הפעלה או השבתה של Tasks למשתמשים

אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את Google Tasks לאנשים בארגון. אנשים שהפעילו את Tasks יכולים ליצור ולנהל משימות במוצרים הבאים:

  • יומן Google
  • ב-Google Chat, ב-Gmail או בעורכי Google Docs באמצעות סרגל הצד של Tasks
  • ‫Docs, הקצאת משימות מפריטים עם תיבות סימון
  • ‫Gmail, באמצעות הכרטיסייה 'משימות' במרחבים בצ'אט (לצוותים)
  • ‫Google Assistant, דרך מכשירים ניידים ומכשירים משותפים אם היא מופעלת. הפעלה או השבתה של חיפוש ו-Assistant למשתמשים

מה קורה כשמשביתים את Google Tasks בארגון

אם משביתים את Tasks בארגון, אנשים לא יכולים לגשת ל-Tasks ביומן Google, או בסרגל הצד ב-Gmail, בכלי העריכה של Docs או ב-Chat. אנשים עדיין יכולים לקבל עדכונים על משימות ב-Chat אם מישהו אחר יוצר או מעדכן משימה במרחב. איך יוצרים ומקצים משימות ב-Google Chat

אם משביתים את Tasks, המשתמשים עדיין יכולים לראות משימות שנוצרו ב-Docs. הם יכולים לבצע פעולות שקשורות למשימות האלה, אבל הם לא יכולים לגשת למשימות שהוקצו להם ברשימת המשימות האישית שלהם. איך מקצים משימות ב-Google Docs

אם משביתים את Tasks אחרי שמקצים משימה למישהו בארגון ממסמך או ממרחב ב-Chat, ואז המשימה נמחקת מהמסמך, המחיקה לא תסתנכרן עם Tasks. אם תפעילו שוב את Tasks, המשימה תישאר מחוקה במסמך או במרחב ב-Chat, אבל היא תהיה זמינה ברשימת המשימות האישית של מי שהקצה את המשימה.

איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש ב-Tasks

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות ואז Google Workspace ואז Tasks.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על סטטוס השירות.

  3. כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם, ואז לוחצים על שמירה.

  4. (אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
    1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
    2. כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
    3. בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על ירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.
        מידע נוסף על מבנה ארגוני
  5. (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך להגדיר קבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר התאמה אישית של גישה לשירותים באמצעות קבוצות גישה.

הערה: אם מפעילים את Tasks ביחידת בת ארגונית ומשביתים אותה ביחידה הארגונית ברמה העליונה, המשתמשים ביחידות בת ארגוניות לא יכולים לראות את הכרטיסייה 'משימות' במרחב ב-Chat.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף

יכול להיות שיחלפו עד 30 יום עד שהעדכונים בהתראות ב-Assistant ייכנסו לתוקף, גם כשמפעילים אותן וגם כשמשביתים אותן.

השלבים הבאים

פרטים על השימוש ב-Tasks מופיעים במרכז העזרה של Google Tasks.