ในฐานะผู้ดูแลระบบ Gmail คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามให้เก็บข้อความรายการบันทึกของ Gmail ได้ ซึ่งโซลูชันดังกล่าวจะมีประโยชน์ดังนี้
- ปฏิบัติตามข้อกำหนดอีเมลในแบบต่างๆ เช่น SEC Rule 17a-4
- ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามได้ต่อไป
- อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงที่เก็บถาวรได้
วิธีใช้งานร่วมกัน
หากต้องการใช้ Gmail ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น คุณจะต้องระบุอีเมลที่จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปให้ หากระบุอีเมลมากกว่า 1 รายการ ระบบจะส่งข้อความรายการบันทึกไปยังอีเมลทั้งหมด
เราขอแนะนำให้ตั้งค่า TLS compliance เมื่อคุณใช้โซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น เพื่อกำหนดให้ Gmail ต้องใช้การเข้ารหัส TLS เมื่อส่งอีเมลไปยังโซลูชันเก็บถาวรดังกล่าว
ตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
Gmail
การกำหนดเส้นทาง - (ไม่บังคับ) เลือกองค์กรจากทางซ้าย
- ไปที่ส่วนการกำหนดเส้นทาง แล้วเลื่อนไปยังการเก็บอีเมลโดยบุคคลที่สาม หรือไปที่ ช่องค้นหา แล้วกรอกคำว่าการเก็บอีเมลโดยบุคคลที่สาม
- กรอกที่อยู่อีเมลที่จะให้ส่งข้อความรายการบันทึกไปถึง
- คลิกเพิ่มการตั้งค่า
- เลื่อนลงไปด้านล่าง แล้วคลิกบันทึก
วิธีจัดการข้อความ
เวอร์ชันข้อความที่จะจัดทำรายการบันทึก
สำคัญ: ข้อความที่จัดทำรายการบันทึกจะไม่ได้รับการยกเว้นจากนโยบายของ Gmail ที่ปฏิเสธ ข้อความซึ่งอาจมีไวรัสและซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อประเภทไฟล์ที่ Gmail บล็อก
- ข้อความขาเข้า—ข้อความเวอร์ชันที่จะจัดทำรายการบันทึกเป็นเวอร์ชันที่ ผู้ใช้ได้รับ เช่น ถ้านโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับเนื้อหาทริกเกอร์และแยกไฟล์แนบออกมา สำเนารายการบันทึกจะไม่มีไฟล์แนบนั้น
- ข้อความขาออก—เวอร์ชันที่จะจัดทำรายการบันทึกเป็นเวอร์ชันข้อความที่ ผู้ใช้ส่ง คือ จัดทำรายการบันทึก เช่น ถ้านโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับเนื้อหาทริกเกอร์และแยกไฟล์แนบออกมา สำเนารายการบันทึกจะเก็บไฟล์แนบนั้นไว้ด้วย
- ข้อความภายใน \- สำหรับข้อความที่ ส่งภายในโดเมน ทำหน้าที่เหมือน ข้อความขาเข้าสำหรับผู้รับและข้อความขาออกสำหรับผู้ส่ง
ข้อความที่ส่งไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ
- ข้อความขาเข้า—หากระบบส่งข้อความขาเข้าไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ สำเนารายการบันทึกจะไม่ส่งออกจนกว่าข้อความนั้นจะออกจากเขตกักบริเวณ ถ้าระบบปฏิเสธข้อความที่กักบริเวณไว้ ผู้ใช้จะไม่เห็นข้อความซึ่งจะทำให้ระบบไม่เก็บข้อความนั้นด้วย
- ข้อความขาออก \- หากระบบส่งข้อความขาออกไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ สำเนารายการบันทึกจะส่งออกเมื่อผู้ใช้คลิกส่ง ไม่ว่าจะมีการกักบริเวณข้อความนั้นไว้หรือไม่ก็ตาม
ข้อความที่มีผู้รับหลายคน
เมื่อข้อความส่งไปให้ผู้รับหลายคน ในบางครั้งอาจมีกลุ่มหนึ่งได้รับข้อความเวอร์ชันอื่นเนื่องจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือนโยบายการกำหนดเส้นทาง
- ข้อความขาเข้า—ระบบจะส่งสำเนารายการบันทึกซึ่งมีเวอร์ชันข้อความที่เกี่ยวข้อง แยกต่างหากให้กับผู้รับแต่ละคน โซลูชันเก็บถาวรควรใช้ตรรกะการกรองข้อมูลที่ซ้ำกันออกเพื่อระบุว่าผู้รับหลายคนได้รับข้อความเดียวกันหรือไม่
- ข้อความขาออก—ระบบจะจัดทำรายการบันทึกสำเนาที่ผู้ส่งได้ส่งออกไป
- ข้อความภายใน— ผู้รับภายในจะยังมีข้อความนั้น แม้ผู้รับภายในบางคนอาจไม่ได้รับข้อความจริงเนื่องจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับเนื้อหาหรือนโยบายอื่น ระบบจะบันทึกการส่งข้อความไปยังผู้รับบางคนหรือทุกคน
ข้อความที่มีผู้รับที่ไม่รู้จัก
ระบบจะไม่ส่งรายการบันทึกข้อความที่ส่งให้กับผู้รับที่ไม่รู้จัก ผู้ใช้จะต้องลงทะเบียนก่อน ระบบจึงจะทำรายการบันทึกข้อความให้ผู้ใช้รายนั้น
กลไกการลองอีกครั้งสำหรับรหัสความล้มเหลวของ SMTP
ถ้าระบบส่งข้อความไปยังอีเมลรายการบันทึกไม่สำเร็จและโฮสต์ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ส่งข้อผิดพลาดชั่วคราว (4xx) กลับมา Gmail จะพยายามส่งข้อความนั้นซ้ำเป็นเวลา 8 วัน ถ้าโฮสต์ SMTP ส่งข้อผิดพลาดถาวร (5xx) กลับมา Gmail จะไม่พยายามส่งข้อความนั้นอีก
ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย
เราขอแนะนำให้กำหนดค่าที่เก็บถาวรของบุคคลที่สามในการปฏิเสธข้อความที่ไม่ได้เซ็น Sender Policy Framework (SPF) และ DomainKeys Identified Mail (DKIM) ทั้งนี้ Google ใช้การเซ็น DKIM ใน 2 รูปแบบ ดังนี้
- คีย์ของ Google ในนามลูกค้า (ถ้าลูกค้ายังไม่ได้ตั้งค่า)
- คีย์ของลูกค้า
เราขอแนะนำให้ตั้งค่า TLS compliance เพื่อรักษาความปลอดภัยในการเชื่อมต่อกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น