לקוחות Education צריכים לעבור אל הגדרת מגבלות אחסון.
רוצים לפנות נפח אחסון בחשבון Google שלכם? תוכלו למצוא מידע כאן.
כדי להקצות את נפח האחסון הארגוני בארגון שלכם, צריך להגדיר למשתמשים מגבלות אחסון. כשהמשתמשים עוברים לאזור 'האחסון שלי', הם רואים שורת סטטוס שמציגה את נפח האחסון שהם משתמשים בו. כשהם ינצלו את כל הנפח שהוקצה להם, תוצג בפניהם הצעה לפנות מקום באחסון.
אם לא מגדירים מגבלות אחסון:
- נפח האחסון ב-Drive של כל משתמש מוגבל רק על ידי נפח האחסון הארגוני הכולל של הארגון שלך.
- המשתמשים לא יראו אינדיקטורים למגבלות אחסון במוצרי Google Workspace.
כדאי לדעת: אתם יכולים גם לקבוע מגבלות אחסון לתיקיות אחסון שיתופי.
הנושאים בדף
- הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים
- קביעת מגבלת אחסון: תרחישים לדוגמה
- איך מושפעים המשתמשים מהגבלת נפח האחסון שלהם
- הודעות אזהרה לגבי מגבלת אחסון
הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים
לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
חשוב: לפני שקובעים מגבלת אחסון לקבוצת הגדרות, צריך להגדיר את הקבוצה כקבוצת סינון. לאחר מכן, המתינו 24-48 שעות לפני הגדרת מגבלת האחסון. אפשר לקרוא פרטים נוספים בקטע קביעת מגבלת אחסון להגדרות לקבוצת משתמשים שבדף הזה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אחסון.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לאחסון.
בקטע הגדרות אחסון לוחצים על ניהול.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
אם לא פתחתם עדיין את הקטע מגבלת האחסון למשתמש, לוחצים עליו.
לוחצים על הפעלה ומזינים את נפח האחסון המותר לכל משתמש.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
חשוב: אם חלק מהמשתמשים ביחידה הארגונית כבר חורגים ממגבלת האחסון, תוצג לכם אזהרה. לגבי משתמשים שנכללים בהגדרות לקבוצת משתמשים, תוצג לכם אזהרה רק אם הקבוצה מוגדרת בתור קבוצת סינון. אפשר לקרוא פרטים נוספים בקטע חלק מהמשתמשים חורגים כבר ממגבלת האחסון החדשה שבדף הזה.
ב-Gmail וב-Google Photos, מגבלת האחסון תיכנס לתוקף תוך 24 שעות. ב-Google Drive, מגבלת האחסון תיכנס לתוקף בפעם הבאה שהמשתמש יוסיף או יערוך קובץ.
אחרי שתקבעו מגבלת אחסון, המשתמשים יראו ב-Drive שורת סטטוס שמראה בכמה מנפח האחסון הם משתמשים, והודעה על כך שנפח האחסון שלהם עומד להיגמר, במקרה שזה המצב.
תרחישים לדוגמה למגבלת אחסון
הגדרת מגבלת אחסון אחידה לכל המשתמשים בארגון
הגדרת מכסת אחסון למשתמש אחד
הגדרת מגבלת אחסון למשתמשים ביחידה ארגונית
קביעת מגבלת אחסון לקבוצת משתמשים
נניח שאתם רוצים לתת למשתמשים ביחידות הארגוניות 'שיווק' ו'מכירות' נפח אחסון של 50GB, אבל במחלקות האלה יש כמה צלמים שצריכים נפח אחסון גדול יותר. אתם יכולים לתת לצלמים האלה נפח אחסון גדול יותר באמצעות הגדרות לקבוצת משתמשים. כך עושים זאת:
- יוצרים קבוצה בשם צלמים ומוסיפים את הצלמים לקבוצה.
- חשוב: לפני שתשמרו את השינוי,אל תשכחו להגדיר את הקבוצה כקבוצת סינון כדי שתוכלו לקבל התראה במסוף Admin אם אחד המשתמשים בקבוצה יחרוג מהמגבלה המוצעת החדשה. לאחר מכן מחכים 24 עד 48 שעות.
- מגדירים מגבלת אחסון של 50GB ליחידות הארגוניות 'שיווק' ו'מכירות'.
- מגדירים מגבלת אחסון של 500GB לקבוצה 'צלמים'.
מגבלת האחסון של המשתמשים בקבוצה 'צלמים' תהיה 500GB, ומגבלת האחסון של העמיתים שלהם ביחידות הארגוניות 'שיווק' ו'מכירות' תהיה 50GB.
איך מושפעים המשתמשים מהגבלת נפח האחסון שלהם
אם מגבלות האחסון מופעלות, כשהמשתמשים עוברים לאזור 'האחסון שלי' הם רואים שורת סטטוס שמציגה את נפח האחסון שהם משתמשים בו.
כשהם יגיעו למגבלת האחסון שלהם, בחלק העליון של 'האחסון שלי' תוצג ההתראה 'נפח האחסון עומד להסתיים' או 'נפח האחסון מלא'. הם יוכלו ללחוץ על הלחצן פינוי מקום כדי לקבל הסבר איך לנקות קבצים.
מה קורה כשמשתמשים חורגים ממגבלות האחסון
כשמשתמשים חורגים ממגבלות האחסון שלהם, זה מה שקורה באופן מיידי:
- המשתמשים לא יכולים להוסיף תמונות וקבצים חדשים ל-Google Drive.
- המשתמשים לא יכולים ליצור קבצים חדשים באפליקציות לשיתוף פעולה ביצירת תוכן כמו Google Docs, Sheets, Slides, Drawings ו-Forms. עד שהם יצמצמו את נפח האחסון שהם משתמשים בו, אף אחד לא יוכל לערוך או להעתיק את הקבצים הקיימים או לשלוח טפסים שבבעלותו.
- המשתמשים לא יכולים להוסיף או לגבות תמונות וסרטונים ב-Google Photos.
- נפגעת היכולת של המשתמשים לשלוח ולקבל אימיילים ב-Gmail. הערה: המגבלה הזו לא רלוונטית ללקוחות Education.
- המשתמשים לא יכולים להקליט פגישות חדשות ב-Google Meet.
הערה: המשתמשים עדיין יכולים להיכנס לחשבון Google Workspace שלהם, להציג קבצים ולהוריד אותם.
הודעות אזהרה לגבי מגבלת אחסון
אם תנסו להחיל מגבלת אחסון על משתמשים, יכול להיות שיופיעו אזהרות או הודעות שגיאה. ריכזנו כאן הודעות שגיאה נפוצות והצעות איך לפתור את הבעיות שבגללן הן מוצגות.
חלק מהמשתמשים חורגים כבר ממגבלת האחסון החדשה
כשקובעים מגבלת אחסון למשתמשים ביחידה ארגונית או בהגדרות לקבוצת משתמשים, יכול להיות שחלק מהמשתמשים מנצלים כבר נפח אחסון גדול יותר ממה שהמדיניות מאפשרת. לפני החלת המגבלה, תוצג לכם התראה שחלק מהמשתמשים חרגו מהמגבלה החדשה. אם תמשיכו, המשתמשים האלו לא יוכלו ליצור תוכן חדש עד שהם יפנו מקום באחסון שלהם.
מידע נוסף זמין בקטע שבדף הזה שמפרט מה קורה כשמשתמשים חורגים ממגבלות האחסון.
איך בודקים אילו משתמשים חורגים מהמגבלה
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אחסון.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לאחסון.
- לוחצים על הצגת כל המשתמשים.
- מסננים את המשתמשים לפי יחידות ארגוניות ולפי נפח האחסון שהם משתמשים בו.
מגבלת האחסון חורגת ממגבלת המהדורה
כשמפעילים מדיניות מגבלת אחסון על יחידה ארגונית או על קבוצה, יכול להיות שלחלק מהמשתמשים יש רישיון Google Workspace שמגביל את האחסון הזמין שלהם לנפח שקטן מהמגבלה שאתם הגדרתם. במקרה כזה, תופיע ההודעה: "יכול להיות שמגבלות האחסון לא חלות על משתמשים שכבר יש להם מגבלות אחסון".