không, bạn không thể đăng nội dung lên một nhóm trong Google Groups bằng tài khoản của trẻ. Nếu bạn cố gắng đăng, thì nội dung đó sẽ bị chặn và một thông báo từ chối sẽ xuất hiện.

Có, Thoả thuận mức độ cung cấp dịch vụ của Google Workspace áp dụng cho thành phần Nhóm trong dịch vụ Google Workspace của bạn.

Với Groups for Business, bạn và người dùng có thể hạn chế quyền truy cập và hoạt động trong các nhóm do người dùng quản lý. Ví dụ: là quản trị viên, bạn có thể ngăn người dùng thêm người dùng bên ngoài vào nhóm của họ, đồng thời có thể chỉnh sửa hoặc xoá mọi nhóm mà người dùng tạo.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Các lựa chọn để hạn chế quyền truy cập và hoạt động của nhóm

Khi sử dụng Groups for Business, bạn có thể thiết lập các lựa chọn chia sẻ để ngăn những người bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào bất kỳ nhóm nào của tổ chức, kể cả nhật ký trò chuyện của các nhóm đó. Hoặc, nếu bạn cho phép truy cập từ bên ngoài, chủ sở hữu và người quản lý nhóm vẫn có thể ngăn chặn quyền truy cập từ bên ngoài vào nhật ký trò chuyện của các nhóm cụ thể.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đặt các chính sách trên toàn tổ chức để sử dụng nhóm

Bạn có thể cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn gửi tin nhắn đến một nhóm. Nếu người gửi độc hại biết địa chỉ của nhóm, thì các thành viên trong nhóm có thể nhận được nhiều thư rác hơn. Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng các lựa chọn cho mọi nhóm mà bạn tạo.

Để cải thiện khả năng lọc thư rác cho một nhóm cụ thể, bạn có thể thay đổi chế độ xử lý thư rác của nhóm. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Cập nhật chế độ cài đặt của nhóm

Nếu bạn mời một nhóm tham gia cuộc họp, thì tất cả thành viên của nhóm đó sẽ xuất hiện trong lời mời trên lịch của bạn, nhưng chỉ khi bạn có quyền truy cập phù hợp đối với nhóm đó. Quy định hạn chế này duy trì chế độ cài đặt quyền riêng tư cho một nhóm và áp dụng cho cả người dùng lẫn quản trị viên.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Mời một nhóm tham gia các sự kiện trên lịch

Nhật ký trò chuyện của một nhóm không bao giờ hết hạn, vì vậy, tin nhắn sẽ vẫn còn trong đó cho đến khi nhóm bị xoá.

Không. Tính năng lưu giữ email không ảnh hưởng đến tin nhắn trong nhật ký trò chuyện của nhóm. Tin nhắn vẫn nằm trong nhật ký cho đến khi nhóm bị xoá.

Nếu bạn tắt Groups for Business, tất cả nhóm mà bạn hoặc người dùng đã tạo sẽ vẫn hoạt động, nhưng các nhóm đó sẽ không có bất kỳ tính năng nâng cao nào có trong dịch vụ Groups for Business. Nếu bạn bật lại Groups for Business, tất cả chế độ cài đặt của nhóm sẽ được khôi phục.

Để biết chi tiết, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt Groups for Business