סקירה כללית: בחירה של אפשרויות לסינון תוכן ב-Gmail ולהגנה על נתונים

הוספת כותרת תחתונה קבועה לכל ההודעות היוצאות של המשתמשים.

דוגמאות: לצורך עמידה בהוראות הדין, מיתוג, דרישות מידע או קידום מכירות.

הפעלה או השבתה של היכולת של המשתמשים לשלוח או לקבל הודעות במצב סודי. כשהמצב הזה מופעל, המשתמשים יכולים למנוע מהנמענים לשתף (להעביר, להדפיס וכו') הודעה שמכילה מידע רגיש.

אתם קובעים כמה הודעות אימייל וצ'אט אפשר לאחסן עבור המשתמשים בארגון.

צריך גם לציין איך להעביר לארכיון או למחוק הודעות כשתקופת האחסון שלהן מסתיימת.

מוודאים שעותקים של כל ההודעות שהמשתמשים שולחים או מקבלים מאוחסנים בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים.

למי זה שימושי:

• ארגונים שמשתמשים ב-Vault
• אם מנתבים מחדש הודעות לשרתי אימייל שהם לא של Gmail
• אם משתמשים בשרת ממסר SMTP עם מערכת שאינה Gmail

להזכיר למשתמשים כשהם שולחים אימייל לנמענים מחוץ לארגון שהם לא שולחים להם אימייל באופן קבוע, או שלא מופיעים באנשי הקשר שלהם.

דוגמה: כדי להגן על המשתמשים מפני שיתוף לא מכוון של מידע עם גורמים חיצוניים.

המשתמשים יכולים להחליף הודעות רק עם כתובות או דומיינים ספציפיים שאתם מאשרים.

דוגמה: יכול להיות שבבית ספר מסוים התלמידים יכולים להעביר הודעות לאנשי הצוות ולתלמידים אחרים, ולא לאנשים מחוץ לבית הספר.

למנוע שליחת אימיילים בין משתמשים ביחידות ארגוניות ספציפיות.

דוגמה: יכול להיות שמחוז במערכת החינוך ירצה למנוע מתלמידים בבית ספר יסודי לקבל אימייל מתלמידים בתיכון.

מאפשרים למשתמשים לקבל אימיילים רק מכתובת IP או מטווח כתובות שאתם מציינים. הגדרה ידנית של טווחי כתובות IP מותרים מאפשרת לכם לאשר את כל התנועה הנכנסת מדומיין מסוים, ולמנוע זיוף מדומיינים אחרים.

דוגמה: נעילת כתובת IP שימושית במיוחד בדומיינים שאין להם רשומת Sender Policy Framework‏ (SPF), או בדומיינים שמשתמשים באפליקציות של צד שלישי כדי לשלוח אימיילים בשם הדומיין.

מגדירים כללים לטיפול בהודעות שמכילות תוכן או ביטויים ספציפיים.

לדוגמה:

• לדחות הודעות יוצאות שמכילות את המילה 'סודי'.
• להכניס להסגר הודעות שמגיעות מכתובות IP שלא נכללות בטווח שצוין.
• לנתב למחלקה המשפטית הודעות עם מחרוזות טקסט או דפוסים מסוימים.

אתם יכולים להגדיר כללים כדי לקבוע אם הודעות שמכילות מילים מסוימות יידחו, יוכנסו להסגר או יימסרו עם שינויים.

לדוגמה:

• לדחות הודעות יוצאות שמכילות את המילה 'סודי'.
• העברה להסגר של הודעה שמכילה מילה פסולה.
• הודעה לאחרים כשההודעה מכילה מילה פוגעת.

הגדרת כללים לטיפול בקבצים שמצורפים להודעות, כמו מסמכים, קובצי וידאו וקובצי אודיו, תמונות וקבצים דחוסים וארכיונים.

לדוגמה:

• לדחות הודעות שמכילות סוגי קבצים מזיקים.
• להכניס להסגר הודעה עם קובץ מצורף שעלול להיות מזיק, לצורך בדיקה.
• זיהוי קבצים מצורפים מוצפנים, שימושי אם אתם צריכים לשלוח עותקים לא מוצפנים של קבצים שמצורפים להודעה לשרת ארכיון למטרות רגולטוריות.

להגדיר ש-Gmail יסרוק קבצים מצורפים או יפעיל אותם בסביבה וירטואלית שנקראת ארגז חול לאבטחה. אחרי הזיהוי, אפשר להעביר את הקבצים המצורפים שזוהו כאיומים לתיקיות הספאם של המשתמשים או להכניס אותם להסגר.

תרחיש לדוגמה: הגנה מפני תוכנות זדוניות שתוכנות אנטי-וירוס עלולות לפספס

לחלץ טקסט מקבצים מצורפים של תמונות כדי להחיל עליו כללים של סינון לפי עמידה במדיניות או של תוכן פסול. חילוץ טקסט מתמונות בפורמטים GIF,‏ JPG,‏ PNG ו-TIFF.

דוגמה: הגדרת כלל של סינון לפי עמידה במדיניות להעברת הודעות שמכילות מספרי כרטיסי אשראי להסגר. לאחר מכן מפעילים OCR כדי לזהות ולבודד קובץ PNG מצורף של חשבונית שמכילה מספר כרטיס אשראי.

סריקת אימיילים נכנסים או יוצאים למידע אישי רגיש באמצעות גלאי תוכן מוגדרים מראש. לאחר מכן, המערכת מכניסה את ההודעה להסגר, דוחה אותה או משנה אותה באופן אוטומטי, על סמך התוכן שלה.

דוגמאות: יש מזהי תוכן שהוגדרו מראש למגוון סוגים של נתונים מספריים, כולל מספרי ביטוח לאומי, מספרי רישיון נהיגה או דרכון ספציפיים למדינה, מספרי כרטיסי אשראי ועוד.

הגדרת דרישה שאימיילים אל דומיינים או כתובות אימייל ספציפיים או מהם יועברו באמצעות Transport Layer Security ‏ (TLS). ‫TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין את האימייל כדי להגן על הפרטיות שלו.

הגדרת כללי תאימות וניתוב שמחייבים חתימה והצפנה של הודעות יוצאות באמצעות S/MIME.

דוגמאות: משתמשים יכולים להשבית את ההצפנה בכוונה, אבל אתם יכולים להגדיר כלל שיבטל את הפעולה הזו. אפשר גם להגדיר כללים שמבטיחים שההודעות יוצפנו כשמזוהים דפוסים מסוימים, כמו מספרים של כרטיסי אשראי.

מפעילים את פרוטוקול MTA Strict Transport Security ‏ (MTA-STS) כדי לדרוש בדיקות אימות והצפנה באימיילים שנשלחים לדומיין.

תוכלו להשתמש בדיווח Transport Layer Security ‏ (TLS) כדי לקבל מידע על החיבורים של שרת חיצוני.