Erste Schritte: Workspace Studio-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Mit Google Workspace Studio können Nutzer „Flows“ erstellen, mit denen sie Routineaufgaben in Google Workspace-Apps wie Gmail, Drive und Chat sowie in Drittanbieterdiensten automatisieren können. Nutzer mit Zugriff auf Gemini können Flows erstellen, indem sie beschreiben, was sie tun möchten.

Flows können im Namen von Nutzern agieren, E‑Mails entwerfen, Dateien erstellen und aktualisieren, Aufgaben erstellen und vieles mehr. Schlecht konfigurierte Flows können Daten versehentlich bearbeiten oder löschen oder zu viele Benachrichtigungen senden. Administratoren können diese Risiken durch Richtlinien und Überwachung verwalten.

In diesem Leitfaden finden Administratoren Best Practices zum Konfigurieren, Unterstützen und Verwalten von Workspace Studio, um die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten.

Schritt 1: Workspace Studio für Ihre Organisation einrichten

Bevor Sie Nutzern die Verwendung von Workspace Studio erlauben, empfehlen wir Ihnen, den Zugriff und die Schutzmaßnahmen zu konfigurieren, damit sich Flows wie erwartet verhalten und Daten sicher bleiben.

1. Zugriff auf Studio verwalten

  • Einstellung suchen: Admin-Konsole und dann Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.
  • Aktion:Prüfen Sie, ob der Dienststatus für die entsprechenden Organisationseinheiten und Gruppen auf AN gesetzt ist.
  • Empfehlung: Erstellen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist. So können Sie einen Nutzer schnell dorthin verschieben, um einen Flow zu beenden, dessen Eigentümer er ist.

Weitere Informationen: Google Workspace Studio für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren

2. Zugriff auf Studio-Funktionen verwalten

Sie können festlegen, ob Nutzer Gemini verwenden dürfen, um Flows zu erstellen, KI-gestützte Schritte in ihren Flows zu verwenden, Schritte für andere Workspace-Dienste zu verwenden und Integrationen oder benutzerdefinierte Schritte zu verwenden.

Empfehlungen :

  • Erlauben Sie Nutzern mit Zugriff auf Gemini für Google Workspace, Gemini-Funktionen in Studio zu verwenden.
  • Erlauben Sie Nutzern, Schritte für Workspace-Dienste zu verwenden, auf die sie zugreifen können. Blockieren Sie Schritte für einen Dienst nur, wenn Missbrauchsrisiko besteht.
  • Verwenden Sie die Zulassungsliste für Google Workspace Marketplace, um festzulegen, welche Integrationen und veröffentlichten benutzerdefinierten Schritte Nutzer verwenden können.

Detaillierte Anleitung: Zugriff auf Schritte und Auslöser in Workspace Studio verwalten

3. Festlegen, wer Flows freigeben darf

Wenn Sie Nutzern erlauben, Flows intern für andere freizugeben, können sie nützliche Flows freigeben, die die Gesamtproduktivität steigern und anderen Zeit sparen, da sie dieselben Flows nicht noch einmal erstellen müssen.

  • So funktioniert die Freigabe:Wenn ein Nutzer einen Flow freigibt, klickt der Empfänger auf einen Link, um eine Kopie des Flows zu erhalten. Die Kopie enthält die Einstellungen des Eigentümers, z. B. eingegebenen Text, E‑Mail-Adressen und Links zu Dateien in Drive. Der Empfänger erhält keinen Zugriff auf die privaten Daten des Eigentümers, z. B. E‑Mails oder Drive-Dateien, sondern nur auf die Inhalte, auf die er bereits zugreifen kann.
  • Einstellung suchen:Admin-Konsole und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio und dann Freigabeeinstellungen
  • Empfehlung:Erlauben Sie die Freigabe für vertrauenswürdige Organisationseinheiten und Gruppen, damit sie standardisierte Flow-Vorlagen verteilen können.

Weitere Informationen: Nutzern erlauben, Flows in Workspace Studio freizugeben

4. Benachrichtigungen einrichten

Sie können Aktivitätsregeln erstellen, damit Sie über bestimmte Studio-Aktivitäten benachrichtigt werden, z. B.:

  • Benachrichtigung bei hoher Frequenz:Erkennen Sie Flows, die sich möglicherweise in einer Schleife befinden oder zu häufig ausgeführt werden.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel für Regelprotokollereignisse , bei der das Ereignis Ausführung starten ist.
    • Schwellenwert: Legen Sie fest, dass eine Benachrichtigung gesendet wird, wenn die Anzahl innerhalb von 1 Stunde 100 übersteigt.
    • Aktion: Senden Sie eine E‑Mail an alle Administratoren.

  • Benachrichtigung zur KI-Nutzung:Überwachen Sie die Verwendung von generativer KI in automatisierten Abläufen.

Anleitung: Aktivitätsbenachrichtigungen für Workspace Studio einrichten

Schritt 2: Nutzer unterstützen

Unterstützen Sie Ihre Nutzer beim Erstellen von Flows, beim Verständnis von Limits und bei der Fehlerbehebung bei ihren Flows.

1. Erste Schritte

2. Informationen zu Limits

Für Workspace Studio gelten die folgenden Limits:

  • Flow-Limit:Nutzer können maximal 25 Flows erstellen, einschließlich aktiver und angehaltener Flows.
  • Schrittlimit:Ein Flow kann maximal 20 Schritte umfassen.
  • Gmail-Auslöser:Maximal 25 aktive Flows können durch neue E‑Mails gestartet werden.
  • Tägliche Ausführungen:Es gibt ein Tageslimit für die Gesamtzahl der Flow-Ausführungen pro Nutzer. Wenn ein Nutzer dieses Limit erreicht, werden alle Flows bis zum nächsten 24-Stunden-Zyklus angehalten. In dieser Zeit werden keine neuen Flow-Ausführungen gestartet.

Weitere Informationen: Limits für Google Workspace Studio

3. Häufige Probleme beheben

Machen Sie sich mit den häufigsten Problemen vertraut, die bei der Verwendung von Workspace Studio auftreten können.

Schritt 3: Studio-Aktivität überwachen und verwalten

Sie haben leistungsstarke Tools zur Verfügung, um Flow-Aktivitäten zu untersuchen und zu steuern.

1. Aktivität untersuchen

Mit dem Audit- und Prüftool oder dem Sicherheitsprüftool können Sie prüfen, was mit Flows geschehen ist.

  • Datenquelle:Wählen Sie Regelprotokollereignisse aus.
  • Filter: Sie können nach Akteur (E‑Mail-Adresse des Nutzers), Flow-ID, Ereignis, Schrittname und mehr filtern.
  • Anwendungsfall:Suchen Sie den Eigentümer eines Flows, der mehrmals pro Minute einen Schritt „Gemini fragen“ ausführt.

Weitere Informationen: Workspace Studio-Protokollereignisse

2. Flow anhalten

Wenn sich ein Flow unregelmäßig verhält, können Sie ihn anhalten. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  • Option 1: Nutzer hält den Flow an Bitten Sie den Nutzer, den Flow zu deaktivieren oder die Einstellungen zu bearbeiten.
  • Option 2: Support hält den Flow an
    1. Verwenden Sie ein Prüftool, um die Flow-ID des problematischen Flows zu ermitteln.
    2. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Support und geben Sie die Flow-ID an, damit der Flow angehalten wird.
  • Option 3: Notfallstopp
    1. Verschieben Sie den Nutzer in eine Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist.
    2. Dadurch werden alle Flows für diesen Nutzer sofort angehalten.

Anleitung: Workspace Studio-Flow als Administrator anhalten