Ochrona wiadomości w Gmailu w trybie poufnym

Ten artykuł jest przeznaczony dla administratorów. Jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, dowiedz się więcej o korzystaniu z trybu poufnego Gmaila.

Tryb poufny Gmaila jest dostępny we wszystkich wersjach Google Workspace.

Korzystając z trybu poufnego Gmaila, Twoi użytkownicy mogą skuteczniej chronić informacje poufne przed nieupoważnionym lub przypadkowym udostępnianiem. W tym trybie nie ma możliwości przekazywania dalej, kopiowania, drukowania ani pobierania wiadomości i załączników.

Tryb poufny pozwala:

  • ustawić datę ważności wiadomości,
  • w dowolnym momencie odebrać dostęp do wiadomości,
  • wymagać do otwierania wiadomości kodu weryfikacyjnego uzyskiwanego za pomocą SMS-a.

W trybie poufnym nie można zaplanować wysłania wiadomości.

Ważne: tryb poufny ma zapobiegać udostępnianiu e-maili przez odbiorców. Gmail zawsze próbuje blokować zrzuty ekranu wiadomości i załączników w trybie poufnym, ale użytkownicy mogą nadal kopiować lub pobierać wiadomości i załączniki za pomocą aplikacji innych firm.

Jak Gmail przetwarza wiadomości w trybie poufnym

Gmail usuwa treść i załączniki z udostępnianej odbiorcy kopii wiadomości w trybie poufnym. Elementy te zastępowane są linkiem.

W Gmailu linki do treści wyglądają jak część wiadomości. Klienty poczty e-mail innych firm w miejscu treści wiadomości wyświetlają link.

Google Vault a wiadomości w trybie poufnym

Google Vault umożliwia blokowanie, przechowywanie, wyszukiwanie i eksportowanie wszystkich wiadomości w trybie poufnym wysyłanych przez użytkowników w Twojej domenie. Vault nie ma dostępu do treści wiadomości w trybie poufnym wysyłanych do Twojej organizacji przez osoby z zewnątrz ani nie może takiej treści odczytać. Jeśli Twoja domena używa Vault, uważnie sprawdź, w jaki sposób Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym.

Aby spełnić wymaganie Vault dotyczące dostępu do wiadomości w trybie poufnym, Gmail dołącza kopię treści w trybie poufnym do wiadomości odbiorcy.

Ważne informacje o tej kopii:

  • Jest dołączana tylko wtedy, gdy nadawca i odbiorca wiadomości są w tej samej organizacji.
  • Jest dostępna tylko dla Vault.
  • Nadawcy i odbiorcy nie mogą uzyskać dostępu do tej kopii z poziomu Gmaila.
  • Narzędzia archiwizacyjne innych firm nie mogą uzyskać dostępu do tej kopii.

Aby usunąć wszystkie kopie danej wiadomości w trybie poufnym, musisz usunąć tę wiadomość z konta nadawcy i wszystkich kont odbiorców.

Narzędzia archiwizacyjne innych firm a wiadomości w trybie poufnym

Gdy wiadomość jest wysyłana w trybie poufnym Gmaila, Gmail zastępuje jej treść i załączniki linkiem. Tylko temat i link są wysyłane przez SMTP.

Jeśli w Twojej domenie są używane narzędzia zewnętrzne do pozyskiwania danych elektronicznych lub archiwizowania, korzystanie z trybu poufnego Gmaila może doprowadzić do konfliktu z zasadami organizacji dotyczącymi pozyskiwania danych elektronicznych i przechowywania danych. Zalecamy, aby przed włączeniem tej funkcji omówić potencjalne skutki z administratorami i innymi twórcami zasad, którzy zajmują się pozyskiwaniem danych elektronicznych.

Włączanie i wyłączanie trybu poufnego Gmaila

Tryb poufny Gmaila możesz włączyć lub wyłączyć w całej domenie lub w określonych jednostkach organizacyjnych. Jeśli wyłączysz tryb poufny, osoby z Twojej organizacji nie będą mogły wysyłać z Gmaila wiadomości w trybie poufnym.

Aby uniemożliwić użytkownikom z Twojej organizacji odbieranie wiadomości w trybie poufnym, skonfiguruj regułę zgodności, która blokuje przychodzące wiadomości w trybie poufnym.

Aby włączyć lub wyłączyć tryb poufny Gmaila w swojej organizacji:

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Gmail a potem Ustawienia użytkownika.

    Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.

  2. Przewiń Ustawienia użytkownika do sekcji Tryb poufny.
  3. Odznacz lub zaznacz pole Włącz tryb poufny.
  4. Zapisz zmiany.
Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji

Aby włączyć lub wyłączyć tryb poufny Gmaila w jednostce organizacyjnej:

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Gmail a potem Ustawienia użytkownika.

    Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.

  2. Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną.
  3. Przewiń do sekcji Tryb poufny i odznacz lub zaznacz pole Włącz tryb poufny.
  4. Kliknij Zapisz.
Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji

Blokowanie przychodzących wiadomości w trybie poufnym

Aby utworzyć regułę zgodności do blokowania w domenie przychodzących wiadomości w trybie poufnym, postępuj zgodnie z instrukcjami w tej sekcji.

Uwaga: szczegółowe informacje o tworzeniu reguł zgodności dla wszystkich rodzajów treści znajdziesz w artykule Konfigurowanie reguł zgodności treści.

Jak wiadomość może uruchamiać reguły zgodności

Oto jak określone przez Ciebie reguły zgodności mogą wpływać na wiadomości w trybie poufnym Gmaila:

  • Wiadomości wychodzące podlegają wszystkim regułom zgodności, które kontrolują temat, treść i załączniki wiadomości.
  • Wiadomości wychodzące pasujące do reguł zgodności usuwających załączniki nie są wysyłane. Nadawca otrzyma w takim przypadku wiadomość o problemie z dostarczeniem.
  • Wiadomości przychodzące są sprawdzane, ale skanowane są tylko ich nagłówki (w tym temat).

Jak wiadomości w trybie poufnym są umieszczane w kwarantannie

Oto jak wiadomości w trybie poufnym Gmaila są umieszczane w kwarantannie:

  • Wiadomości przychodzące w trybie poufnym są wysyłane do kwarantanny administracyjnej, ale tylko ich nagłówki są skanowane.
  • Wiadomości wychodzące w trybie poufnym nie są wysyłane do kwarantanny administracyjnej. Są one odrzucane, a ich nadawcy otrzymują wiadomość o problemie z dostarczeniem.

Aby zablokować wiadomości przychodzące w trybie poufnym:

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Gmail a potem Zgodność.

    Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.

  2. Najedź kursorem na ustawienie Zgodność treści i kliknij Skonfiguruj. Jeśli masz już ustawione reguły zgodności dla innych rodzajów wiadomości, najedź kursorem na dowolną z tych reguł i kliknij Dodaj kolejną regułę.

    Pojawi się okno Dodaj ustawienie. Wpisz w nim nazwę reguły, wybierz typ dopasowywanych wiadomości i wskaż czynność wykonywaną zależnie od wiadomości.

  3. W oknie Dodaj ustawienie podaj te informacje:

    • Wpisz nazwę reguły.
    • W sekcji E-maile, których ma dotyczyć reguła zaznacz opcję Przychodzące.
    • W ustawieniu Dodaj wyrażenia wybierz Jeśli wiadomość pasuje do dowolnych z tych reguł.
    • W sekcji Wyrażenia kliknij Dodaj i wybierz Dopasowanie metadanych.
    • Z listy Atrybut wybierz Tryb poufny Gmaila, a jako Typ dopasowania ustaw Wiadomość jest w trybie poufnym Gmaila.
    • Kliknij Zapisz.

  4. W następnej sekcji – pozwalającej określić czynność wykonywaną w przypadku zgodności wyrażenia – wybierz Odrzuć wiadomość.

  5. (Opcjonalnie) Wpisz niestandardową wiadomość o odrzuceniu, która będzie automatycznie wysyłana do nadawcy zablokowanej wiadomości.

  6. Kliknij Zapisz.

Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji