Google Workspace Studio를 사용하면 사용자가 Gmail, Drive, Chat, 서드 파티 서비스 등 Google Workspace 앱 전반에서 일상적인 업무를 자동화하는 '플로우'를 만들 수 있습니다. Gemini에 액세스할 수 있는 사용자는 수행하려는 작업을 설명하여 플로우를 빌드할 수 있습니다.
플로우는 사용자를 대신하여 이메일 초안 작성, 파일 생성 및 업데이트, 작업 생성 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 잘못 구성된 플로우는 의도치 않게 데이터를 수정하거나 삭제하거나 과도한 알림을 보낼 수 있습니다. 관리자는 정책 및 모니터링을 통해 이러한 위험을 관리할 수 있습니다.
이 가이드에서는 관리자가 보안 및 제어 기능을 유지하면서 생산성을 극대화할 수 있도록 Workspace Studio를 구성, 지원, 관리하기 위한 권장사항을 제공합니다.
1단계: 조직에 Workspace Studio 설정하기
사용자가 Workspace Studio를 사용하도록 허용하기 전에 플로우가 예상대로 작동하고 데이터가 안전하게 유지되도록 액세스 및 보호 장치를 구성하는 것이 좋습니다.
1. 스튜디오에 대한 액세스 관리
- 설정 찾기: 관리 콘솔
메뉴 앱 Google Workspace Workspace Studio. - 작업: 적절한 조직 단위 및 그룹에 서비스 상태 가 사용 으로 설정되어 있는지 확인합니다.
- 권장사항: 스튜디오에 대한 액세스가 사용 중지된 하위 조직 단위를 만듭니다. 이렇게 하면 사용자를 해당 조직 단위로 빠르게 이동하여 사용자가 소유한 플로우를 중지할 수 있습니다.
자세히 알아보기: 조직에서 Google Workspace Studio 사용 또는 사용 중지하기
2. 스튜디오 기능에 대한 액세스 관리
사용자가 Gemini를 사용하여 플로우를 만들 수 있는지, 플로우에서 AI 기반 단계를 사용할 수 있는지, 다른 Workspace 서비스의 단계를 사용할 수 있는지, 통합 또는 맞춤 단계를 사용할 수 있는지 제어할 수 있습니다.
권장사항:
- Google Workspace를 위한 Gemini에 액세스할 수 있는 사용자가 스튜디오에서 Gemini 기능을 사용할 수 있도록 허용합니다.
- 사용자가 액세스할 수 있는 Workspace 서비스의 단계를 사용할 수 있도록 허용합니다. 서비스의 단계를 차단하는 것은 악용 위험이 있는 경우에만 해당됩니다.
- Google Workspace Marketplace 허용 목록을 사용하여 사용자가 사용할 수 있는 통합 및 게시된 맞춤 단계를 제어합니다.
자세한 안내: Workspace Studio의 단계 및 시작 조건에 대한 액세스 관리
3. 플로우를 공유할 수 있는 사용자 관리
내부적으로 다른 사용자와 플로우를 공유하도록 관리자가 허용하면 유용한 플로우를 공유하여 전반적인 생산성을 높이고 동일한 플로우를 다시 만들 필요가 없는 다른 사용자의 시간을 절약할 수 있습니다.
- 공유 작동 방식: 사용자가 플로우를 공유하면 수신자가 링크를 클릭하여 플로우의 사본 을 가져옵니다. 사본에는 소유자가 입력한 텍스트, 이메일 주소, Drive 파일 링크 등 소유자의 설정이 포함되어 있습니다. 수신자는 이메일 또는 Drive 파일과 같은 소유자의 비공개 데이터에 액세스할 수 없으며 이미 액세스할 수 있는 콘텐츠에만 액세스할 수 있습니다.
- 설정 찾기: 관리 콘솔 앱 Google Workspace Workspace Studio 공유 설정.
- 권장사항: 신뢰할 수 있는 조직 단위 및 그룹이 표준화된 플로우 템플릿을 배포할 수 있도록 공유를 허용합니다.
자세히 알아보기: Workspace Studio에서 플로우를 공유하도록 허용하기
4. 알림 설정
다음과 같은 특정 스튜디오 활동에 대한 알림을 받을 수 있도록 활동 규칙을 만들 수 있습니다.
고빈도 알림: 루핑되거나 과도하게 실행될 수 있는 플로우를 감지합니다.
- 조건: 이벤트가 실행 시작 인 규칙 로그 이벤트 에 대한 규칙을 만듭니다.
- 기준점: 1시간 에 개수가 100 을 초과하면 알림을 보내도록 규칙을 설정합니다.
- 작업: 모든 관리자에게 이메일을 보냅니다.
AI 사용량 알림: 자동화에서 생성형 AI의 사용을 모니터링합니다.
- 조건: 단계 이름 에 "Gemini에 물어보기" 및 선택적으로 기타 AI 기반 단계가 포함된 규칙을 만듭니다. 사용 가능한 모든 단계의 목록은 Workspace Studio의 시작 조건 및 단계에 관한 가이드를 참고하세요.
- 작업: 최고 관리자에게 알림을 보냅니다.
방법 알아보기: Workspace Studio의 활동 알림 설정하기
2단계: 사용자 지원하기
사용자가 플로우를 만들고, 한도를 이해하고, 플로우 문제를 해결할 수 있도록 지원합니다.
1. 시작하기
- 사용자가 studio.workspace.google.com으로 이동하여 첫 번째 플로우를 만들도록 안내합니다.
- 사용자가 Workspace Studio 고객센터에서 플로우를 만들고 단계를 사용하는 방법에 관한 튜토리얼을 검토하도록 권장합니다.
2. 한도 이해하기
Workspace Studio에서는 다음과 같은 한도가 적용됩니다.
- 플로우 한도: 사용자는 활성 플로우와 중지된 플로우를 포함하여 최대 100개의 플로우를 만들 수 있습니다.
- 단계 한도: 하나의 플로우는 최대 20개의 단계 로 구성할 수 있습니다.
- Gmail 시작 조건: 25개의 활성 플로우 만 새 이메일에서 시작할 수 있습니다.
- 일일 실행: 사용자당 총 플로우 실행 횟수에 일일 한도가 있습니다. 사용자가 이 한도에 도달하면 다음 24시간 주기가 될 때까지 모든 플로우가 일시중지됩니다. 이 기간 동안 플로우는 새 실행을 시작하지 않습니다.
자세히 알아보기: Google Workspace Studio 한도 알아보기
3. 자주 발생하는 문제 해결하기
사용자가 Workspace Studio에서 발생할 수 있는 일반적인 문제를 숙지합니다.
- 관리자 가이드: 사용자를 위해 Workspace Studio 문제 해결하기
- 사용자 도움말: 플로우 관련 문제 해결하기
3단계: 스튜디오 활동 모니터링 및 관리
플로우 활동을 조사하고 제어할 수 있는 강력한 도구가 있습니다.
1. 활동 조사
감사 및 조사 도구 또는 보안 조사 도구를 사용하여 플로우에서 수행한 작업을 검토합니다.
- 데이터 소스: 규칙 로그 이벤트 를 선택합니다.
- 필터: 액터 (사용자 이메일), 플로우 ID, 이벤트, 단계 이름 등으로 필터링할 수 있습니다.
- 사용 사례: 1분에 여러 번 Gemini에 물어보기 단계를 실행하는 플로우의 소유자를 찾습니다.
자세히 알아보기: Workspace Studio 로그 이벤트
2. 플로우 중지
플로우가 비정상적으로 작동하는 경우 플로우를 중지할 수 있습니다. 다음과 같은 몇 가지 옵션이 있습니다.
- 옵션 1: 사용자가 중지합니다. 사용자에게 플로우를 사용 중지하거나 설정을 수정하도록 요청합니다.
- 옵션 2: 지원팀에서 중지합니다.
- 조사 도구를 사용하여 문제가 있는 플로우의 플로우 ID 를 가져옵니다.
- Google Workspace 지원팀에 문의하여 플로우 ID를 제공하고 플로우를 중지하도록 요청합니다.
- 옵션 3: 긴급 중지
- 사용자를 스튜디오에 대한 액세스가 사용 중지된 조직 단위로 이동합니다.
- 이렇게 하면 해당 사용자의 모든 플로우가 즉시 중지됩니다.
방법 알아보기: 관리자 권한으로 Workspace Studio 플로우 중지하기