När ett rum tackar nej till ett möte, ersätt det med ett liknande rum. Rum kan tacka nej till möten eftersom de redan är bokade, anläggningar har tagit bort ett rum för underhåll, eller en återkommande mötesserie har stött på en engångskonflikt. För rum med en kapacitet på upp till 70 personer försöker Google Kalender automatiskt hitta och, om tillgängligt, boka en lämplig ersättare:
- I samma byggnad
- Med samma utrustning
- Av rimlig storlek, beroende på antalet deltagare. Det nya rummet måste rymma alla deltagare utan att vara orimligt stort. Om det nya rummet är orimligt stort kommer det inte att bokas som en automatisk ersättning.
Använd automatisk rumsersättning
Automatisk rumsersättning är aktiverad som standard, men ersätter bara rum när båda följande villkor är uppfyllda:
- Rum definieras som strukturerade resurser och klassificeras som mötesplatser.
- Användare har sina arbetsplatser angivna, och rummen är strukturerade resurser i sina byggnader.
Endast användare med en arbetsplats angiven och strukturerade resurser i sin byggnad kommer att se alternativet Automatisk rumsersättning.
Definiera rum som strukturerade resurser i administratörskonsolen
Välj rätt kategori för alla rum. Felaktig märkning av resurser, till exempel att märka ett socialt utrymme som mötesplats, kan resultera i en felaktig rumsersättning. Så här ändrar du en rumskategori:
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Katalog Byggnader och resurser Översikt .Kräver administratörsrättigheten Byggnader och resurser .
- I avsnittet Resurshantering klickar du på Öppna .
- Klicka på rumsnamnet under Resurser .
- Klicka på Detaljer .
- Välj lämplig kategori:
- Mötesutrymme: Resurser som används för möten eller konferenser och som kan vara så små som ett telefonrum.
- Annan resurs: Resurser som inte används för möten, till exempel cykel eller tjänstebil.
- Klicka på Spara .
Definiera rum som strukturerade resurser med hjälp av API- eller CSV-metoden
Gå till Skapa byggnader, funktioner och kalenderresurser för instruktioner om hur du definierar resurser med hjälp av API- eller CSV-metoden. Ställ in resurskategorin till CONFERENCE_ROOM.
Aviseringar att förvänta sig
För evenemang som är planerade inom 3 månader:
- Kalender skickar e-postmeddelanden till arrangören och gästerna och informerar dem om det nyligen bokade rummet.
- Om det finns fler än 20 gäster meddelar Kalender bara organisatören och skaparen.
Om ett rum tackar nej:
- En serie återkommande händelser — Endast ett e-postmeddelande skickas.
- En i en serie återkommande händelser (ett undantag) — Kalender skickar upp till 8 e-postmeddelanden, ett för varje undantag. Om det finns fler än 8 avvisas hela serien.
Stäng av automatisk rumsersättning
Följ dessa steg för att stänga av funktionen:
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Katalog Byggnader och resurser Översikt .Kräver administratörsrättigheten Byggnader och resurser .
- Gå till Globala rumsinställningar .
- Stäng av Tillåt automatisk rumsersättning .