Omówienie: wybieranie opcji filtrowania treści i ochrony danych w Gmailu

Do wszystkich wiadomości wychodzących użytkowników możesz dodać standardową stopkę.

Przykładowe zastosowanie: dodawanie do wiadomości wychodzących elementów, które pozwalają zachować zgodność z przepisami, budować markę, spełniać obowiązek informacyjny i ogłaszać promocje.

Możesz włączać i wyłączać możliwość wysyłania i odbierania wiadomości przez użytkowników w trybie poufnym. Gdy ten tryb jest włączony, użytkownicy mogą uniemożliwić odbiorcom udostępnianie (przesyłanie dalej, drukowanie itp.) wiadomości zawierającej informacje poufne.

Możesz kontrolować liczbę e-maili i wiadomości czatu przechowywanych dla użytkowników w organizacji.

Możesz też określić sposób archiwizowania lub usuwania wiadomości po upływie okresu przechowywania.

Dzięki temu kopie wszystkich wiadomości wysyłanych i odbieranych przez użytkowników będą przechowywane w skrzynkach pocztowych Gmail.

Przydatne w przypadku:

• organizacja korzysta z Vault,
• przekierowujesz wiadomości na serwery poczty inne niż Gmail,
• Jeśli używasz usługi przekaźnika SMTP z systemem innym niż Gmail

Przypominaj użytkownikom, gdy wysyłają e-maile do odbiorców spoza organizacji, z którymi nie kontaktują się regularnie lub którzy nie są wymienieni na liście kontaktów.

Przykład: aby chronić użytkowników przed przypadkowym udostępnianiem informacji na zewnątrz.

Zezwalaj użytkownikom na wymianę wiadomości tylko z określonymi adresami lub domenami, które autoryzujesz.

Przykład: szkoła może zezwolić uczniom na wymianę wiadomości z pracownikami i innymi uczniami, ale nie z osobami spoza szkoły.

uniemożliwiać wymianę e-maili między użytkownikami w określonych jednostkach organizacyjnych;

Przykład: Okręg szkolny może uniemożliwić uczniom na poziomie szkoły podstawowej otrzymywanie e-maili od uczniów na poziomie szkoły średniej.

Możesz zezwolić użytkownikom na odbieranie poczty wyłącznie z określonego przez Ciebie adresu IP lub zakresu adresów. Ręczne zdefiniowanie dozwolonych zakresów adresów IP umożliwia jednoczesne zezwolenie na cały ruch przychodzący z określonej domeny i zapobieganie podszywaniu się pod inne domeny.

Przykład: blokada IP jest szczególnie przydatna w przypadku domen, które nie mają rekordu Sender Policy Framework (SPF) lub które używają aplikacji innych firm do wysyłania poczty w imieniu domeny.

Skonfiguruj reguły obsługi wiadomości zawierających określone treści lub wyrażenia.

Przykłady:

• odrzucać wiadomości wychodzące, które zawierają słowo „poufne”;
• umieszczać w kwarantannie wiadomości z adresów IP spoza określonego zakresu,
• Kieruj do działu prawnego wiadomości zawierające określone ciągi tekstowe lub wzorce.

Skonfiguruj reguły decydujące o tym, czy wiadomości zawierające określone słowa mają być odrzucane, umieszczane w kwarantannie czy dostarczane po zmodyfikowaniu.

Przykłady:

• odrzucać wiadomości wychodzące, które zawierają słowo „poufne”;
• umieszczać w kwarantannie wiadomości zawierające wulgaryzmy;
• powiadamiać innych o tym, że wiadomość zawiera wulgaryzmy.

Skonfiguruj reguły dotyczące obsługi załączników do wiadomości, takich jak dokumenty, pliki wideo i dźwiękowe, obrazy oraz pliki i archiwa skompresowane.

Przykłady:

• odrzucać wiadomości zawierające szkodliwe typy plików;
• umieszczać w kwarantannie wiadomości z potencjalnie szkodliwymi załącznikami (w celu ich sprawdzenia);
• Wykrywanie zaszyfrowanych załączników, co jest przydatne, jeśli ze względu na przepisy musisz wysyłać niezaszyfrowane kopie załączników wiadomości na serwer archiwum.

Gmail może skanować lub uruchamiać załączniki w środowisku wirtualnym zwanym bezpieczną piaskownicą. Załączniki uznane za zagrożenie mogą być umieszczane w folderach Spam użytkowników lub poddawane kwarantannie.

Przypadek użycia: ochrona przed złośliwym oprogramowaniem, które może zostać przeoczone przez programy antywirusowe

wyodrębniać tekst z załączników w postaci obrazów, aby następnie stosować reguły dotyczące zgodności treści lub kontrowersyjnych treści; wyodrębnia tekst z obrazów w formatach GIF, JPG, PNG i TIFF;

Przykładowe zastosowanie: możesz ustawić regułę zgodności treści w taki sposób, aby e-maile zawierające numery kart kredytowych były przenoszone do kwarantanny. Następnie włącz optyczne rozpoznawanie znaków, aby wykrywać i poddawać kwarantannie załączone pliki PNG z fakturami zawierającymi numery kart kredytowych.

Skanowanie e-maili przychodzących i wychodzących pod kątem danych wrażliwych za pomocą wstępnie zdefiniowanych wzorców do wykrywania treści. Następnie automatycznie umieścić wiadomość w kwarantannie, odrzucić ją lub zmodyfikować na podstawie jej treści.

Przykłady: istnieją wstępnie zdefiniowane wzorce do wykrywania treści dla różnych typów danych liczbowych, w tym numerów ubezpieczenia społecznego, numerów prawa jazdy lub paszportu w danym kraju, numerów kart kredytowych i wielu innych.

Wymagaj przesyłania e-maili do i z określonych domen lub adresów e-mail przy użyciu protokołu TLS. TLS to protokół bezpieczeństwa, który szyfruje e-maile, aby zapewnić ochronę zawartych w nich informacji.

Skonfiguruj reguły zgodności i routingu, by wymusić podpisywanie i szyfrowanie wychodzących wiadomości przy użyciu S/MIME.

Przykłady: możesz skonfigurować regułę, która uniemożliwi użytkownikom wyłączenie szyfrowania. Możesz też skonfigurować reguły, które zagwarantują szyfrowanie wiadomości zawierających określone wzorce, na przykład numery kart kredytowych.

Po włączeniu protokołu MTA Strict Transport Security (MTA-STS) wymagana będzie kontrola uwierzytelniania i szyfrowanie e-maili wysyłanych do Twojej domeny.

Raportowanie TLS (Transport Layer Security) pozwala uzyskać informacje o połączeniach z serwerami zewnętrznymi.