Om din organisation använder ett CRM-system (Customer Relations Management) för att hantera vissa uppgifter kan du vidarebefordra Gmail till ditt CRM-system för att skapa ett ärende eller en supportförfrågan. Ett CRM-system är programvara som hjälper människor och organisationer att hantera sina interaktioner och relationer med kunder och användare. Några populära CRM-system inkluderar Salesforce, ZenDesk, HubSpot och Jira.
CRM-system används ofta för att hantera säljleads och supportärenden. Du kan till exempel vidarebefordra meddelanden som skickas till din säljadress till ett CRM-system för att skapa, kvalificera och konvertera leads. Eller så kanske du vill vidarebefordra meddelanden som skickas till en supportadress till ett CRM-system för att starta ett arbetsflöde för supportärenden. Denna process kallas ibland för e-post till ärende .
Bästa praxis för att skapa CRM-ärenden med Gmail
Gmail är inte avsett att ersätta storskaliga ärendesystem. Om din organisation behöver support för storskalig verksamhet, till exempel företagsförsäljning eller support, rekommenderar vi att du använder ett dedikerat CRM-system.
Steg 1. Hämta dina vidarebefordrings- och mottagningsadresser
För att vidarebefordra meddelanden till ett CRM-system behöver du den e-postadress som ska vidarebefordras och den CRM-adress du ska vidarebefordra till.
Obs! E-postadresserna som används i den här artikeln är exempel. Ersätt dem med dina egna e-postadresser för Google Workspace och CRM.
Skapa din Google Workspace-vidarebefordringsadress
Bestäm vilken e-postadress du vill vidarebefordra, till exempel: help@solarmora.com .
Viktigt: Den här e-postadressen ska inte vara ett riktigt konto i Google Workspace. Den kommer bara att finnas i standardrutningsregeln som du skapar i steg 2 för att konfigurera vidarebefordran.
Verifiera CRM-mottagningsadressen
För att få CRM-e-postadressen som ska vidarebefordra meddelanden, se dokumentationen för ditt CRM. Termer som används för att beskriva denna e-postadress inkluderar supportadress och e-postadress till ärende .
Vissa CRM-system genererar en unik e-postadress som motsvarar CRM-supportadressen. I det här fallet använder du den unika adressen när du konfigurerar vidarebefordran. Om CRM-supportadressen till exempel är support@my-crm.com kan ditt CRM-system generera en unik, slumpmässig adress, till exempel support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com . Använd den här unika adressen när du konfigurerar vidarebefordran i steg 2 .
Steg 2. Konfigurera Gmail för att vidarebefordra meddelanden till CRM-systemet
För att vidarebefordra meddelanden till ditt CRM-system, följ dessa steg för att konfigurera en standardrutningsregel. I stegen nedan vidarebefordras inkommande meddelanden adresserade till help@solarmora.com till support@my-crm.com .
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Appar Google Workspace Gmail Standardrutt .Till vänster väljer du den översta organisationsenheten.
Obs! Du kan bara välja organisationsenheten på översta nivån när standardinställningen för routning finns på sidan Avancerade inställningar.
Klicka på Konfigurera för att ställa in standardrutning. Eller klicka på Lägg till ytterligare en regel för att lägga till en ny standardrutningsregel.
Gör följande i rutan Lägg till inställning :
Inställningsalternativ Vad man ska göra Ange kuvertmottagare som ska matchas Välj Enskild mottagare och ange e-postadressen som du angav i steg 1. Det här är adressen som dina användare eller kunder skickar meddelanden till, till exempel help@solarmora.com .
Viktigt: Se till att den här e-postadressen inte är ett faktiskt Google Workspace-konto. Den ska inte ha ett kopplat användarkonto, en e-postlåda eller ett gruppmedlemskap. För att stödja leverans av stora volymer utgående e-post bör e-postadressen endast finnas i denna standardrutningsregel.
Om kuvertmottagaren matchar ovanstående, gör följande - Kuvertmottagare: Markera rutan Ändra kuvertmottagare och välj sedan alternativet Ersätt mottagare . Ange CRM-supportadressen som du verifierade i steg 1 , till exempel support@my-crm.com . Om ditt CRM genererade en slumpmässig adress från supportadressen anger du den istället.
- Skräppost: (Valfritt) Om du vill att Gmail ska omdirigera meddelanden som markerats som skräppost markerar du rutan " Bring Hoppa över skräppostfilter..." . Som standard omdirigerar inte routningsregler meddelanden som markerats som skräppost. Gmail klassificerar inkommande meddelanden som skräppost innan de levereras till mottagarna.
- Leverera även till: (Valfritt) Om du vill vidarebefordra meddelandet till fler e-postadresser markerar du rutan Lägg till fler mottagare . Klicka sedan på Lägg till för att ange e-postadresserna. Du kanske till exempel vill skicka en kopia av CRM-meddelanden till ditt säljteam eller till dig själv.
Obs! Ytterligare mottagare kan få meddelanden efter att CRM-systemet har tagit emot dem. Läs mer på gränserna för mottagningshastigheter i Gmail i Google Workspace .
Alternativ Välj alternativet Utför den här åtgärden på okända och igenkända adresser.
Klicka på Spara längst ner i rutan Lägg till inställning .
Kontrollera att din nya routningsregel visas i standardroutingtabellen.
Steg 3. Verifiera vidarebefordran och skapande av ärende
För att kontrollera att dina meddelanden vidarebefordras korrekt, skicka ett e-postmeddelande till e-postadressen för vidarebefordran, till exempel help@solarmora.com . Kontrollera sedan att ditt CRM-system har tagit emot meddelandet och skapat ett ärende eller en supportförfrågan från meddelandet.