סקירה כללית: בחירה של אפשרויות לסינון תוכן ב-Gmail ולהגנה על נתונים

הוספת כותרת תחתונה קבועה לכל ההודעות היוצאות של המשתמשים.

דוגמאות: לצורך עמידה בהוראות הדין, מיתוג, דרישות מידע או קידום מכירות.

להפעיל או להשבית את היכולת של המשתמשים לשלוח או לקבל הודעות במצב סודי. כשהמצב הזה מופעל, המשתמשים יכולים למנוע מהנמענים לשתף (להעביר, להדפיס וכו') הודעה שמכילה מידע רגיש.

אתם יכולים לשלוט בכמות האימיילים וההודעות ב-Chat שנשמרים עבור המשתמשים בארגון.

צריך גם לציין איך להעביר לארכיון או למחוק הודעות כשתקופת האחסון שלהן מסתיימת.

מוודאים שעותקים של כל ההודעות שהמשתמשים שולחים או מקבלים מאוחסנים בתיבות הדואר שלהם ב-Gmail.

למי זה שימושי:

• ארגונים שמשתמשים ב-Vault
• אם מעבירים הודעות לשרתי אימייל שאינם של Gmail
• אם אתם משתמשים בשרת ממסר SMTP עם מערכת שאינה Gmail

תזכורת למשתמשים כששולחים אימייל לנמענים מחוץ לארגון שלא מתכתבים איתם באופן קבוע, או שלא מופיעים באנשי הקשר שלהם.

דוגמה: כדי להגן על המשתמשים מפני שיתוף לא מכוון של מידע עם גורמים חיצוניים.

המשתמשים יכולים להחליף הודעות רק עם כתובות או דומיינים ספציפיים שאתם מאשרים.

דוגמה: יכול להיות שבבית ספר מסוים התלמידים יכולים להעביר הודעות לאנשי הצוות ולתלמידים אחרים, ולא לאנשים מחוץ לבית הספר.

למנוע שליחת אימיילים בין משתמשים ביחידות ארגוניות ספציפיות.

דוגמה: יכול להיות שמחוז מסוים במערכת החינוך ירצה למנוע מתלמידים בבית ספר יסודי לקבל אימייל מתלמידים בבית ספר על-יסודי.

מאפשרים למשתמשים לקבל אימיילים רק מכתובת IP או מטווח כתובות שאתם מציינים. הגדרה ידנית של טווחי כתובות IP מאפשרת לכם לאשר את כל התנועה הנכנסת מדומיין מסוים, וגם למנוע זיוף מדומיינים אחרים.

דוגמה: נעילת IP שימושית במיוחד בדומיינים שאין להם רשומת Sender Policy Framework‏ (SPF), או בדומיינים שמשתמשים באפליקציות של צד שלישי כדי לשלוח אימייל בשם הדומיין.

הגדרת כללים לטיפול בהודעות שמכילות תוכן או ביטויים ספציפיים.

לדוגמה:

• לדחות הודעות יוצאות שמכילות את המילה 'סודי'.
• להכניס להסגר הודעות שמגיעות מכתובות IP שלא נכללות בטווח שצוין.
• לנתב למחלקה המשפטית הודעות עם מחרוזות טקסט או דפוסים מסוימים.

הגדרת כללים כדי לקבוע אם הודעות שמכילות מילים מסוימות יידחו, יוכנסו להסגר או יימסרו עם שינויים.

לדוגמה:

• לדחות הודעות יוצאות שמכילות את המילה 'סודי'.
• העברה להסגר של הודעה שמכילה מילה בעייתית.
• התראה לאחרים כשבהודעה יש מילה פוגעת.

הגדרת כללים לטיפול בקבצים מצורפים להודעות, כמו מסמכים, קובצי וידאו וקובצי קול, תמונות וקבצים דחוסים וארכיונים.

לדוגמה:

• לדחות הודעות שמכילות סוגי קבצים מזיקים.
• להכניס להסגר הודעה עם קובץ מצורף שעלול להיות מזיק, לצורך בדיקה.
• לזהות קבצים מצורפים מוצפנים, וזה שימושי אם אתם צריכים לשלוח עותקים לא מוצפנים של קבצים שמצורפים להודעה לשרת ארכיון למטרות רגולטוריות.

הגדרת Gmail כך שיסרוק קבצים מצורפים או יפעיל אותם בסביבה וירטואלית שנקראת ארגז חול לאבטחה. אחר כך אפשר להעביר קבצים מצורפים שמזוהים כאיומים לתיקיות הספאם של המשתמשים או להכניס אותם להסגר.

תרחיש לדוגמה: הגנה מפני תוכנות זדוניות שתוכנות אנטי-וירוס עלולות לפספס

לחלץ טקסט מקבצים מצורפים של תמונות כדי להחיל כללים של סינון לפי עמידה במדיניות או כללים לגבי תוכן פסול. חילוץ טקסט מתמונות בפורמטים GIF,‏ JPG,‏ PNG ו-TIFF.

דוגמה: הגדרת כלל של סינון לפי עמידה במדיניות להעברת הודעות שמכילות מספרי כרטיסי אשראי להסגר. לאחר מכן מפעילים OCR כדי לזהות ולבודד קובץ PNG מצורף של חשבונית שמכילה מספר כרטיס אשראי.

סריקת אימיילים נכנסים או יוצאים לזיהוי מידע אישי רגיש באמצעות גלאי תוכן מוגדרים מראש. לאחר מכן, המערכת מכניסה את ההודעה להסגר, דוחה אותה או משנה אותה באופן אוטומטי, בהתאם לתוכן שלה.

דוגמאות: יש גלאי תוכן שהוגדרו מראש למגוון סוגים של נתונים מספריים, כולל מספרי ביטוח לאומי, מספרי דרכונים או רישיונות נהיגה ספציפיים למדינה, מספרי כרטיסי אשראי ועוד.

הגדרת דרישה שאימיילים אל דומיינים מסוימים או כתובות אימייל מסוימות (או מהם) יישלחו באמצעות Transport Layer Security ‏(TLS). ‫TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין אימייל כדי להגן על הפרטיות שלו.

הגדרת כללי תאימות וניתוב שדורשים שהודעות יוצאות ייחתמו ויוצפנו באמצעות S/MIME.

דוגמאות: משתמשים יכולים להשבית את ההצפנה בכוונה, אבל אתם יכולים להגדיר כלל שיבטל את הפעולה הזו. אפשר גם להגדיר כללים שיבטיחו שההודעות יוצפנו כשמזוהים דפוסים מסוימים, כמו מספרי כרטיסי אשראי.

אתם יכולים להפעיל את פרוטוקול MTA Strict Transport Security ‏ (MTA-STS) כדי לדרוש בדיקות אימות והצפנה באימיילים שנשלחים לדומיין שלכם.

תוכלו להשתמש בדיווח Transport Layer Security ‏ (TLS) כדי לקבל מידע על החיבורים של שרת חיצוני.