אחרי שנרשמים ל-Google Workspace, אתם והצוות שלכם יכולים להשתמש ב-Google Drive כמקום יחיד לאחסון, לגישה ולשיתוף קבצים. כך מתחילים.
שלב 1. הסבר על העקרונות הבסיסיים של Google Drive
ב-Google Drive הארגון שלכם יכול להעביר ולשמור את כל הקבצים. כברירת מחדל, כל מי שיש לו רישיון בארגון שכולל את Drive יכול להשתמש ב-Drive. לא צריך ליצור בשבילם תיקייה או כונן.
- מידע על אחסון, העלאות ואבטחת קבצים:
- העברת קבצים מכלים אחרים לשיתוף קבצים או לעבודה משותפת בכמות גדולה. מידע נוסף על Google Workspace Migrate
שלב 2. קביעת הרשאות שיתוף תוכן עם אנשים מחוץ לארגון (שיתוף חיצוני)
אתם יכולים לקבוע כמה תוכן המשתמשים שלכם יכולים לשתף עם אנשים חיצוניים. יכול להיות שרק משתמשים מסוימים יוכלו לשתף עם גורמים חיצוניים או רק עם ארגונים אחרים מסוימים (דומיינים מהימנים).
איך מנהלים את השיתוף עם גורמים מחוץ לארגון
שלב 3. הגדרת תיקיות אחסון שיתופי לשיפור שיתוף הפעולה
אחסון שיתופי הוא כמו תיקיות מיוחדות ב-Drive שבהן צוותים יכולים לעבוד בקלות על קבוצה של קבצים ותיקיות, או שמשתמשים יכולים לגשת למאגר מידע. הקבצים באחסון השיתופי הם בבעלות הארגון ולא בבעלות של משתמשים פרטיים, כך שאפשר להימנע ממחיקה של קבצים בטעות כשמשתמש עוזב את הארגון.
כברירת מחדל, כל המשתמשים יכולים ליצור ולנהל תיקיות אחסון שיתופי לצוותי הפרויקט שלהם. בפרויקטים או בצוותים רגישים, יכול להיות שתרצו יותר שליטה בחברים ובתוכן של האחסון השיתופי. או שאולי לא תרצו לאפשר לכולם ליצור תיקיות באחסון השיתופי. לדוגמה, אם אתם מוסד חינוכי, יכול להיות שתרצו לאפשר למורים ליצור תיקיות באחסון השיתופי, אבל לא לתלמידים.
איך מגדירים תיקיות באחסון השיתופי בארגון
שלב 4. הגדרת גישה ל-Drive בשולחן העבודה למשתמשים
בעזרת Google Drive לשולחן העבודה, המשתמשים יכולים לסנכרן תוכן בין הענן למכשירים שלהם כדי:
- כדי להתחיל להשתמש ב-Drive, צריך לסנכרן את הקבצים המקומיים הקיימים עם הענן.
- לפתוח במחשב קבצים שמאוחסנים ב-Google Drive, כולל קבצים מתיקיות באחסון שיתופי, באמצעות תוכנה שהם רגילים להשתמש בה.
- להציג ולארגן את הקבצים ב-Drive באמצעות מערכת הקבצים של המחשב בלי להשתמש בהרבה מקום בכונן המקומי.
- לשמור קבצים ותיקיות ספציפיים במצב אופליין.
איך מפעילים את 'Google Drive לשולחן העבודה'
שלב 5. הדרכה למשתמשים
כדי לוודא שהמשתמשים שלכם יפיקו את המרב מ-Drive, ישתמשו בו בצורה מאובטחת וישתפו פעולה ביעילות, כדאי לשתף איתם את מקורות המידע הבאים.
מתחילים לעבוד עם מרכז הלמידה שלנו למשתמשים עסקיים
- מרכז הלמידה של Drive למשתמשים עסקיים – עזרה במעבר ל-Drive, בעבודה בתיקיות שיתופיות, בשימוש ב-Drive לשולחן העבודה ועוד
- מרכז הלמידה לשיתוף פעולה ולמסמכים – לקבלת עזרה ב-Google Docs, ב-Google Sheets, ב-Google Slides ועוד
עזרה בשימוש ב-Drive ובעורכי Docs
שלב 6. (אופציונלי) הגדרות מתקדמות והגדרות לארגונים
אם לארגון שלכם יש דרישות מתקדמות לאבטחת מידע או לגישה ל-Drive, אתם יכולים להתאים אישית את Drive בהתאם לצרכים שלכם.
שליטה בגישה ובאחסון
איך מאפשרים גישה ל-Docs, ל-Sheets ול-Slides בנייד
אם בארגון שלכם משתמשים בניהול מכשירים ניידים (MDM) של צד שלישי, צריך לעדכן את רשימות ההיתרים של האפליקציות באפליקציות Google Docs, Sheets ו-Slides. כדי לדעת איך עושים את זה, צריך לפנות לספק ה-MDM. הערה: ניהול נקודות קצה ב-Google כבר מאפשר גישה להרבה אפליקציות Google Workspace.
אם לא תאשרו את האפליקציות לארגון, המשתמשים עדיין יוכלו להעלות ולהוריד קבצים באמצעות Google Drive. אבל הם לא יכולים לערוך מסמכים, גיליונות אלקטרוניים או שקפים במכשירים ניידים.
הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים ולתיקיות אחסון שיתופי
נפח האחסון שהארגון מקבל תלוי במהדורת Google Workspace ובמספר המשתמשים. אם לארגון שלכם יש נפח אחסון ארגוני, כדאי להגדיר כמה נפח אחסון מותר לכל משתמש ולכל תיקיית אחסון שיתופי, כדי שחלק מהמשתמשים לא ינצלו יותר ממה שמגיע להם.
הגבלת הגישה אופליין
אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים יוכלו לגשת למסמכים ב-Google Docs, Sheets ו-Slides כשהמחשבים שלהם לא מחוברים לאינטרנט.
כברירת מחדל, הגישה אופליין מותרת, והמשתמשים יכולים להפעיל או להשבית אותה בחשבונות שלהם לפי הצורך. אפשר להשבית את ההגדרה הזו למשתמשים שעובדים על קבצים רגישים או סודיים.
ניהול המשתמשים בארגון שיכולים להשתמש ב-Drive ובעורכי Google Docs
רוב המהדורות של Google Workspace כוללות את Drive ושירותים לשיתוף פעולה כמו Google Docs, Google Sheets ועוד. אבל יש ארגונים שרוצים לקבוע מי יכול ליצור קבצים, להעלות קבצים או להשתמש ב-Drive.
שליטה בשיתוף
הגדרת כללים להרשאות שיתוף כדי לשלוט בשיתוף בצורה מדויקת יותר
אם הארגון שלכם צריך עוד אפשרויות להגבלת השיתוף הפנימי והחיצוני, אתם יכולים להגדיר כללים להרשאות שיתוף. כללים להרשאות שיתוף מאפשרים לכם לשלוט בשיתוף קבצים בין יחידות ארגוניות, קבוצות, משתמשים בודדים ודומיינים.
הגדרת אפשרויות גישה כלליות לשיתוף קבצים עם קהלי יעד
כדי לעזור למשתמשים לשתף תוכן עם קבוצות מתאימות, כמו המחלקה או החטיבה שלהם בארגון, אפשר ליצור קהלים לטירגוט. משתמשי יעד עוזרים למנוע שיתוף יתר עם כל הארגון.
איך מגבילים את רמת הגישה שהמשתמשים יכולים לתת לקבצים
כשמשתמש שולח אימייל או הזמנה ליומן עם קובץ מצורף, הוא מתבקש לתת לנמענים גישה לקובץ אם אין להם גישה אליו. אתם יכולים להגביל את רמת הגישה שהשולח יכול להעניק כדי למנוע שיתוף יתר או דליפות נתונים.
הגדרה של תכונות מתקדמות ב-Drive
הגדרה של תוויות סיווג
אתם יכולים להגדיר תוויות סיווג ב-Drive כדי לעזור למשתמשים לסווג או לתייג קבצים, לעקוב אחרי סוגי קבצים ואישורים, להחיל מדיניות ולשפר את החיפוש. התוויות האלה מוסיפות מטא-נתונים לקבצים, כמו רגישות הקובץ, סטטוס המסמך או תאריך היעד.
מתן הרשאה לתבניות מותאמות אישית ב-Drive
חשוב למתג את הארגון שלכם, ואחת הדרכים לקדם אותו היא להגדיר תבניות בהתאמה אישית ל-Docs, ל-Sheets, ל-Slides, ל-Forms ול-Sites. אתם יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או רק למשתמשים מסוימים ליצור תבניות בהתאמה אישית.
הוספת עוד שכבת הצפנה לקבצים
אם הארגון שלכם עובד עם קניין רוחני רגיש או פועל בענף תעשייה מפוקח מאוד, תוכלו לאפשר למשתמשים ליצור מסמכים וקבצים אחרים שמוצפנים מצד הלקוח, ושרתי Google לא יכולים לפענח אותם.