Skapa och dela en gruppkalender

Som administratör på jobbet eller i skolan kan du skapa kalendrar att dela med personer i din organisation. Dessa kallas gruppkalendrar . Du kanske till exempel vill ha en delad gruppkalender för företagshelger och en annan för organisationsomfattande möten.

Anteckningar:

  • Administratören eller användaren som skapar en gruppkalender äger den kalendern. Organisationspolicyer, till exempel policyn för dataregioner , som gäller för den ägaren gäller även för kalendern. Äganderätten till data kvarstår hos kalenderägarens organisation.
  • Om en grupp bjuds in till ett evenemang lagras och behandlas en kopia av evenemanget i enlighet med den högsta organisationens datapolicyer.

Skapa en gruppkalender

Innan du börjar :

  • Om du bara vill dela kalendern med en specifik grupp personer i din organisation, placera dem först i en egen grupp. Följ stegen i Skapa en grupp .
  • Användaren som skapar en kalender är dess ägare. Organisationspolicyer som gäller för användaren gäller även för kalendern. Obs : Från och med början av 2026, när en gruppkalenders ägare tas bort, tas även kalendern bort. För att förhindra att dessa data förloras rekommenderar vi att du överför kalendrar innan du tar bort användare. För mer information, gå till Avbryt eller överför händelser eller sekundära kalendrar innan du tar bort en användare .
  1. Öppna Google Kalender .
  2. Till vänster, bredvid Andra kalendrar , klicka på Lägg till och sedan Skapa ny kalender .
  3. Lägg till namnet på kalendern (till exempel Marknadsföringsteamets kalender), en beskrivning och en tidszon.
  4. Klicka på Skapa kalender .

Dela din kalender

Du kan dela en kalender i hela organisationen eller med en specifik person eller grupp.

  1. Öppna Google Kalender .
  2. Klicka på namnet på din nya kalender till vänster.
  3. Peka på den delade kalendern och klicka på Mer och sedan Inställningar och delning .
  4. Välj ett alternativ:
    • Alla i din organisation – Markera rutan Gör tillgänglig för din organisation under Åtkomstbehörigheter. Om du vill dela kalendern kan du be användarna att prenumerera på kalendern eller dela kalendern med en individ eller grupp.
    • En specifik person eller grupp – klicka på Lägg till personer under Dela med specifika personer och sedan Lägg till e-postadressen till den person eller grupp du vill dela kalendern med.
  5. I behörighetsrutan klickar du på nedåtpilen och sedan Välj ett alternativ. Mer information finns i Behörighetsinställningar .
  6. Klicka på Skicka .

Medlemmar får e-postmeddelanden med länkar till den delade kalendern.

  • Enskilda användare och befintliga gruppmedlemmar – Användare får e-postmeddelanden när kalendrar delas.
  • Nya gruppmedlemmar – Nya gruppmedlemmar får e-postmeddelanden om vilka kalendrar de har åtkomst till, vanligtvis inom en timme efter att de gått med i gruppen. Nya gruppmedlemmar får inte detta e-postmeddelande om gruppen har fler än 100 kalendrar delat med sig.

Dessa e-postmeddelanden innehåller en länk för att lägga till i kalendern. Om en användare klickar på den här länken och sedan på Lägg till kalender visas kalendern i listan Andra kalendrar för den användaren.

Hjälp andra att hitta delade kalendrar

För att hjälpa andra att hitta delade kalendrar kan du skicka dem kalender-ID:t.

  1. Öppna Google Kalender .
  2. Leta reda på den delade kalendern under Mina kalendrar.
  3. Peka på den delade kalendern och klicka på Mer och sedan Inställningar och delning .
  4. Scrolla ner till avsnittet Integrera kalender och kopiera kalender-ID:t. Det är långt.
  5. Klistra in detta ID i ett dokument eller på en webbplats som du ger till nya användare.
  6. Be dem att vidta följande åtgärder:
    1. Bredvid Andra kalendrar klickar du på och sedan Prenumerera på kalendern .
    2. Klistra in kalender-ID:t i rutan Lägg till en kalender och tryck på Enter .

Kalendern visas sedan i användarens lista över andra kalendrar.

För att hjälpa dina användare att skapa och dela kalendrar, skicka dem till: