Per iniziare: guida alla configurazione di Drive per gli amministratori

Dopo aver eseguito la registrazione a Google Workspace, tu e il tuo team potete utilizzare Google Drive come area integrata per archiviare, condividere e accedere ai file. Ecco come iniziare.

Passaggio 1: comprendi le nozioni di base di Google Drive

Google Drive è il servizio che consente alla tua organizzazione di archiviare, trovare e condividere file nel cloud:

  • Drive ed editor basati sul web: Drive è uno strumento per archiviare e accedere a tutti i tuoi file, mentre Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni sono editor basati sul web per creare e modificare file in Drive. Analogamente, Google My Maps sono mappe basate sul web che gli utenti possono creare e condividere in Drive.
  • Accesso al servizio:per impostazione predefinita, qualsiasi utente della tua organizzazione con una licenza che include Drive può utilizzarlo senza che tu debba creare una cartella o un drive per lui. Se disattivi il servizio Drive e Documenti, gli utenti non possono accedere a Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Disegni o a qualsiasi componente di Drive, inclusi Drive sul web, le app mobile Drive e Google Drive per il computer.
  • Ricerca nei contenuti completi: la ricerca di Drive indicizza i contenuti completi dei file, oltre a titoli, proprietari e metadati. Per un elenco degli operatori di ricerca, vai a Trovare file su Google Drive.
  • Backup e sicurezza nel cloud: i dati in Drive vengono sottoposti a backup nel cloud, quindi i file rimangono al sicuro anche se il dispositivo di un utente viene smarrito o danneggiato.

Per pianificare il deployment, consulta le seguenti risorse:

  1. Scopri come funzionano lo spazio di archiviazione, i caricamenti e la sicurezza dei file:
  2. Esegui la migrazione collettiva di file da altri strumenti di collaborazione o di condivisione di file. Per maggiori dettagli, visita la pagina Informazioni su Google Workspace Migrate.

Passaggio 2: gestisci la condivisione dei contenuti con persone esterne all'organizzazione (condivisione esterna)

Puoi gestire il livello di condivisione esterna dei contenuti da parte dei tuoi utenti. Ad esempio, puoi permettere di condividere contenuti esternamente solo ad alcuni utenti o solo con determinate organizzazioni (domini attendibili).

Scopri come: Gestire la condivisione esterna per l'organizzazione

Passaggio 3: configura i Drive condivisi per migliorare la collaborazione

I Drive condivisi sono cartelle speciali di Drive, in cui i team possono collaborare facilmente su un insieme di file e cartelle oppure gli utenti possono accedere a un repository di informazioni. I file che si trovano su Drive condivisi sono di proprietà della tua organizzazione e non di una singola persona, per consentirti di evitare l'eliminazione accidentale dei file quando un utente lascia l'organizzazione.

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti possono creare e gestire Drive condivisi per i propri team di progetto. Per i progetti o i team sensibili, è possibile che tu voglia conservare un maggiore controllo sui membri e sui contenuti dei Drive condivisi oppure che tu non voglia consentire a tutti di creare Drive condivisi. Ad esempio, se rappresenti un istituto scolastico, potresti voler consentire agli insegnanti di creare Drive condivisi, ma non agli studenti.

Scopri come: Configurare i Drive condivisi per la tua organizzazione

Passaggio 4: configura l'accesso a Drive da computer per gli utenti

Con Google Drive per computer gli utenti sincronizzano i contenuti tra il cloud e i loro dispositivi in modo da:

  • Iniziare a utilizzare Drive sincronizzando i file locali esistenti sul cloud.
  • Aprire i file archiviati su Google Drive, inclusi i file dei Drive condivisi, sul computer con il software che sono abituati a usare.
  • Visualizzare e organizzare i file di Drive utilizzando il file system del computer senza utilizzare molto spazio su disco locale.
  • Salvare file e cartelle specifici offline.

Scopri come: Attivare Google Drive per computer

Passaggio 5: forma gli utenti

Per fare sì che gli utenti possano sfruttare tutto il potenziale di Drive, utilizzarlo in modo sicuro e collaborare in modo efficace, condividi le seguenti risorse con loro.

Per iniziare: Centro didattico per utenti aziendali

Ricevere assistenza per l'utilizzo di Drive e degli editor di documenti

(Facoltativo) Passaggio 6: impostazioni avanzate e aziendali

Se la tua organizzazione ha requisiti avanzati di sicurezza dei dati o di accesso a Drive, puoi personalizzare Drive in base alle tue esigenze.

Gestire l'accesso e l'archiviazione

Consentire l'accesso da dispositivi mobili a Documenti, Fogli e Presentazioni

Se la tua organizzazione utilizza una soluzione di gestione dei dispositivi mobili (MDM) di terze parti, aggiungi le app Documenti, Fogli e Presentazioni Google alle liste consentite della soluzione. Contatta il tuo provider MDM per sapere come fare. Nota: la gestione degli endpoint Google consente già l'accesso a molte app di Google Workspace.

Se non autorizzi le app per la tua organizzazione, gli utenti possono comunque caricare e scaricare i file con Google Drive. Tuttavia, non possono modificare documenti, fogli di lavoro o presentazioni sui dispositivi mobili.

Impostare limiti di spazio di archiviazione per utenti e Drive condivisi

La tua organizzazione riceve spazio di archiviazione in base alla tua versione di Google Workspace e al numero di utenti che ha. Se la tua organizzazione dispone di spazio di archiviazione in pool, è consigliabile impostare la quantità di spazio di archiviazione assegnata a ogni utente e Drive condiviso per evitare che alcuni utenti utilizzino più della propria quota.

Scopri come: Impostare i limiti di spazio di archiviazione

Limitare l'accesso offline

Puoi specificare se gli utenti possono accedere ai propri editor Documenti, Fogli e Presentazioni Google quando i computer non sono connessi a internet.

Per impostazione predefinita, l'accesso offline è consentito e gli utenti possono attivarlo o disattivarlo per i propri account in base alle esigenze. Potresti disattivarlo per gli utenti che lavorano su file sensibili o riservati.

Scopri come: Configurare l'accesso offline agli editor di documenti

Gestire gli utenti che possono utilizzare Drive ed editor di documenti Google nella tua organizzazione

La maggior parte delle versioni di Google Workspace include Drive e i servizi di collaborazione, come Documenti e Fogli Google e altri ancora. Tuttavia, è possibile che alcune organizzazioni vogliano decidere chi può creare e caricare file o utilizzare Drive.

Scopri come: Attivare o disattivare la creazione di documenti

Gestire la condivisione

Configurare regole di attendibilità per una gestione più granulare della condivisione

Se la tua organizzazione ha bisogno di più opzioni per limitare la condivisione interna ed esterna, puoi configurare regole di attendibilità. Le regole di attendibilità consentono di gestire la condivisione di file tra unità organizzative, gruppi, singoli utenti e domini.

Scopri come: Creare e gestire le regole di attendibilità per la condivisione di Drive

Impostare le opzioni di accesso generali per la condivisione di file con i segmenti di pubblico di destinazione

Puoi aiutare gli utenti a condividere contenuti con i gruppi adeguati, ad esempio il reparto o la divisione di riferimento all'interno dell'organizzazione, creando segmenti di pubblico di destinazione. I segmenti di pubblico di destinazione contribuiscono a impedire la condivisione eccessiva nell'intera organizzazione.

Scopri come: Impostare le opzioni di accesso generali per la condivisione di file in Drive

Limitare l'accesso che gli utenti possono assegnare ai file

Quando un utente invia un'email o un invito di calendario con un file allegato, gli viene richiesto di concedere l'accesso ai destinatari, se non lo hanno già. Puoi limitare il livello di accesso che il mittente può concedere per evitare condivisioni eccessive o fughe di dati.

Scopri come: Limitare l'accesso che gli utenti possono assegnare ai file

Configurare le funzionalità avanzate di Drive

Configurare le etichette di classificazione

Puoi aiutare gli utenti a classificare o etichettare i file per monitorare tipi di file e approvazioni, applicare criteri e migliorare la ricerca impostando le etichette di classificazione per Drive. Queste etichette aggiungono metadati ai file, ad esempio sensibilità del file, stato del documento o data di scadenza.

Scopri come: Iniziare come amministratore delle etichette di classificazione

Consentire modelli di Drive personalizzati

Il brand della tua organizzazione è importante e un modo per promuoverlo è configurare modelli personalizzati per Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Sites. Puoi consentire a tutti i membri della tua organizzazione o solo a determinati utenti di creare modelli personalizzati.

Scopri come: Consentire i modelli personalizzati per la tua organizzazione

Aggiungere un altro livello di crittografia ai file

Se la tua organizzazione lavora con una proprietà intellettuale sensibile o opera in un settore altamente regolamentato, puoi consentire agli utenti di creare documenti e altri file con crittografia lato client che i server Google non sono in grado di decifrare.

Scopri come: Informazioni sulla crittografia lato client