איך מגדירים אפשרויות גישה כלליות לשיתוף קבצים

המאמר הזה מיועד לאדמינים. כאן אפשר לקרוא על ניהול הגישה לקבצים שלכם.

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ G Suite Business;‏ Nonprofits. השוואה בין מהדורות

אדמינים יכולים לקבוע את אפשרויות הגישה הכלליות שיהיו למשתמשים כשהם ישתפו קובץ בתיקיית 'האחסון שלי'. כברירת מחדל, למשתמשים יש 2 אפשרויות גישה כלליות: מוגבלת או כל הארגון. אפשר להוסיף אפשרויות אחרות על ידי יצירת קהלים לטירגוט.

קהלים לטירגוט הם רשימות של קבוצות ומשתמשים, כמו מחלקה או צוות, שאתם מגדירים. אחרי שיוצרים קהלים לטירגוט, אפשר לבחור מי מהם יהיה קהל היעד העיקרי. קהל היעד העיקרי הוא הקהל שמוצע למשתמשים באופן אוטומטי. בהתחלה, קהל היעד הראשי נקרא הארגון שלך וכולל את כל המשתמשים בארגון.

הנושאים בדף

• דוגמאות להגדרות של גישה כללית
• איך אפשרויות הגישה הכללית חלות
• הגדרת אפשרויות גישה כלליות
• הגדרת גישה כללית כברירת מחדל לפריטים חדשים

דוגמאות להגדרות של גישה כללית

• התאמה אישית של קהל היעד העיקרי: אתם יכולים להגדיר לפי קבוצה או יחידה ארגונית מי קהל היעד העיקרי. לדוגמה, אם יש לכם יחידה ארגונית של שיווק, אתם יכולים ליצור קהל יעד בשם 'שיווק' ולהגדיר אותו כקהל היעד העיקרי של היחידה הארגונית הזו. כך, כשמשתמש ביחידה הארגונית 'שיווק' יאפשר גישה כללית, האפשרות הראשונה שתופיע לו תהיה 'שיווק'.
• הגבלת אפשרויות הגישה הכללית: אתם יכולים להוסיף ולהסיר קהלי יעד באפשרויות השיתוף של המשתמשים עם גישה כללית. לדוגמה, אתם יכולים לאפשר למשתמשים לתת גישה כללית רק למחלקה שלהם, ולהסיר את האפשרות הזו מכל הארגון.

איך אפשרויות הגישה הכלליות חלות

• תיקיות אחסון שיתופי מקבלות את אפשרויות הגישה הכלליות שהגדרתם ליחידה הארגונית שאליה הוקצה האחסון השיתופי.
• אם מסירים משתמשי יעד מהגדרות השיתוף, הקבצים עדיין ישותפו עם משתמשי היעד האלה, גם אם הם כבר לא מופיעים באפשרויות השיתוף הכלליות. כדי לחסום גישה נוספת, אפשר להסיר חברים מהקהל או למחוק את הקהל מרשימת קהלי היעד בספרייה.
• אם יש בארגון שלכם רישיונות ל-Cloud Identity ול-Google Workspace, אפשרויות הגישה הכלליות חלות גם על משתמשי Cloud Identity.

הגדרת אפשרויות גישה כלליות

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הרשאות שיתוף > קהלים לטירגוט.
   ברשימה קהלים מופיעים כל קהלי היעד שכבר הוחלו על השירות, בסדר שבו הם מופיעים בהגדרות השיתוף של המשתמשים.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

   ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

4. לוחצים על הוספת קהל יעד.
5. מסמנים את התיבה לצד קהל היעד שרוצים להוסיף. אם קהל היעד היחיד הוא היחידה הארגונית ברמה העליונה, לוחצים על יצירת קהל יעד. פרטים על הגדרת משתמשי יעד זמינים במאמר מידע על משתמשי יעד.
6. לוחצים על שמירה.
7. מצביעים על קהל היעד שרוצים להגדיר כקהל היעד העיקרי ומשנים את המיקום שלו ל-1 על ידי גרירה או שינוי המספר.
8. (אופציונלי) מסדרים את קהלי היעד האחרים לפי הסדר הרצוי. כדי להסיר קהל יעד, לוחצים על סמל הסרת הפריט .
9. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

הגדרת ברירת המחדל לגישה כללית לפריטים חדשים

כברירת מחדל, הגישה הכללית מוגדרת כמוגבלת. זו ההגדרה המומלצת לרוב המשתמשים, כדי שיוכלו לשתף קובץ רק כשהם מוכנים לכך ולשמור על קבצים אישיים כפרטיים.

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הרשאות שיתוף > ברירת מחדל של גישה כללית.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

   ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

4. בוחרים אפשרות:
   1. פרטי לבעלים – רק לבעלי הקובץ יש גישה לקבצים חדשים.
   2. כל מי ש בארגון שלכם יכול לגשת לפריט אם יש לו את הקישור (לארגונים ללא קהלי יעד) – קבצים עם ההגדרה הזו לא נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם יש קישורים אליהם מקבצים אחרים שאפשר לחפש.
   3. כל מי ש בארגון שלכם יכול לחפש את הפריט ולמצוא אותו (לארגונים ללא קהלים ממוקדים) – קבצים עם ההגדרה הזו מופיעים ב-Drive של המשתמש רק אחרי שהוא ניגש לקובץ או שהקובץ שותף איתו.
   4. משתמשי היעד העיקריים שיש להם את הקישור יכולים לגשת לפריט (לארגונים עם קהלי יעד) – קבצים עם ההגדרה הזו לא נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם יש קישורים אליהם מקבצים אחרים שאפשר לחפש.
   5. משתמשי היעד העיקריים יכולים לחפש את הפריט ולמצוא אותו (לארגונים עם קהלי יעד) – קבצים עם ההגדרה הזו מופיעים ב-Drive של המשתמש רק אחרי שהוא ניגש לקובץ או שהקובץ שותף איתו.
5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.