البدء: دليل إعداد Workspace Studio للمشرفين

يتيح Google Workspace Studio للمستخدمين إنشاء "مسارات عمل" تؤدي مهام العمل الروتينية تلقائيًا في جميع تطبيقات Google Workspace، بما في ذلك Gmail وDrive وChat وخدمات الجهات الخارجية. يمكن للمستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى Gemini إنشاء مسارات عمل من خلال وصف ما يريدون فعله.

يمكن أن تنفّذ مسارات العمل إجراءات نيابةً عن المستخدمين، مثل إنشاء مسودات الرسائل الإلكترونية وإنشاء الملفات وتعديلها وإنشاء المهام والمزيد. قد تؤدي مسارات العمل التي تم إعدادها بشكل غير صحيح إلى تعديل البيانات أو حذفها عن غير قصد، أو إرسال إشعارات مفرطة. يمكن للمشرفين إدارة هذه المخاطر من خلال السياسات والمراقبة.

يقدّم هذا الدليل أفضل الممارسات التي يجب أن يتّبعها المشرفون لإعداد Workspace Studio ودعمه وإدارته من أجل زيادة الإنتاجية إلى أقصى حد مع الحفاظ على الأمان والتحكّم.

الخطوة 1: إعداد Workspace Studio لمؤسستك

قبل السماح للمستخدمين باستخدام Workspace Studio، ننصحك بإعداد إذن الوصول والضوابط لضمان تصرّف مسارات العمل على النحو المتوقّع والحفاظ على أمان البيانات.

‫1- إدارة إذن الوصول إلى Studio

  • العثور على الإعداد: "وحدة تحكُّم المشرف" ثم "القائمة" ثم "التطبيقات" ثم Google Workspace ثم Workspace Studio
  • الإجراء: تأكَّد من أنّ حالة الخدمة مضبوطة على مفعّلة للوحدات التنظيمية والمجموعات المناسبة.
  • اقتراح: أنشئ وحدة تنظيمية فرعية تم إيقاف إذن الوصول إلى Studio فيها. يتيح لك ذلك نقل مستخدم إليها بسرعة لإيقاف مسار عمل يملكه.

مزيد من المعلومات: تفعيل Google Workspace Studio أو إيقافه في مؤسستك

‫2- إدارة إذن الوصول إلى ميزات Studio

يمكنك التحكّم في ما إذا كان بإمكان المستخدمين استخدام Gemini لإنشاء مسارات العمل، واستخدام الخطوات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي في مسارات العمل، واستخدام خطوات لخدمات Workspace الأخرى، واستخدام عمليات التكامل أو الخطوات المخصّصة.

الاقتراحات:

  • يمكنك السماح للمستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى Gemini في Google Workspace باستخدام ميزات Gemini في Studio.
  • يمكنك السماح للمستخدمين باستخدام خطوات لخدمات Workspace التي يمكنهم الوصول إليها. لا تحظر خطوات خدمة معيّنة إلا إذا كان هناك خطر من إساءة استخدامها.
  • استخدِم القائمة المسموح بها في Google Workspace Marketplace للتحكّم في عمليات التكامل والخطوات المخصّصة المنشورة التي يمكن للمستخدمين استخدامها.

تعليمات مفصّلة: إدارة الوصول إلى الخطوات وإجراءات التفعيل في Workspace Studio

‫3- إدارة المستخدمين الذين يمكنهم مشاركة مسارات العمل

عندما تسمح للمستخدمين بمشاركة مسارات العمل مع الآخرين داخليًا، يمكنهم مشاركة مسارات عمل مفيدة تزيد من الإنتاجية الإجمالية وتوفّر الوقت للمستخدمين الآخرين الذين لا يضطرون إلى إعادة إنشاء مسارات العمل نفسها.

  • آلية المشاركة: عندما يشارك مستخدم مسار عمل، ينقر المستلِم على رابط للحصول على نسخة من مسار العمل. تتضمّن النسخة إعدادات المالك، مثل النص الذي أدخله وعناوين البريد الإلكتروني والروابط المؤدية إلى الملفات في Drive. لا يمكن للمستلِم الوصول إلى البيانات الخاصة بالمالك، مثل الرسائل الإلكترونية أو ملفات Drive، بل يمكنه الوصول إلى المحتوى الذي يمكنه الوصول إليه حاليًا فقط.
  • العثور على الإعداد: "وحدة تحكُّم المشرف" ثم "التطبيقات" ثم Google Workspace ثم Workspace Studio ثم "إعدادات المشاركة"
  • اقتراح: يمكنك السماح بالمشاركة للوحدات التنظيمية والمجموعات الموثوق بها حتى تتمكّن من توزيع نماذج مسارات عمل موحّدة.

مزيد من المعلومات: السماح للمستخدمين بمشاركة مسارات العمل في Workspace Studio

‫4- إعداد التنبيهات

يمكنك إنشاء قواعد للنشاط لتلقّي إشعارات بشأن نشاط معيّن في Studio، مثل:

  • تنبيه عالي التكرار: رصد مسارات العمل التي قد تكون متكرّرة أو يتم تنفيذها بشكل مفرط

    • الشرط: أنشئ قاعدة لأحداث سجلّ القاعدة حيث يكون الحدث بدء التنفيذ.
    • الحدّ الأدنى: اضبط القاعدة على إرسال تنبيه إذا تجاوز العدد 100 في ساعة واحدة.
    • الإجراء: أرسِل رسالة إلكترونية إلى جميع المشرفين.

  • تنبيه بشأن استخدام الذكاء الاصطناعي: يمكنك مراقبة استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي في عمليات التنفيذ الآلي.

    • الشرط: أنشئ قاعدة يتضمّن فيها اسم الخطوة "اسأل Gemini" ، ويمكنك اختياريًا تضمين خطوات أخرى مستندة إلى الذكاء الاصطناعي. للاطّلاع على قائمة بجميع الخطوات المتاحة، يُرجى الرجوع إلى دليل إجراءات التفعيل والخطوات في Workspace Studio.
    • الإجراء: أرسِل إشعارًا إلى المشرف المتميّز.

كيفية إجراء ذلك: إعداد تنبيهات النشاط في Workspace Studio

الخطوة 2: دعم المستخدمين

يمكنك مساعدة المستخدمين في إنشاء مسارات العمل وفهم الحدود وحلّ المشاكل في مسارات العمل.

‫1- البدء

  • اطلب من المستخدمين الانتقال إلى studio.workspace.google.com لإنشاء أول مسار عمل لهم.
  • شجِّع المستخدمين على مراجعة مركز مساعدة Workspace Studio للاطّلاع على البرامج التعليمية حول إنشاء مسارات العمل واستخدام الخطوات.

‫2- فهم الحدود

يفرض Workspace Studio الحدود التالية:

  • الحدّ الأقصى لعدد مسارات العمل: يمكن للمستخدمين إنشاء 100 مسار عمل كحد أقصى، بما في ذلك مسارات العمل النشطة والمتوقّفة.
  • الحدّ الأقصى لعدد الخطوات: يمكن أن يتضمّن مسار العمل 20 خطوة كحد أقصى.
  • مشغِّل Gmail: لا يمكن أن يبدأ أكثر من 25 مسار عمل نشطًا من رسائل إلكترونية جديدة.
  • عمليات التنفيذ اليومية: هناك حدّ يومي لإجمالي عمليات تنفيذ مسارات العمل لكل مستخدم. إذا بلغ المستخدم هذا الحدّ، يتم إيقاف جميع مسارات العمل مؤقتًا حتى دورة الـ 24 ساعة التالية. خلال ذلك الوقت، لا تبدأ مسارات العمل عمليات تنفيذ جديدة.

مزيد من المعلومات: التعرّف على حدود Google Workspace Studio

‫3- تحديد المشاكل الشائعة وحلّها

تعرَّف على المشاكل الأكثر شيوعًا التي قد يواجهها المستخدمون في Workspace Studio.

الخطوة 3: مراقبة نشاط Studio وإدارته

تتوفّر لديك أدوات فعّالة للتحقيق في نشاط مسارات العمل والتحكّم فيه.

‫1- التحقيق في النشاط

استخدِم أداة التدقيق والتحقيق أو أداة التحقيق الأمني لمراجعة ما نفّذته مسارات العمل.

  • مصدر البيانات: اختَر أحداث سجلّ القاعدة.
  • الفلاتر: يمكنك الفلترة حسب المُنفِّذ (عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم) و رقم تعريف مسار العمل و الحدث و اسم الخطوة والمزيد.
  • حالة الاستخدام: ابحث عن مالك مسار عمل ينفّذ خطوة "اسأل Gemini" عدة مرات في الدقيقة.

مزيد من المعلومات: أحداث سجلّ Workspace Studio

‫2- إيقاف مسار عمل

إذا كان مسار العمل يتصرّف بشكل غير منتظم، يمكنك إيقافه. تتوفّر لديك بعض الخيارات:

  • الخيار 1: إيقاف المستخدم لمسار العمل اطلب من المستخدم إيقاف مسار العمل أو تعديل إعداده.
  • الخيار 2: إيقاف فريق الدعم لمسار العمل
    1. استخدِم أداة تحقيق للحصول على رقم تعريف مسار العمل الذي يسبب المشكلة.
    2. تواصَل مع فريق دعم Google Workspace وقدِّم رقم تعريف مسار العمل لإيقافه.
  • الخيار 3: الإيقاف في حالات الطوارئ
    1. انقُل المستخدم إلى وحدة تنظيمية تم إيقاف إذن الوصول إلى Studio فيها.
    2. يؤدي ذلك إلى إيقاف جميع مسارات العمل لهذا المستخدم على الفور.

كيفية إجراء ذلك: إيقاف مسار Studio في Workspace Studio بصفتك مشرفًا